2025年-合同档案管理办法 x(详尽多应用版) .pdfVIP

非淡泊无以明志，非宁静无以致远。——诸葛亮

合同档案管理办法

一、总则

1.1为加强公司合同档案的管理，规范合同档案的收集、整

理、归档、保管和利用等工作，确保合同档案的完整、准确、系

统、安全，根据《档案法》、《合同法》及有关法律法规，结合公

司实际，制定本办法。

1.2本办法适用于公司所有合同档案的管理工作。

（1）及时性：合同档案应及时收集、整理、归档，确保档案的

完整性和准确性；

（2）真实性：合同档案应真实反映合同签订、履行、变更和终

止的全过程；

（3）完整性：合同档案应包括合同签订、履行、变更和终止的

所有相关文件和资料；

（4）安全性：合同档案应妥善保管，确保档案的必威体育官网网址性和安全

性；

（5）利用性：合同档案应便于查询和利用，提高档案的使用价

值。

二、合同档案的收集与整理

2.1合同档案的收集范围：

（1）合同签订前的各类文件，如招标文件、投标文件、询价文

件、报价文件、商务谈判记录等；

太上有立德，其次有立功，其次有立言，虽久不废，此谓不朽。——《左传》

（2）合同文本及其附件，包括合同正本、合同副本、合同附件

等；

（3）合同履行过程中的各类文件，如合同变更、解除、终止等

文件；

（4）合同结算、审计、验收等相关文件；

（5）其他与合同有关的文件和资料。

2.2合同档案的整理要求：

（1）合同档案应按照合同编号、签订时间、合同类型等进行分

类整理；

（2）合同档案应按照档案保管期限进行整理，分为永久、长

期、短期三种；

（3）合同档案应按照档案保管要求进行装订、装盒、编号，确

保档案的安全和完整；

（4）合同档案的整理工作应由专人负责，确保档案的准确性和

完整性。

三、合同档案的归档与保管

3.1合同档案的归档：

（1）合同签订后，合同承办部门应在合同生效之日起30日内

将合同档案提交给档案管理部门归档；

（2）档案管理部门收到合同档案后，应在15日内完成档案的

审核、整理和归档工作；

其身正，不令而行；其身不正，虽令不从。——《论语》

（3）档案管理部门应按照档案保管期限对合同档案进行分类，

分别进行永久、长期、短期的归档保管。

3.2合同档案的保管：

（1）合同档案的保管场所应具备防火、防盗、防潮、防虫、防

尘等条件；

（2）合同档案的保管场所应保持清洁、整齐、有序，便于查询

和利用；

（3）合同档案的保管场所应设置档案查阅室，供公司内部人员

查阅合同档案；

（4）合同档案的保管场所应设置档案库房，供档案管理部门保

管合同档案。

四、合同档案的利用与销毁

4.1合同档案的利用：

（1）公司内部人员因工作需要查阅合同档案时，应向档案管理

部门提出申请，经批准后方可查阅；

（2）公司外部人员查阅合同档案时，应提供有效联系明和查阅

合同档案的合法依据，经公司领导批准后方可查阅；