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雅园物业档案收集保管管理制度_物业经理人

雅园物业档案收集、保管治理制度

档案治理工作是公司的一种重要根底工作，建立健全档案收集、保管制度是提高工作效率，实现治理标准化，工作标准化的重要举措之一。各部门在日常工作中产生以下文件均请按有关要求准时交行政办公室归档。

一、各种会议材料（实时上报存档）

1、董事会及公司、治理处各类办公例会的会议记录、纪要；

2、公司、治理处各种专题工作会议的会议记录、纪要或报告；

二、各种文件材料（实时上报存档）

1、公司、治理处下发的通知、通报、打算、规定；

2、治理处全部对客通知；

3、治理处各种活动的纪实性材料照片及总结报告；

4、工作规划、总结；

（1）公司、治理处的年度、月度工作规划、总结；

（2）公司、治理处各部门的年度、月度工作规划、总结及各种专项工作方案及总结；

（3）公司、治理处预算及各阶段预算执行状况总结。

5、公司、治理处各部门的状况汇报、工作报告、批示过的请示报告；

6、公司、治理处制定的工作流程、岗位职责及各种规章制度，公司、治理处各部门制定的工作手册及各种工作标准；

7、公司、治理处大事记（行政办公室编写）；

8、公司人力资源部及公司、治理处各部门组织实施培训的培训记录、培训大纲和教案；

9、各治理处设备台帐及建筑档案（定期变更内容）、各种修理改造的施工图纸和技术文件。

三、外来文件（实时上报存档）

1、各行政治理机关行业主管部门下发的需贯彻执行的打算、通知、规定、条例等；

2、对工作有参考借鉴价值的各种资料；

四、工作记载性文件（对客资料每周收一次，内部治理资料每月收一次，各种工作记录后延一个月上报）

1、物业部：

记载客户报修、返修或投诉事宜的记录和工作票、车位治理档案、客户缴费历史记录，客户签署的各种单据（包括入住手续文件等），各种经营性文件；

2、工程部：

全部值班记录、运行记录、修理记录、保养记录（包括外包单位的工作记录）、交接班记录，二次装修工作记录；

3、保卫部

全部值班记录、工作记录（包括外包单位的工作记录）、交接班记录及外管局及有关对口治理单位备案资料，联系资料；

4、保洁部

全部工作记录（包括外包单位的工作记录）；

五、其他材料

如其它材料需要收集，按行政办公室通知办理。

注：

1、财务档案、人事档案不在此例，自行存档严格治理。

2、各治理处会所及租赁单位发出的各种对客通知及经营性文件亦需备案存档。