《行政秘书学》 课件 第1章 行政秘书概述；第2章 办公室事务管理.ppt

第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.2.2办公室的布置1.空间布局的合理2.色彩搭配的相宜3.办公室设备的优化（1）优化办公室的照明设备。（2）优化办公室的隔音设备。（3）优化办公室的空气调节设备。（4）优化办公室的办公设备。4.办公室环境的美化第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.2.3办公室安全管理1.办公室可能遇到的潜在十大危险（1）办公家具和设备摆放不当，阻挡通道；（2）拖拽电线或电话线；（3）家具或设备有突出的棱角；（4）绝缘不彻底；（5）电路负荷过大；（6）接线松开或有危险；（7）柜橱顶端堆放过多物品导致倾倒；（8）灭火设备已损坏；（9）在密闭容器内烧水或倒热水；（10）地板打滑。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.2.3办公室安全管理2.防范办公室潜在危险的工作首先，要确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查；其次，发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；再次，如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决；最后，将异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在相关的隐患记录和处理表上。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.2.4办公室的整理1.领导办公室和接待室的整理（1）尊重领导意愿。（2）贴心的设计。1）桌子和办公器材是否摆放平稳，有没有歪斜和灰尘。2）时钟是否拨准，并保持走动。3）日历上的日期是否准确。4）办公室内的温度和湿度是否调到适宜的程度。5）盆景、挂画的位置是否得体并整理好了。6）花卉是否定期浇水。7）报纸杂志是否是必威体育精装版的一期。8）书架是否归置妥当。9）摆放在领导办公桌上的用品是否已整理好。10）文具、便笺是否补充。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.2.4办公室的整理2.行政秘书办公室的布置和整理（1）行政秘书的办公桌上，电话一般放在左边，便于左手摘机，右手执笔做记录；计算机一般放在桌子的右边，或放在计算机桌上。（2）准备一些敞开的文件夹，可以存放需要领导签署的文件；已经阅读的文件、处理完毕的文件和资料，在文件夹上贴上相应的标识条；处理完毕的文件和资料应该妥当放置，如放在带锁的抽屉或柜子中。（3）把各种笔、胶水、剪刀等文具分门别类地放在文具用品盒内，用完后物归原处。第2编第2章行政秘书学21世纪公共行政系列教材2.2.4办公室的整理2.行政秘书办公室的布置和整理(4）办公桌抽屉里的物品摆放要整齐，要经常清理；存放公章、介绍信、机密文件的抽屉必须带锁。（5）办公室里各种类型的文件柜要分门别类地安放文件、资料和物品，并贴上标识。（6）每天下班前要整理好自己的办公桌，把文件收藏好,以免丢失和泄密；要仔细检查计算机、复印机、空调等的开关是否关上，抽屉、柜子是否锁好，确保万无一失。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材1.1.2行政秘书的四要素4.从修养来理解行政秘书的概念行政秘书的岗位、角色决定了行政秘书必须具备的能力，同时还决定了行政秘书必须具备的职业修养。行政秘书的修养是行政环境对行政秘书的客观要求，尤其是“办公室政治”等软环境的客观要求。一般来说，行政秘书的修养是指行政秘书在工作中应该具备的修为与素养，它既包括行政秘书的人格修养、道德修养、才学修养、政治思想修养等，又包括行政秘书的个性心理、压力缓解和心理调适等。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材1.1.3行政秘书的类型1.按所在单位的性质划分行政秘书总是在特定的单位中开展工作。这些组织根据性质，可以分为政府部门、民间组织和介于两者之间的混合型组织。第1编第1章行政秘书学21世纪公共行政系列教材1.1.3行政秘书的类型2.按从事行业的类型划分