企业行政值班管理.ppt

《秘书基础》日常事务值班的含义与分类含义值班，是指单位为了保证办公室正常的工作秩序，确保信息畅通，杜绝“空岗”、“脱岗”现象，在节假日、双休日及正常下班后，安排专人负责处理有关事务的方式和制度。作为单位窗口的办公室，通常要负责组织安排或参与值班工作。一般地来说，单位是实行兼职轮流的值班制度。值班工作2、分类logo按照职责范围，值班可分为：（1）综合值班，即负责处理本单位各项事务的值班，如大中型单位的总值班室；（2）专项值班，即只负责处理某一项事务的值班，如单位内部各职能部门的值班。按照人员来分，值班可分为：（1）固定值班，即由专门人员负责的值班，如秘书机构的日常值班；（2）轮流值班，即由不同部门，不同职务的人员交替担任的值班，如节假日值班。（1）永久性值班，单位专门设立的值班室；（2）临时性值班，针对某一项任务在某一段时内进行的值班。在较高层次的大型企业领导机关和某些专业部门，还设立专职人员组成的常设值班室，昼夜轮班值守。按照时间特征分，值班可分为：平日需要有人值班的办公室节假日值班办公室2．值班表的内容01.列出值班时限和具体值班时间。02.按照要求填入值班人员姓名。03.标明值班的地点。04.标明负责人姓名或带班人姓名。05.有时须用简明的文字标明值班的工作内容。06.标明人员缺勤的备用方案或替班人员姓名。某集团公司国庆放假值班表值班时间值班人员姓名值班地点值班电话带班领导值班任务10月1日张××办公室总经理1、接听和处理电话，保证联络渠道畅通。2、接待和指引来访人中。3、接收分发文电邮件和书报杂志。4、处理临时发生的事情。5、注意安全，防火防盗。10月2日李××办公室副总经理10月3日王××办公室副总经理10月4日郭××办公室行政办主任注意事项1、值班时间：每天上午8天至下午5点30分2、做好值班记录。3、值班人员不得缺席，确因病因事不能值班，请提前联系办公室，以便及时调整人员。陈总：“小王，‘五一’劳动节就要到了，集团准备放假三天，你去编制一份值班表，然后给我看看。”问题：假如你是王丽，你该如何编制这份值班表？王丽：“好的，陈总！”总经理办公室：任务

人文创新集团“五一”放假值班表值班日期值班人值班地点值班电话带班领导带班领导联系方式5月1日钟苗行政部8364566王凯5月2日王丽行政部8364566金耀5月3日张济行政部8364566李皓（三）工作的内容、任务点击添加标题负责信息沟通和通讯联络负责公务接洽和来访接待处理突发事件确保安全做好值班记录保持工作连续收受并转送电报接受并登记紧急文件（１）外来人员登记表序号姓名性别单位乘坐车辆携带物品办理事项进入时间出门时间备注（２）来访接待记录表来访人姓名来访人单位接待时间年月日时分至年月日时分内容拟办意见：领导意见：处理结果：值班人签字：编号：值班人：具体办理。如立即向领导报告，接受领导指示，迅速部署工作；或就近组织人员抢救抢险；或依靠邻近单位或部队；或保护事故现场；或配合保卫部门搞好工作。有时为将损失减小到最低程度，在领导人未批示前可采取临时应急措施。值班记录主要包括值班登记及值班日志。值班登记主要对外来的信函、电报、反映情况、外来的电话等，进行认真登记，让接班人员保持工作的连续性。值班日志是将值班过程中接收的任务及完成情况、收到的各方面的信息及处理情况、备忘事项等，在有固定格式的本册上记载下来，以便与其他值班人员交流和事后查考。（３）值班日志年月日星期值班人：承办事项：1、2、3、待办事项：处理结果（四）值班工作的要求完成工作，办理交接问明情况，做好记录热情服务，照章办事重要情况，及时报告值班人员不仅要为领导服务，为上级服务，为单位内部各部门和下级服务，为客户服务。在服务中，对待每一项工作都要做到严肃认真，不能轻率处理每件事，不能放过收到的信息中的每个疑点，更不能越权办事。热情服务，照章办事无论什么时候接到的电话，不论事情大小，都要问明情况，如来电