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管理沟通第八章复习资料--第1页

第1节会议的目的与类型

会议沟通是群体或组织中相互交流意见的一种形式，是一种常见的群体活动。

根据不同的目的和要求，会议既可以被看作一个集思广益的过程，也可以被当作一种信

息传递的方式。通过会议，可以将许多人聚集在一起，就某些问题与员工互相交流思想并提

出相应的对策。会议也是上行沟通的途径之一，管理者可以借开会的机会听取下属的意见和

建议。

一、会议的目的

现代企业强调给员工提供更多的参与机会，鼓励管理者与员工一起作决策以创造更加和谐

的工作氛围。成功的会议是达到管理沟通目的的最有效的途径之一。会议的目的大致可以包

括：

1．交流信息。通过会议，管理者可以将有关政策和指示传达给员工。同时，管理者也可

以从与会者那里及时得到反馈及获得其他方面的有关信息。

2．给予指导。企业通过把员工组织起来进行培训，以提高他们某些方面的技能，使他们

更好地适应工作环境。

3．解决问题。会议可以帮助澄清误会，处理各种冲突，并利用某些人的知识和技巧来解

决问题。

4．作出决策。会议可以帮助营造民主的气氛，给管理者提供共同参与和共同讨论的机会，

最终作出正确决策。一个有效的会议，应该能使与会者心情舒畅并积极参与，让大家通过有

效的方式得以沟通，从而获取有用的信息或达成一致的合作协议。

二、会议的类型

无论在企业还是在其他各种组织中，经常会举行各种各样的会议。据称，在美国每天举行

的各种会议多达1000次。按照会议目的分类，其类型主要有以下几种：

1．谈判。目的是为了解决双方在利益上的冲突，常采取双向互动式的讨论方法，力求达

成一致的意见。

2．通知。目的是为了传播信息，其传播方式通常为单向式。在这里，一般不鼓励讨论，

否则会影响信息的传播。

3．解决问题。这类会议的目的在于利用团队的创造力来解决问题。通常，要将待解决的

问题摆在桌面上，与会者应提出解决的方法。在这类会议上，人们都会为探求解决方案而努

力，不会停留在对过去状态的讨论之中。

4．决策。其目的是为了在不同方案中权衡利弊，作出抉择。与会者不仅要参与讨论和决

策，而且还要遵守会议的决议，即便自己持不同观点。

5．交流。这类会议的目的在于集思广益，常采取“头脑风暴式”讨论法，即安排5～7

人，每一位与会者都可以讲自己对问题的看法，并从他人的发言中得到启发，激发灵感，产

生创意。这类会议鼓励讨论和提问。

第2节会议的组织

会议开得成功与否取决于会议的组织，因此，为了使会议有成效，必须做好以下三个阶段

的工作：会前准备、会议进程的控制以及会后工作。

一、会前准备

1．明确会议的必要性。会议的组织工作常常是从分析会议的主题和必要性着手，就设定

的议题而言，若不经多方讨论协商不足以解决问题，就有必要召开会议，如果通过其他方式

能使问题更有效地得到解决，就尽量不要开会。

2．确定会议的目标。一般说来，企业中常见的会议主题有两类：讨论工作中出现的问题，

或者分析将来工作中可能会遇到的问题。一旦明确了会议的主题和必要性，就应当设置一个

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具体的目标，如达成协议或通过策划方案等。

3．拟定会议议程。明确会议主题和目标后，就可以决定会议议程，即按会上将要讨论的

问题的重要性和类别依次排序，并限定各项内容商议的时间。通常，会议议程应包括会议日

期、时间、地点、议题及参加对象等。一次会议讨论的问题不宜太多，讨论时间也不宜太长，

因为在有限的时间里讨论太多的问题常常解决不了问题。

4．准备会议文件。为了顺利地召开会议，