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材料采购管理流程

为确保工程顺利完工，便于系统统筹材料采购工作，提高工作成效，特编制本流

程。本流程适于公司所有建厂工程项目，包括公司新建、扩建、改建等工程项目的整

个采购系统。

第一章材料请购流程

第一条、为了避免因物资请购程序的不规范而造成物资不能及时准确到位，避免因物

资请购计划统计不准确而造成的采购成本增加及材料浪费的现象，特制订本流程。

第二条、常规物资的请购。工程建设常规物资包括：基建类物资、装饰类材料、水电

安装类材料、设备类等。项目部需根据项目的实际进度合理排物资具体的到场时间，

再根据采购各种材料需要的合同谈判、评审、签订周期及供货周期（各种材料的供货

周期详见附件），计算出材料需提交请购计划的时间。见表01；

（一）、请购计划表的填写、审核

成本部门或项目部提前提交材料计划给采购部门（计划表格式见附件），公司总经

理或总工程师审核材料计划（审核时间需在3天以内），如审核不通过需及时让成本部

或项目部重新提交。如审核通过，采购部对成本或项目部提交的材料请购计划单进行

登记并存档，并将此计划单内容转换成“材料请购单”格式，填写××项目材料（设

备）请购计划表（由成本部或是项目部申报，表格式见附件），并由总工程师、项目经

理、总经理和成本经理审核签字后提交财务。见表02；

（二）、请购计划表的内容

（1）项目部需在请购计划表中准确填写所要请购物资的名称、规格型号、单位、数量、

计划到货时间等。

（2）对于请购物资必须符合XXX标准的须在请购单上注明完整，必要时可附有说明、

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图纸等，以做为采购和验收时的标准。

（3）请购单上的文字、数字、字母等需填写清晰，特别是易混淆的字母（如C、O）、

数字（如1、7）等，要保证他人可以辨认清楚。

（4）项目负责人在请购单上签字后应注意在空余部分是否已注明“以下空白”或打斜

杠。

（5）请购单上填写的日期需与提交时的日期一致。

（6）请购单一经总经理、总工程师签字后，则不得涂改或加入新的内容。

（7）对于有样品的，供应商须将样品提交到相应的采购人员手中，收样人应确认“已

收到样品”，且留存于公司办公室人员专人保管。

（8）对于特殊紧急情况，请购部门可直接填写请购单，经公司总经理签字后，交付相

关人员执行采购。

（9）请购单上的到货期限需符合材料采购周期。

（10）请购部门须适当注明请购物资的用途及使用部位（具有必威体育官网网址性质的除外）。

（11）不能出现重复请购，原则上在同一采购周期内不能出现同一物资出现两次或两

次以上的请购。

第三条、固定资产类物资的请购。项目部要提供有公司相关领导审批同意的文字材料

（如申请报告等）。电脑及其配置类物资的请购：各部门在请购电脑及其相关软、硬件

配置时，在按一般类物资请购程序办理同时，还须同时提交经总经理审批同意的文字

材料（如申请报告等）。

第二章采购合同谈判、编辑、审核流程

第一条合同谈判

（一）在和客户谈判之前，主谈人员必须做好详尽谈判计划，使用规范的表格做成

洽谈备忘录，及时记录洽谈的内容；

（二）所谈物资含有较强的专业性、技术性时，必须邀请相关技术人员参与谈判，

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并对相关技术参数签字确认；

（三）无论何种物资，原则上杜绝独家投标，必须找至三家以上的客户进行投标、

洽谈，特殊情况需报批。公司战略客户不需货比三家。

（四）所谈供应商为新客户时，则应要求其必须提供相关的证件（营业执照、税务

登记证、生产许可证、法人代表签字的委托书）。

（五）我方合同谈判人员须向对方认真讲解我公司合同文本的相关条款；

第二条合同起草

（一）采购合同应清楚的说明采购产品的名称、产地品牌、型号规格、技术要求、

价格、交货时间、交货地点、交货方式、付款、检验与违约索赔条件等内容，

并规定采购的产品不合格时，供