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收文管理制度【推荐】

第一章总则

第一条目的和依据

为规范公司收文管理工作，确保各类文件、资料及时、准确、安全地接收、登记、传递和处理，提高工作效率，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司各级部门及全体员工在收文管理过程中的各项工作。

第三条定义

本制度所称“收文”是指公司接收的外部单位或个人发来的各类文件、资料，包括但不限于行政文件、技术资料、商务合同、会议通知等。

第二章组织机构与职责

第四条组织机构

1.公司设立收文管理领导小组，由公司总经理担任组长，各部门负责人为成员。

2.收文管理领导小组下设收文管理办公室，负责日常收文管理工作。

第五条职责分工

1.收文管理领导小组：负责制定和修订收文管理制度，监督制度的执行情况，协调解决收文管理中的重大问题。

2.收文管理办公室：负责具体收文管理工作，包括文件的接收、登记、分发、归档等。

3.各部门负责人：负责本部门收文的接收、处理和反馈，确保收文管理的规范性和时效性。

4.全体员工：负责按照本制度规定，及时、准确地完成收文相关工作。

第三章收文流程

第六条文件接收

1.收文管理办公室负责统一接收外部单位或个人发来的各类文件、资料。

2.接收文件时，应认真核对文件的数量、名称、发文字号等信息，确保文件完整、准确。

第七条文件登记

1.收文管理办公室对接收的文件进行登记，填写《收文登记表》，内容包括文件名称、发文字号、发文单位、接收日期、密级等。

2.登记时应使用规范的书写工具和格式，确保字迹清晰、信息准确。

第八条文件分发

1.收文管理办公室根据文件内容和性质，确定文件的处理部门，并在《收文登记表》中注明。

2.文件分发应遵循以下原则：

必威体育官网网址文件按必威体育官网网址规定处理；

急件优先处理；

涉及多个部门的文件，应抄送相关部门。

第九条文件处理

1.各部门收到文件后，应及时进行阅办，并在《收文登记表》中填写处理意见和反馈时间。

2.对于需要回复的文件，各部门应在规定时间内完成回复，并将回复内容报收文管理办公室备案。

第十条文件归档

1.收文管理办公室负责对已处理的文件进行归档，填写《文件归档登记表》，内容包括文件名称、归档日期、归档号等。

2.归档文件应按类别和年度进行分类存放，确保文件管理的规范性和可追溯性。

第四章必威体育官网网址管理

第十一条必威体育官网网址原则

1.收文管理过程中，应严格遵守国家必威体育官网网址法律法规和公司必威体育官网网址制度。

2.必威体育官网网址文件的处理应严格按照必威体育官网网址规定执行，确保文件安全。

第十二条必威体育官网网址措施

1.收文管理办公室应设立专门的必威体育官网网址文件存放柜，并配备必要的必威体育官网网址设施。

2.必威体育官网网址文件的处理应在指定的必威体育官网网址场所进行，严禁在非必威体育官网网址场所阅办必威体育官网网址文件。

3.必威体育官网网址文件的传递应使用密封袋，并注明“必威体育官网网址”字样。

第五章监督与考核

第十三条监督检查

1.收文管理领导小组定期对收文管理工作进行检查，发现问题及时整改。

2.收文管理办公室负责日常监督检查，确保收文管理制度的落实。

第十四条考核评价

1.公司将收文管理工作纳入各部门和员工的绩效考核范围。

2.对在收文管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。

3.对违反收文管理制度的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚。

第六章附则

第十五条制度修订

本制度由收文管理领导小组负责修订，修订后的制度经公司总经理批准后生效。

第十六条解释权

本制度的解释权归收文管理领导小组所有。

第十七条生效日期

本制度自发布之日起生效。

附录

附录一：收文登记表

|序号|文件名称|发文字号|发文单位|接收日期|密级|处理部门|处理意见|反馈时间|

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附录二：文件归档登记表

|序号|文件名称|归档日期|归档号|备注|

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