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协议管理规范管理制度

协议管理制度

为明确各部门的协议管理的职责和规定，切实推进全企业项目协议管理工作，有效控制成本和规避法律风险，维护企业利益，增进企业稳定、健康的发展，加强协议管理，防止失误，提高经济效益，根据《协议法》及其他有关法规的规定，结合企业的实际状况，制定本管理制度。

一、协议档案特点

协议档案除具有一般档案共性外，还具有如下的特点。

1、突出的根据凭证性

根据凭证性，是协议档案最突出也是重要的特点，意思是说依法签订的协议对当事人具有法律的约束力。协议的签订、生效、履行、变更以及权利义务的转让、终止、违约、责任等等，都必须完全地、唯一地根据协议档案，否则，就要承担由此产生的法律后果。由于具有这一作用，在市场经济体制下，协议档案时维护当事人合法权益的最直接、最有效的手段之一。这点特点需要引起领导、管理部门以及档案工作者的重视。

2、时效性强

时效是一种法律术语，指时间在法律上的效力。时间自身就是一种法律事实，可以引起一定的法律后果。《协议法》《民法》等许多有关法律对在协议的要约、承诺、履行以及争议处理各个不一样阶段内协议的效力以及当事人多种权力、义务的存在与消灭等均有所规定，可以说时效性特性贯穿于协议一直。

3、形式与内容的规范性程序较高

协议要对当事人有法律的约束力，其自身必须具有法律规定的许可性，即对于协议自身与否具有法律效力，法律规定了特定的形式，不具有法律所规定的特定形式，该协议就不具有法律效力，视为无效协议。在诉讼中，要证明一种协议法律效力的成立，就应当以法律规定的特定形式去加以证明。而在协议档案管理工作中常常发生的“证据灭失”问题，原因正是对协议形式与内容的规范性规定不甚理解，以致在搜集、保管过程中缺失了协议档案的若干构成部分，导致协议档案法律效力的部分乃至所有的丧失，导致当事人合法权益受到损害。

这些就是设置专人专管的重要性。

二、协议实行统一管理和寄存：

1、企业行政工作部门对所有协议原件实行统一管理，各业务分企业、各部门应分别建立健全协议文档的形成、积累、整顿、归档工作体系，并确定一名专门人员负责协议文档管理。所有企业需要的协议原件由办公室设专人集中统一保管。记载协议名称、数量、时间、部门、经营范围。保证协议的及时性、持续性、有效性、安全性。以保证协议完整、完全和有效运用。

2、企业综合管理部档案室负责集团企业各类协议和复印件的寄存。各部门因业务需要协议复印件的,指定专人统一到档案室领取,并按企业协议管理规定办理有关登记立案手续。

3、各子企业的协议由各子企业负责办理年检、升级等工作，集团企业协议管理员负责督促、指导、征询、检查、统筹、协调、组织、整顿、保管企业所有协议文档，并负责监督指导各业务分企业、各部门的协议管理工作。

4、财务协议、发票及有价证券由财务部统一管理。

5、协议文档管理可以以年代结合项目性质进行分类编号。

6、保留的协议文档每六个月清理查对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究有关人员责任。

7、协议管理组要加强对协议档案的记录工作，要以原始记录为根据，编制协议记录清单。

8、协议管理组应根据实际需要编制协议档案检索工具，以便有效地开展协议文档的查询、运用工作。

三、协议档案管理应着眼于全局

有别于一般文书档案，协议档案的搜集、整顿和组卷均有很大的不规律性，不也许指望它会像一般文书档案那样准时、定期送上门来，稍不留心，就会出现遗漏。因此，在协议档案的搜集、整顿过程中，协议档案管理人员应当与有关业务部门进行合作，明确协议档案的详细内容，理解协议的履行状况，从而确定协议档案的归档范围，并随状况的变化不停进行修订和补充，从而使协议档案及时、完整地归档有了制度保证。在实际的工作过程中，协议档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待搜集到的协议档案材料，为此后也许出现的该协议的多种有关或补充材料留下余地。在提供档案协议运用时，可以及时积极地提供有关材料上门服务。综上所述，要着眼全局，做到未雨绸缪，才能保证协议档案搜集的完整、及时，进而发挥应有功能，维护当事人的合法权益。

搜集应及时

这规定档案工作人员理解协议的办理状况，正式协议文本签字典礼都应到场，协议文本一经签字、盖章、公证后就及时搜集归档。对于其他有关的协议材料已经履行过程中当事人之间所有有关协议内容的意思体现信件、催告函件等，也应采用随时搜集的措施归档，防止协议档案的遗漏及时效的损失。

搜集范围应注意全面与精确

通过对协议档案形式与内容的规范性的分析，我们可以懂得，人们对协议档案的全面性与精确性的规定较之于其他种类的档案要高诸多。这就规定档案管理专人熟悉有关的法律法规，理解协议的办理状况，保证不遗漏与协议有关的档案材料，可以精确、