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香港公司商业记录如何保存保存期限为多久

香港公司商业记录

如何正确保存

良好的业务记录保存，无论是出于成本管理还是监管方面的考量，都是极为重要的。

在创业初始之时，您或许不会将其视为重中之重，但它对奠定稳固的企业基础大有裨益。

若您是一位新的企业主，在注册香港公司后的第一年往往会遭遇诸多挑战，其中一项便是确定哪些业务记录必须留存。不必担忧，要点在于把事情简化成一系列条理清晰且便于管理的任务。

由此入手，要保证定期查看并维护这些记录，以防文书工作堆积。

目录

一、何为商业记录保存

二、为什么要保持良好的业务记录

三、需要保存哪些业务记录

四、保存业务记录有哪些方法

五、公司记录应保存多久

六、文末汇总

一、何为商业记录保存

记录保存，指的是将会计系统中的交易与事件进行记录的行为。

会计原则以准确和全面的记录为依托，所以，记录保存是会计工作的重要根基。

二、为什么要保持良好的业务记录

对您的业务而言，保持良好的业务记录是通向成功的关键因素。它能保障法律合规，助力您开展财务分析、管理以及审计筹备工作。

准确且有序的记录，可让企业追踪收支状况、管控现金流，进而做出英明的财务决策。

而且，良好的业务记录在与投资者、贷方等利益相关者交流时能发挥作用，有助于建立信任关系。

凭借妥善保存的记录，企业在审计期间能轻松拿出必要文件以证实自身财务状况。

1.防范盗窃或欺诈

未雨绸缪有助于防范欺诈、数据泄露或者身份盗窃。文档管理不善是引发这些问题的主因之一。为了杜绝此类情况，务必始终留存详细记录，这样能更好地掌握现金流，防止欺诈行为。另外，这些信息在审计季到来时有助于生成精确的财务报表。

2.筹备纳税申报表

在报税季，您需要向税务局（IRD）提交文件，其中应包含与纳税申报表中的抵免、费用和收入相关的文件。若税务局审核您的纳税申报表，良好的业务记录能让您轻松找出支持文件，从而避免可能产生的费用和税款。

3.遵守法律，塑造更专业的形象

始终如一的记录保存习惯，不但有益于公司运营，还符合许多司法管辖区的法律规定。像香港和新加坡等地会聘请公司秘书服务来确保公司遵守各国法规。清楚重要文件的存放位置对他们的工作也有所帮助。

三、需要保存哪些业务记录

依据《税务条例》规定，在香港开展业务、从事专业工作或者进行贸易活动的任何公司，都必须留存充足的英文或者中文业务记录。

这些业务记录要能够体现公司的收入与支出状况，从而准确计算应纳税的利润。

所需的业务记录包含如下方面：

-?用以记录收款、付款或者收入、开支情况的账簿；

-?用于核实账簿中各项记录的基本文件，像是凭单、银行结算单、发票、收据以及其他相关文件；

-?有关业务的资产与负债记录；

-?行业、专业或者业务每日的收款、付款记录，以及与之相关的证明材料。

并且，每年年末要针对有关业务的所有资产与负债制作记录，这其中包括债务人和债权人的清单以及盘点信息。

除此之外，还需要对银行账户记录进行维护。

为了便于操作，小港提议开设一个企业银行账户（可以找小港帮忙办理香港公司银行公户，小港微信号：jinxinyunying），从而将财务和个人银行账户区分开来。

对于企业银行账户，应当保存以下记录：

银行对账单；存款收据；

-?所购买商品和服务的记录；

-?核查烟蒂交易（此处不太明确“烟蒂交易”在原文中的准确含义，如果是特定术语可能需要进一步解释或者修正表述）；

-?支票上标明的金额；

-?付款日期；

-?收款人姓名；

-?详细记录费用是用于个人事务还是商业事务。

四、保存业务记录有哪些方法

原始文件来源（如银行存款单、发票、支票簿等）应始终予以保留，以备检查记录之需。纸质记录与电子记录保存都是可行的。

有些企业主偏好保存纸质记录，以坚守老式的会计方式，但实际上，保存纸质记录并没有多少明显优势，因为它们更易遭遇咖啡泼洒或者文件丢失之类的状况。

如果有大量源文档需要保存，税务局（IRD）允许以其他形式存储源文档。

可通过扫描文档并将其存储在DVD-Rom或者CD-Rom中来达成。

这种方式为法律所认可，随后就可以把文档保存在这些设备里，这是保存原始文档的一种便捷替代方式。

电子记录有多种类型，其中最常见的就是扫描发票和扫描收据。只需扫描发票、应付账款等就能轻松保存其数字化版本。

这种方法能节省大量时间，因为扫描发票或者拍照只需短短几秒。

而且，不需要纸张和存储单元来保存这些记录，这也能减少办公室的杂乱。为了提高安全性，甚至可以用密码对发票进行加密。

同样，扫描收据也具备这些优势。还可以利用相关软件来扫描和追踪收据，这意味着能高效、快速且安全地即时存储收据，而且财务数据几乎能即刻得到处理。

五、保存业务应保存多久

所有记录都得从交易日期开始保存7年。要是没能保存足够的记录，这可是违法的行为，最多可能会被罚款