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ERP系统运行使用管理制度
一、总则
1.为了确保本单位ERP系统的稳定运行,规范系统使用流程,保障数据的准确性、完整性和安全性,提高企业运营效率,特制定本管理制度。
2.ERP系统是企业重要的信息管理平台,涵盖财务、采购、销售、生产、库存等核心业务模块,各部门及相关人员应严格遵守本制度的规定,正确使用ERP系统开展日常工作。
二、系统使用权限管理
1.权限分配原则:根据员工的岗位职责和工作需要,由系统管理员在ERP系统中进行权限分配和设置。确保每个用户拥有的权限仅能满足其履行职责所需,避免权限过大导致的数据泄露和误操作风险。
2.用户账号申请与审批:新员工入职或员工因岗位变动需要使用ERP系统时,由所在部门负责人填写《ERP系统账号申请表》,详细说明申请原因、所需权限及预计使用期限等信息,经分管领导审批后提交给系统管理员。系统管理员在收到申请表并核实无误后,在[X]个工作日内完成账号创建及权限设置工作,并将账号信息反馈给申请人及所在部门负责人。
3.权限变更:员工岗位调整、工作职责发生变化或因业务需求需要对ERP系统权限进行调整时,由所在部门负责人重新填写《ERP系统账号申请表》,注明权限变更内容及原因,按照权限申请审批流程进行审批。系统管理员在审批通过后[X]个工作日内完成权限变更操作,并做好相关记录。
4.账号安全管理:用户应妥善保管自己的ERP系统账号和密码,不得将账号密码告知他人或借给他人使用。首次登录系统后,应立即修改初始密码,并定期更换密码,密码设置应符合复杂性要求(包含字母、数字、特殊字符的组合,长度不少于8位)。如发现账号被盗用或密码泄露,应立即通知系统管理员进行密码重置,并对账号使用情况进行检查,确保数据安全。
三、数据录入与维护
1.数据录入要求:各部门应指定专人负责本部门业务数据的录入工作,确保数据的及时性、准确性和完整性。数据录入人员应按照系统规定的格式和要求进行数据录入,不得随意修改数据格式或省略必填字段。对于重要数据(如财务数据、客户信息等),在录入前应进行认真核对,确保数据无误后方可录入系统。
2.数据审核机制:为保证数据质量,建立数据审核制度。数据录入完成后,需由部门负责人或指定的数据审核人员对录入的数据进行审核。审核人员应重点检查数据的逻辑性、准确性和完整性,如发现数据错误或异常,应及时通知录入人员进行更正,并在系统中做好审核记录。只有经过审核的数据才能正式生效并参与系统运算和报表生成。
3.数据更新与维护:当业务数据发生变化时,相关人员应及时在ERP系统中进行更新,确保数据的时效性。同时,对于系统中的基础数据(如物料信息、供应商信息、客户信息等),应由相关部门定期进行维护和清理,删除无效或过期的数据记录,保证基础数据的准确性和可用性。
四、系统操作规范
1.日常操作流程:用户应按照ERP系统操作手册的指引进行日常业务操作,熟悉各业务模块的功能和操作方法,严禁进行未经授权的操作或尝试使用系统未开放的功能。在进行业务操作过程中,应仔细核对各项数据和信息,避免因误操作导致业务流程中断或数据错误。
2.业务流程遵循:各部门应严格遵循企业制定的ERP系统业务流程进行操作,确保各项业务在系统中的流转顺畅和规范。任何部门或个人不得擅自修改或绕过系统既定的业务流程,如需对业务流程进行优化或调整,应提出书面申请,经相关部门讨论评估,并报领导审批通过后方可在系统中进行相应的修改和配置。
3.数据备份与恢复:系统管理员应定期对ERP系统数据进行备份,备份频率为每周[X]次,备份数据应存储在安全可靠的介质上,并妥善保存至少[X]年。同时,应定期对备份数据进行恢复测试,确保备份数据的完整性和可用性。如遇系统故障、数据丢失或其他紧急情况,系统管理员应立即启动数据恢复程序,将数据恢复至最近一次正常备份状态,并及时通知相关部门和人员,采取相应措施减少损失。
五、系统维护与技术支持
1.系统管理员职责:系统管理员负责ERP系统的日常维护、管理和技术支持工作,包括服务器的维护与管理、系统软件的更新与升级、用户权限的设置与维护、数据备份与恢复、系统故障的排除等。系统管理员应具备扎实的计算机技术知识和丰富的ERP系统管理经验,确保系统的稳定运行和正常使用。
2.系统故障处理流程:如用户在使用ERP系统过程中遇到故障或问题,应首先尝试自行解决,如检查网络连接、重启电脑等。若问题仍未解决,应及时向系统管理员报告,详细描述故障现象和出现故障的操作步骤。系统管理员在接到故障报告后,应立即响应,对故障进行排查和诊断,并在[X]小时内确定故障原因和解决方案。对于一般性故障,应在[X]小时内解决;对于较为复杂的故障,应及时向上级领导汇报,并组织相关技术
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