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乐民之乐者，民亦乐其乐；忧民之忧者，民亦忧其忧。——《孟子》

函件附件格式范文写文件、函格式

五、函的结构、内容和写法

由于函的类别较多，从制作格式到内容表述均有一定灵活机动

性。主要介绍规范性公函的结构、内容和写法。

公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和

写法要求如下：

（一）首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名

称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格

写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

（二）正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组

成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目

的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或

为天地立心，为生民立命，为往圣继绝学，为万世开太平。——张载

“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部

分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说

明发文的缘由。

2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事

项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，

询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简

洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复

函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

（三）结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助

解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部

门批准等。

（四）结语。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择

运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特

此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便

函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

（五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。

署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

博观而约取，厚积而薄发。——苏轼

五、撰写函件应注意的问题

函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸。无论是平

行机关或者是不相隶属的行文，都要注意语气平和有礼，不要倚势

压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函，则要注

意行文的针对性，答复的明确性。

其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时。像

对待其他公文一样，及时处理函件，以保证公务等活动的正常进

行。

“函”的写法同时要注意以下几点：

(一)要严格按照公文的格式写“函”。

(二)“函”的内容必须专一、集中。

一般来说，一个函件以讲清一个问题或一件事情为宜。

(三)“函”的内容必须真实、准确。

士不可以不弘毅，任重而道远。仁以为己任，不亦重乎?死而后已，不亦远乎?——《论语》

(四)“函”的写法以陈述为主，只要把商洽的工作，询问和答复

的问题，向有关主管部门请求批准的事宜写清楚就行。

(五)发“函”都是有求于对方的，或商洽工作，或询问题，或请

求批准。因此，要求“函”的语言要求朴实，语气要恳切，态度要

谦逊。

(六)“函”的结尾，一般常用“即请函复”、“特此函达”、

“此复”等惯用语，有时也不用。

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