《行政秘书学》 课件 第4章 会务管理.ppt

第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.会议文件的编写会前准备的文件主要有开幕词、工作报告等，在会议过程中所形成的文件，主要有会议简报、闭幕词、会议决定、会议纪要等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”4.3.3会议善后工作1.与会者的离会工作社区社区管理社区管理体制2.会议的传达和催办3.会议文书立卷及会后总结第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.2会间组织与服务1.与会者的离会工作行政秘书在汇总会议通知反馈时就应该仔细登记与会者对回程票的具体要求，并及时与交通部门联系订票事宜。会议过程中的一切花费，应该严格按照预算计划开支。各种花费应该在决算表中注明情况，然后提交领导审核，再到财务部门结账。办会应该注意节约，切忌大手大脚、铺张浪费。会议领导或接待人员应尽可能安排时间欢送与会者，可以到与会者的房间走访告别，也可以在会议闭幕式结束后于会场门口告别。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.2会间组织与服务2.会议的传达和催办大多数会议总是少数领导或代表参加的，而会议精神或决议的贯彻执行则往往是大多数甚至全体成员的事。因此，除了少数秘密会议外，大多数会议内容都要进行传达。会议传达必须确定内容、程度、范围、层次、时间、方式等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.3.2会间组织与服务3.会议文书立卷及会后总结会议所形成的正式文件以及会议记录应列入立卷范围。会议的重要文书，如会议通知、与会人员名单、通信录、选票及统计材料、会议宣传提纲、会议总结等也应同案立卷。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材“两级政府、三级管理”街道管理物业管理社区建设4.4.1新闻发布会1.明确主题社区社区管理社区管理体制2.拟定标题3.调查研究并形成报告4.物资准备5.形象设计6.动态控制4.4特殊会务活动的管理第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.4.1新闻发布会1.明确主题新闻发布会应该有明确的主题，可以是解释一个重大事件的细节、公布事实真相，也可以是介绍一种新产品等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.4.1新闻发布会2.拟定标题任何新闻发布会都会有一个标题，它会显示在有关新闻发布会的一切物质形态上，如请柬、会议资料、会场布置、纪念品等。在选择新闻发布会的标题时，可以为发布会选择一个具有象征意义的标题，一般可以采取主标题加副标题的方式，副标题说明发布会的内容，主标题表达组织想要表达的主要含义。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.4.1新闻发布会3.调查、研究并形成报告召开新闻发布会之前，行政秘书应对本组织取得的成果或发生的重大事件作详细周密的调查和研究，如问题产生的原因、造成的损失、产生的影响、采取的善后措施、发展变化的趋势等。在此基础上，行政秘书还应根据这些情况提炼要点，形成书面报告，一方面可供领导决策时参考；另一方面可以使领导正式向外界发布新闻时不致发生遗漏或差错。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.4.1新闻发布会4.物资准备新闻发布会召开前，行政秘书应做好各项准备工作，包括印发请柬，布置场地，准备好录音、录像的辅助工具，准备现场参观，准备食物、图片、文字材料等。第2编第4章行政秘书学21世纪公共行政系列教材4.4.1新闻发布会5.形象设计无论新闻发布会以什么内容为主题，都是组织形象的一次集中展示。因此，行政秘书或公关人员应该为会议主持人做好形象设计，并对主持人的服饰仪表、谈吐举止