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采购组织结构

1.采购管理组织设置的原则

采购管理部门应该依据以下原则进行设置：

部门设置应同企业的性质和规模相适应

部门设置应同企业采购目标、方针相适应

部门设置应同企业的管理水平相适应

第一节概述

如果企业规模较小，产品结构较单一，设置单一的采购部门并直接向总经理汇报工作较好

一些企业的规模较大，如大型的跨国公司或国内的大型国有企业，还有一些企业业务较多、管理繁杂。这样的企业可以设置独立的采购部门体系，并向分管采购的副总经理汇报工作

对于一些规模大、产品种类多、原材料需求差异性大、各子公司的地理位置距离远的企业，可采用较为分散的采购设置模式

例如：

2.采购组织在企业组织结构中的地位

优点

缺点

自主性、灵活性、多样性

可在本地采购，受当地欢迎

有利于部门间竞争

造成供应商分散和混乱

技术人员短缺，成本上升

重复采购，分支间缺乏沟通

缺乏财务控制

过量的地方采购

分散型采购组织的特点

适用：拥有多样化经营单位结构的跨行业公司

2.集中型采购组织

由一个部门统一组织本系统的采购活动的采购实施模式。

集中的采购组织结构

优缺点比较：

优点

缺点

规模效应

标准化，节省人员和工作量，有利于采购战略的实施

有利于财务管理

利于更好的全面库存管理和材料利用

避免因为供应短缺而引起集团部门间的竞争。

上下级之间的抱怨

对系统的反抗

过高的管理费用

对市场的反应较慢

适用：适用于下属的经营单位购买产品的相同或类似的公司

3.集中/分散的采购组织结构（混合型）

在公司总部的管理层子上设立采购部门，同时各个经营单位也有自己的采购部门。

公司采购部门和各经营部门采购有着明显的分工。

这种结构形式结合了两种采购组织的有点，能够做到分散和集中的有效结合。

集中和分散需考虑的标准：

采购需求的通用性

地理位置

供应市场结构

所需的专门技术

价格波动

客户需求

4.跨部门采购职能小组结构

采购组织中比较新颖的一种组织形式，其做法是在公司总部设立采购总部，同时在各经营单位也分设采购部门，各经营单位的采购经理既负责本部门的采购，向本单位的主管汇报，同时也需要向CPO汇报以取得本部门的采购与公司的政策相适宜。

这种组织体现了采购的灵活性。

5.采购外包和“虚拟组织”

a.外包

本企业的采购并不足以提供组织所需要的竞争优势，将采购活动外包给一个更先进的、在战略上具有主动性的组织则可以获得这种竞争优势；

现有的采购组织结构不能应对迅速的变化；

现有的组织和程序不能使采购战略高效。

b.虚拟采购组织

一个具有中心紧密、外围松散特征的结构，能够提高企业经营层面上的集中度和灵活性。

中心为采购专家组成的紧密核心，外围是流动的企业经营方面的专家。核心层负责采购流程、采购战略、职业发展以及采购过程中的员工招聘、培训和发展。

采购部门结构图

第三节采购组织内部的设计

采购组织内部的设计各个企业有所不同，如：

主要会按以下的角度来设计采购部门：

1.按采购地区设计

2.按物品类别设计

某电子公司采购部组织表

3.按采购功能设计

某国防科技单位采购组织表

4.混合式编组

实际上采购组织设计时通常同时考虑多种因素。

某人造纤维制造公司采购组织表

采购作业方式之优劣比较

按作业方式来分可分为两种：一贯式和分段式

1.一贯作业的组织方式

优点：

一位采购人员可综理全部采购过程，权责相当分明。

符合规模经济的原则。

和供应商的关系良好。

由于对供应商有取舍的权力，故可增强及时交货及改善品质的管理效能。

缺点：

一位采购人员负责全部过程的各项作业，工作相当繁复，且无法专精。

采购案从头至尾，全由一人包办所有过程，使采购人员掌握生杀大权，难免滋生弊端。

采购人员常因某一采购案件之羁绊，而无法进行其他的案件，致采购完成效率偏低。

2.分段式作业的组织方式

优点：

每位采购员只负责采购过程中的一部分，熟能生巧，减少错误的机会，并提高办事效率。

一方面是分工合作，另一方面则内部牵制，除非全体人员沆瀣一气，否则勾串不易。

采购过程每一阶段均由专业人员负责，应可提升采购作业的品质。

缺点：

采购过程由不同人员分段处理，发收转接手续较多，延误时效。

各自为政，无人负责；且购用之间，接手人员太多，徒增联系上的困难。

采购人员的工作满足感比较低，因其对任何采购案件均无完整之决定权。

第四节、采购组织的职责

对外而言：

选择/管理供应商，和供应商保持良好的关系；

对内而言：

控制采购流程；保证采购质量和交货周期，能够满足公司生产和市场的需要。

供应商选择与评价

协调各分采购部门的采购工作

与企业其他部门沟通，制定采购计划，且将重要的采购计划报上级批准

制定采购制度和设计合理的采购流程

控制采购风险

完成采购人员的培训和组织的调整

共同商品的