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如何在内部合规调查中有效取证

面临员工违规、部门舞弊，越来越多的公司会指派内部监管人员或第三方进行调查和取证。调查内容一般包含谈话、书面材料固定、实地走访等流程。尽管此类内部调查是自发治理手段，与行政司法机关的侦查、调查活动并不相同，但极大概率会与劳动纠纷、刑事诉讼紧密衔接。而对于诉讼而言，决定成败的证据受“合法性、真实性和关联性”的束缚。因此，取证的合法性对后续诉讼一锤定音。同时，取证不可避免地研读员工邮件、聊天对话甚至个人信息，还涉及数据的复制和传输，确保取证合法也能避免公司踩踏隐私权、个人信息保护的违规红线。

一、证据类型及要求

自发性内部调查一般围绕“违规行为、责任主体、危害后果、主观过错”展开。调查过程中获取的证据包含：信息技术部门调取的证据、人事留档的材料、员工交存公司的资料、公司监控记录、调查访谈笔录举报者提供的“证据”、被调查员工的证人证言等。

以上证据是触发调查和得出结论的必备条件。为确保调查活动的有效性，前述证据不仅需要满足诉讼仲裁所要求的真实性、合法性、关联性，也因为与员工行为紧密关联而需要符合关于个人信息、隐私保护的法律法规。

二、取证要求与风险

1、确保真实性

就证据真实性，需同时满足形式真实和内容真实。形式真实要求内部调查保留原件原物或原始载体，内容真实则要求证据所载信息非调查员主观臆断，尽量确保关键证据的背景信息和人物关系完整[i]。举例而言，突击访谈往往因员工欠缺事前准备而更接近真实情况，由此产生的访谈笔录更接近事实。而该类访谈笔录如对受调查者不利、往往会被其在诉讼阶段竭力否认。此时，访谈笔录的真实性需至少由“员工签字或邮件确认访谈内容”“访谈录音留存”“签署《非胁迫声明》”进行论证。

其余书面证据，取证时尽量对原件进行封存保留。在笔者代理的舞弊纠纷中，某公司内控人员虽在突击检查中顺利获得《仓库进出签收证明》，但未当场封存。在后续诉讼程序中该证据遭到质疑，最终导致证据不足。

如“软件聊天记录”则需注意保留原始载体，如系通过技术手段调取，需要确保调取电脑网络环境的清洁性和调取过程的完整性（无篡改+保留原始数据）。当原始载体可能灭失（比如因内存不够，监控系统会自动擦除滚动记录）时，需将向物业管理方调取保存监控信息的过程进行公证及公证封存，涉及刑事案件则优先由警方进行调证保存。

另外，审计报告可能是职务侵占、利益输送、商业贿赂、违规报销等合规调查中常见的证明损害金额的材料。但笔者认为该证据属于“意见证据”并非“客观证据”，如需与诉讼仲裁程序衔接，也需符合民事诉讼法的鉴定程序要求和“真实性”要求——需对抗双方共同确定鉴定机构，协商不成由人民法院指定。故仅由公司单方委托进行的财务审计并不必然构成确定金额的铁证。而对于白领犯罪初期调查中，部分公司会直接聘请电子证据鉴定机构进行证据复制、数据恢复、日志分析等；虽鉴定机构有资质、但后续仍存在被质证与重新鉴定的可能，也需注意制作镜像、使用镜像数据分析，保存原始载体。

内容真实与形式真实二者紧密相关，调查员在取证时需要实时分析、综合考虑“证据取得的来源是否可靠”“是否可以事后形成”“证人的可信度”“利益关系”“证据是否相互印证”“是否合乎常理”等等因素。

2、合法性风险

取证程序中可能因违反法律而导致证据无效，常见的情形有：侵犯隐私和违反个人信息保护法、侵犯人身自由后获得、通过诱骗的手段获得等。

调查过程中较难确保且容易侵犯被调查者的隐私权。笔者团队在介入调查时常会遭遇公司信息收集制度不合规或缺失该制度，进而导致调取的证据有瑕疵或面临违法风险。究其原因，一方面系前置程序瑕疵所致，公司关于收集员工信息/调取电子设备记录的规章制度未建立或虽已建立但员工未签收。另一方面系调查程序违法所致。涉及个人隐私或敏感信息的，须经被调查者同意后再进行查阅、复制。有的公司直接以维修或更换设备为借口，复制受调查人在其电脑或手机内的内容（如：微信、短信、通讯记录及邮件），有的公司甚至用非法的黑客软件破译电脑手机密码。如果公司未事先建立“公司提供的电脑、手机仅为工作目的使用，不得存储个人信息，且公司有权随时调取”的规则，有可能导致公司所取得的证据因程序违法而不被采纳。同时员工一旦被惊动，就会立即销毁证据自保，取证将更艰难。

关于“公司将公司电脑设备上被调查者的聊天记录进行调取并在仲裁诉讼程序中举证出示是否侵权”，（2018）沪0113民初19063号判决认为侵权，后该案被上海二中院改判——“公司系在其享有财产权利的电脑中取得了员工QQ聊天记录的证据，而该证据系向仲裁机构及法院提交，证据的内容均与仲裁及诉讼事项有关，因此公司的行为属于举证行为，并未存在明显过错”。

如前述，在员工违规侵害公司权益的情况下，公司已明确将公司电脑的使用限制告知员工后，可将公司电脑中的记录在诉讼仲裁程序中披露和提交。