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电子档案整理与管理方法

一、电子档案整理方法

电子档案也称归档电子文件，是指具有参考和利用价值的，并作为档案以数码形式存储于

磁带、磁盘、光盘等载体上的电子文件。电子档案以件为单位整理，并录入机读目录。

（一）录入机读目录、原文挂接和保存载体

电子档案机读目录的录入形式主要有两种：电子公文（文书档案）机读目录录入和其他

归档电子文件（图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件、程序文件）

机读目录的录入

1.电子公文（文书档案）录入电子档案移交数据库或北京市朝阳区档案管理系统软件文书

档案文件级整理数据库。

每年归档的文书档案目录无论是否有原文，必须全部录入，有电子原文的必须做好挂接。

2.其他归档电子文件录入声像档案数据库或北京市朝阳区档案管理系统软件电子档案文

件级整理数据库。

做好机读目录与电子原文的挂接。

3.把机读目录和与之挂接的电子原文，拷贝至耐久性好的只读光盘（或一次写光盘、磁带、

可擦写光盘、硬磁盘等）载体上，设成禁写状态，并装入光盘盒保存。光盘至少一式2套，

一套封存保管，一套查阅使用。对于加密电子文件，应在解密后再制作拷贝。

（二）光盘编号

电子档案作为各立档单位档案的一个门类，要单独给与目录号，每张光盘在此目录内编制

流水号。

（三）光盘标签和填写相关内容

每张光盘必须贴有标签，标签的内容有光盘编号、套别、内容、电子文件类别代码、制作

日期、光盘规格和文件格式等。

1.标签样式：

光盘套别

编号

内容：

电子文件制作

类别代码日期

光盘规格：

文件格式：

2.标签内容的填写

（1）光盘编号

光盘编号由三部分组成即全宗号－目录号－盘号

例如：88－3－1

（2）套别：填写光盘套别的代码

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查阅利用光盘填写A

封存保管光盘填写B

（3）内容：填写此张光盘保存的内容

如：三里屯街道第一次全国经济普查工作活动照片

（4）类别:填写电子文件类别代码：

声音文件—A

影像文件—V

图形文件—G

图像文件—I

数据文件—D

多媒体文件—M

文本文件—T

计算机程序—P

（5）制作日期：填写光盘制作日期形式为8位数

如：2006年11月2日填写

（6）规格：填写电子档案保存载体的规格

如：光盘CD—R，650MB

（7）文件格式：填写内各种文件的格式

如：.DOCword97tifGroup4等。

3.光盘盒脊背的填写

（1）光盘盒脊背样式：

全宗号

目录号

盘号

（2）光盘盒脊背的填写

填写全宗号、目录号和光盘编号。

（四）编制电子档案目录

1.电子档案目录样式

电子档案目录

光盘类别制作光盘文件

内容套别备注

编号代码日期规格格式

电