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员工档案整理规范

讲师：齐涛

目录

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档案维护作用和意义管理

档案维护

作用和意义

管理要求

存档规范

概念

概念

概念作用和意义管理要求存档规范档案维护

员工档案是公司在人力资源管理活动中形成的，记述和反映个人经历、品德作风、工作表现等个人情况的文件资料。

它记录着员工在公司的发展轨迹，主要是由人力资源等部门在选聘、培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的，是个人经历、学历、培训情况、业务能力、工作状况、岗位工资情况以及奖励处罚等方面的原始记录。

概念

概念作用和意义管理要求存档规范档案维护

提供法律凭据

对人力资源进行盘点为员工

对人力资源进行盘点

促进人力资源配置

促进人

力资源

配置

史资料

查询

合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用

合法、公平、平等自愿、协商一致、诚实信用

》》2.1提供法律凭据

》》2.1提供法律凭据

概念

管理要求存档规范档案维护

作用和意义

劳动合同书及各种（补充）协议：证明双方劳动关系，确定双

劳动合同书及各种（补充）协议：

证明双方劳动关系，确定双方的权利和义务

告知书、声明等：

尽到告知义务，减少单位法律责任

转正表单、奖罚表单等：

证明双方认可的事项

离职手续、解除劳动关系协议等：

证明劳动关系终止

调薪表单、调岗表单、考核表等：

员工知情并签认，双方认可

作用和意义概念管理要求存档规范档案维护》》

作用和意义

概念

管理要求存档规范档案维护

员工档案记录了员工的基本情况，进公司后的学习培训情况、岗位变动情况、薪酬情况、考核情况等。通过对员工档案记录的情况进行人力资源状况分析，对制定人力资源计划或规划起着至关重要的作用。

》》2.3促进人力资源配置概念

》》2.3促进人力资源配置

概念

管理要求存档规范档案维护

作用和意义

通过对员工档案的查阅和整理，对员工的德、能、勤、绩进行全面分析，因事择人，因人治事，将人才的使用更加合理化和最大化，实现人力资源的优化配置。

》》2.4提供历史资料查询概念

》》2.4提供历史资料查询

概念

管理要求存档规范档案维护

作用和意义

1、了解员工发展情况，制订符合员工发展的培训计划和成长规划。

2、了解员工的需求点，以便更好的关怀员工。

3、记录员工在公司的轨迹，在做企业文化宣传或其它宣传方面，能提供一定素材，同时也给予员工自豪感。

4、离职的员工可能再回来，档案资料可以接续使用。

5、管理档案人员离职并不影响资料的保存及完善。

作用和意义概念管理要求存档规范档案维护》》

作用和意义

概念

管理要求存档规范档案维护

通过对员工档案的员工的薪酬情况、绩效情况、培训情况和技能情况等进行记录和分析，可以制定相对应的激励和培养方案，为员工晋升提供通畅的渠道，激发员工的工作积极性。

概念

概念作用和意义管理要求存档规范档案维护

一

一统一

纸质文档与电子文档统一

三有有制度规范有场地存放

三有

两保证

两保证

保证是有价值的原始记录保证是真实活动记录

》》3.1三有概念作用和意义管理要求存档规范档案维护

有制度规范

归口部门档案建立档案更新档案存放档案借阅档案移交档案销毁

有场地存放

要具有必威体育官网网址加锁功能存放场地防火、防潮

有专人管理

专人专职或兼职管理对其工作职责进行详细描述

了解档案管理的详细规定

必须能核对档案资料的完整性和真实性

》》3.2两保证概念作用和意义管理要求存档规范档案维护

保证是有价值的原始记录

保证是有价值的原始记录

必须是原始记录，复印件、扫描件等不能作为存档资料

必须是有价值的

保证是真实活动记录

保证是真实活动记录

档案资料不得弄虚作假及时归档，保证准确性

》》3.3一统一概念作用和意义管理要求存档规范档案维护

纸质文档与电子文档统一

保证随时更新

有分析价值的数据录入电子文档中

概念

概念作用和意义管理要求存档规范档案维护

2

档案资料填写与接收档案资料

档案资料填写与接收

档案资料整理存放

》》4.1档案资料填写与接收概念作用和意义管理要求存档规范档案维护

一看是否是有存档价值的资料二看是否是原始记录

三看复印件是否与原件相