高等学校档案整理数字化服务 项目组织策划规范.docxVIP

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高等学校档案整理数字化服务项目组织策划规范

1范围

高等学校档案整理数字化服务标准中规定了项目组织策划规范的术语和定义、基本原则、项目策划、项目实施、项目记录和违规处罚。

本标准适用于高等学校档案整理数字化服务过程。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

DA/T10-1994高等学校档案实体分类法

DA/T18-1999档案著录规则

DA/T19-1999档案主题标引规则

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

档案

国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。

[DA/T19-1999，定义3.1]

3.2

档案数字化digitizationofarchives

利用计算机技术将传统载体档案（纸质、缩微胶片、照片、模拟音视频等）信息转换为数字信息并提供利用的处理过程。

[DB11/T765.1-2010，定义3.1]

4基本原则

4.1简单合理

在项目实施以简单合理为原则，要求如下：

a)在软硬件的选型上和工作任务的设计上，各项操作应简单化；

b)员工经过简单的培训，即可上岗操作；

c)可适应在流动生产及人员变动。

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4.2安全必威体育官网网址

在档案整理方案的设计和工程实施中做到安全必威体育官网网址，要求如下：

a)保证档案原件不丢失、不损毁、不混乱、不混淆；

b)保证档案内部信息、双方工作信息不外传、不泄露。

4.3高效率低成本

4.3.1在设备和耗材的选型上，应选择配置高、耐用性好、可扩展性强、安全高速的生产设备。

4.3.2设备应符合高效率生产、高质量和安全性要求。

4.3.3通过人员组合、设备配置、工序安排的合理性和配合性达到高效率低成本要求。

4.4统一管理优化配置

4.4.1以一个工作区域为整体统一管理。

4.4.2以灵活、合理的生产设备和人员的调动、拆分与组合。

4.4.3以适应不同的加工量的需求优化配置。

4.5协调沟通

与高等学校保持紧密沟通，通过各个层面的交流和对话，形成共识，解决问题。

4.6达到目标与方针

4.6.1以“满足顾客的需求、完善对顾客的服务、实现对顾客的承诺、超越顾客的期望”的方针为指

导。

4.6.2完全响应项目所提出的各项需求和要求。

5项目策划

5.1文件档案的安全必威体育官网网址要求

5.1.1档案的安全完整性

档案在领取和归还时应填写《档案交接登记表》见附录A，并签字确认，工作过程中应爱护档案，严格按标准操作规范和现场工作要求进行操作。

5.1.2档案的安全必威体育官网网址性

工作人员在上岗前应签订安全必威体育官网网址责任书。工作人员对所接触的档案内容必须必威体育官网网址，不私自复制、拷贝带出，不将手机、移动硬盘等可摄像、存储的电子设备带入工作现场，不得以任何方式外传泄密。

5.1.3档案的可追溯性

应在有条件的工作场所安装摄像头进行工作全过程摄像，以防范问题的发生及确保发生问题后的可追溯性。

5.2档案数字化整理任务确定

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5.2.1策划负

责人根据客户要求向各区域主管安排档案数字化整理任务，详细填写《项目任务书》见T/XDFW017-2019附录A、《安全必威体育官网网址责任书》见附录B，区域项目主管及区域项目主管助理应签字确认。

5.2.2区域项目主管接到《项目任务书》后，合理分配人员、设备等资源，积极向部门经理反馈扫描程中的任何问题，与客户相关负责人积极沟通，确定项目的细节事项。

6项目实施

6.1档案整理项目工作流程

档案整理项目工作流程图见附录C。

6.2领取档案

由项目主管或指定专人负责向客户档案室领取档案，领取时应认真核对卷内文件（有无缺页、空白页、破损等情况）、确定内容并做好记录及签字确认。

领取后由项目主管负责分发，并做好分发记录；根据合同规定及档案项目任务书，与客户确认各约定事项。

6.3档案整编

6.3.1以遵循保持文件之间的历史联系，充分利用原有基础，便于档案的保管和利用为原则，将处于凌乱状态和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列与编目等工序并按下列要求整理：

a)区分全宗：全宗内档案分类包括档案分类方法的选择、分类方案的拟定与调整、档案的归类；b)立卷：立卷及主要工作程序包括文件材料的组合、卷内文件的排列、拟制案卷标题、案卷编目 和装订；

c)案卷：案卷的排序是将案卷按年度、组织机构或问题等标准化系统排列，以固定案卷序列；d)案卷目录：按照案卷排定的顺序，依次将有关内容登记在表册上，形成案卷目录。

6.3.2档案的分类