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产品销售记录管理规定

一、目的

为规范公司产品销售记录的管理，确保销售信息的准确性、完整性、及时性以及可追溯性，为公司的经营决策、质量追溯、客户服务等工作提供可靠依据，特制定本规定。

二、适用范围

本规定适用于公司所有产品的销售记录管理，涵盖各类成品、半成品以及附带服务项目等的销售相关信息记录。

三、职责分工

1.销售部门

负责按照本规定要求详细、如实填写销售记录，包括客户信息、产品名称、规格型号、销售数量、销售单价、销售日期、交货方式、交货地点等关键内容。

在销售业务发生变更（如客户追加订单、退货、换货等）时，及时更新销售记录并注明变更原因与详情。

定期对销售记录进行整理、汇总，编制销售报表，报送至相关部门。

2.财务部门

依据销售记录审核销售业务的财务收支情况，确保账目与销售数据相符。

负责销售记录中涉及价格、金额等财务信息的准确性把控，协同销售部门处理价格调整、折扣优惠等财务相关事宜在记录中的体现。

3.仓储物流部门

根据销售记录安排产品出库、发货事宜，记录产品实际发货时间、物流单号、承运单位等物流信息，并反馈至销售部门以便及时更新销售记录。

负责核实销售出库产品的数量、质量状况，若发现异常（如数量短缺、产品损坏等），及时通知销售部门与质量部门，协同处理并在销售记录中备注说明。

4.质量部门

对涉及产品质量问题反馈的销售记录进行重点关注，参与质量追溯调查，依据销售记录追踪问题产品的生产批次、原材料来源、生产环节责任人等信息，为质量改进与问题处理提供依据。

定期对销售记录进行质量相关数据分析，如客户质量投诉率、不同批次产品销售后的质量反馈分布等，形成质量分析报告反馈给管理层及相关部门。

5.信息管理部门

负责销售记录管理系统（软件）的开发、维护与升级，保障系统稳定运行，确保数据存储安全可靠、易于查询调用。

为各部门使用销售记录管理系统提供技术培训与支持，协助解决系统操作过程中的技术难题，保障各部门人员能熟练、规范操作。

四、销售记录内容要求

1.基本信息

客户名称：填写购买产品客户的全称，应与客户注册登记或合同签订名称一致，如有更名等情况需备注说明并附上相关证明文件。

客户联系方式：包括联系人姓名、电话、电子邮箱、通讯地址等详细信息，确保公司能够随时与客户取得有效沟通。

销售合同编号：每笔销售业务对应的合同唯一编号，无合同销售需注明特殊业务标识及审批单号。

2.产品详情

产品名称：采用公司标准产品名录中的规范名称，如有特殊定制产品需详细描述定制内容并附后产品设计方案或客户需求说明。

规格型号：准确填写产品的具体规格参数、型号代码，确保与公司产品技术文档、生产工艺文件相匹配，保证产品的可识别性与可追溯性。

产品编码：公司内部为产品赋予的唯一识别码，便于在库存管理、生产流程追溯以及售后服务等环节精准定位产品信息。

3.交易信息

销售数量：以实际交付客户的产品数量为准，单位应与产品计量标准一致，如遇分批交货情况需分别记录各批次交货数量及累计交货总量。

销售单价：明确记录产品的成交单价，注明价格构成（是否含税、含运费等），对于有价格调整（如促销折扣、批量优惠等）的情况，需详细记录调整前后价格、调整原因及审批依据。

销售金额：根据销售数量与销售单价准确计算得出，确保财务数据的准确性，若涉及多种产品或复杂计价方式，应附明细计算清单。

销售日期：指产品所有权转移给客户的日期，即公司确认收入实现的日期，以合同约定或实际发货并经客户签收日期为准，需精确到年、月、日。

4.交付信息

交货方式：如公路运输、铁路运输、航空运输、快递邮寄、自提等，详细注明所选交货方式，并记录承运单位名称（如有）及相关运输合同编号。

交货地点：客户指定的接收产品的具体地点，应详细到省、市、区（县）、街道门牌号或具体项目工地地址等，确保货物准确送达。

预计交货日期：销售合同或订单中约定的产品交付时间，供公司内部各部门协调生产、物流安排参考，如实际交货日期与预计不符，需在记录中说明原因及延误时长。

物流单号：通过第三方物流发货时的运单号，便于跟踪货物运输途中状态，及时向客户反馈物流信息，同时也是物流环节追溯的关键依据。

五、销售记录填写规范

1.及时性

销售业务发生后，销售人员应在[具体时限，如24小时内]完成销售记录的初次填写，确保记录信息与业务实际进展同步。

对于业务过程中的动态信息变更（如物流状态更新、客户需求临时调整等），相关责任人应在得知变更信息后立即更新销售记录，保证记录始终反映必威体育精装版情况。

2.准确性

所有记录内容必须如实反映销售业务实际情况，严禁虚假填报、随意篡改数据。填写人员应对所填信息的真实性负责，在记录上签字确认。

数据录入应采用规范的书写格式，如数字精确到小数点后[X]位（根据公司财务核算及业务精度要求设定），日期统一按照