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第一章

1.文件的定义：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形

成的各种形式的信息记录。文件由信息符号和载体结合而成。

2.文件的形态既可以是将文字或图标记录在传统的纸上，也可以是用感光、磁

等方式将信息符号记录在相应的载体上。文件的根本属性是信息记录。

3.文件的历史效用就是指文件转化为档案后所具有的效用。

4.根据物质载体的不同，可以分为纸质文件、感光介质文件、磁性介质文件

等。5.文件的格式是文件区别于其他书面材料的显著标志。

6.文件工作的基本内容：一是文件的形成工作、二是文件的处理工作、三是文

件的管理工作。

7.文件工作的性质：综合性、机要性、事务性和专业性

8.文件工作的作用历史意义

（1现单位职能的重要条件（2）国家档案事业的重要基础。这些文件经过

规范化整理并办理一定的归档手续后向单位档案室移交，成为单位档案工作的

重要基础。

9.文件工作油漆特定的内容和要求，有其独特的运行方式，因此，要做好文件

工作还应遵循准确规范、精简高效、安全必威体育官网网址的原则。

10.文件工作有一个显著的特点，就是它不是任何单位内设机构的专门业务，而

是各个单位内设机构都需要运用的一种实现自身职能的工作手段。

11.通常情况下，文件工作由单位的办公厅（室）主任负责统一领导，单位的文

件工作机构和文件人员，要以办公厅（室）为核心构建文件工作组织体系，由

办公厅（室）进行统一指导和监督。

12.文件管理部门所管理的文件均为现行文件，这些文件一般不对外单位及其工

作人员提供查阅与利用服务。

13.归档制度主要包括三方面的内容：归档范围、归档时间、归档要求。

14.归档时间就是向档案部门移交档案的时间，由于文件材料处理完毕以后，各

部门仍经常需要查考，整理人员对当年的文件材料进行系统整理也需要集中一

段时间，所以规定文件处理部门或业务部门一般在第二年上半年才把归档文件

向档案部门移交。

15.对于归档文件，无论室通过立卷来整理，海市以“件”为单位整理，其原则

均为遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，正确区别不同的文

件价值，便于保管和利用。

16.应归档的文件材料的齐全、完整是归档质量最基本的要求。

17.首先是将归档文件范围和文件登记薄相结合，从总体上检查应归档文件是否

均已收集齐全

18.主要的规范和标准由《机关档案工作业务建设规范》《文书档案案卷格式》

《归档文件整理规则》《科学技术档案案卷构成的一般要求》等。

19.文件的归档鉴定意义（1）关系到档案室室藏档案质量的优劣（2）关系到

准确划定保管期限的长短（3）关系到档案管理工作的质量与效率（4）关系到

档案保管成本的高低

20.文件的归档鉴定的原则（1）文件的归档鉴定必须从本单位与国家的长远利

益出发（2）文件的归档鉴定应综合考虑文件的来源、内容和形式等多种因素

21.文件归档鉴定的任务是确定文件的归档范围和归档文件的保管期限。

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22.此处所谓“特征”，是指文件的立卷特征，就是从文件中概括出来的文件之

间的共性，包括作者、问题、名称、时间、地区和通讯者等特征，将联系密切

的文件组合成一个案卷，是我国最基本的立卷方法。

23.按照问题特征立卷既能够较完整、系统地反映某一活动