办公室文秘培训班课件.pptVIP

*****************培训目标提升专业能力熟练掌握办公室文秘工作流程，提高工作效率。加强沟通技巧学习有效沟通技巧，建立良好的人际关系。提升时间管理能力掌握时间管理方法，提高工作效率和效益。塑造职业素养培养良好的职业道德和职业素养，提升个人形象。职责概述文件管理整理、归档文件，确保文件安全，方便查询。信息传递负责信息收集、整理和传递，保持信息畅通。会议安排安排会议日程，准备会议资料，记录会议内容。接待工作负责接待来访客人，提供咨询服务。接待工作接待工作是文秘工作的重要组成部分，展现公司形象，提升客户满意度。1来访客人接待热情的接待，引导客人，提供茶水。2电话接听礼貌问候，专业回复，记录信息。3邮件处理及时回复，分类整理，存档管理。4文件收发登记签收，及时传递，妥善保管。来访客人接待接待来访客人是办公室文秘的重要职责之一，需要展现良好的职业素养和公司形象。1热情迎接微笑问候，引导客人至接待区2身份确认核实身份，登记来访信息3引导带路指引客人前往目的地，提供必要协助4茶水服务提供茶水，确保客人舒适5礼貌告别送别客人，感谢来访每个环节都应保持礼貌周到，体现出专业的服务态度。电话接待接听电话礼貌问候，确认来电人身份，记录来电信息。转接电话准确判断来电目的，快速转接至对应部门或人员。信息记录记录来电时间、内容、处理结果，方便后续查询。回复电话及时回复来电人咨询，保持沟通顺畅。电话礼仪使用文明用语，避免使用网络用语，保持良好沟通氛围。会议纪要编写1会议记录详细记录会议内容，包括时间、地点、参会人员、议题、讨论情况、决议等。2整理归纳对会议记录进行整理，提炼要点，形成简洁清晰的会议纪要。3分发存档将会议纪要及时分发给相关人员，并妥善保存，方便日后查询。邮件/文件处理收件处理及时接收邮件和文件，并根据紧急程度进行分类处理。文件整理对收到的文件进行分类、归档，并建立索引，方便查找和管理。邮件回复及时回复邮件，并根据邮件内容进行回复，保证沟通的流畅性。文件审核根据公司要求，对文件进行审核，确保文件内容准确无误。文件分发根据文件内容，将文件分发给相关部门或个人。日程安排1收集信息了解领导和同事行程2整理安排将会议、出差等安排在日程表3及时提醒重要事项，提前提醒领导和同事4灵活调整根据实际情况，调整日程安排日程安排，不仅是整理时间，更要提前规划，做好准备工作。办公用品管理11.库存管理定期清点办公用品库存，及时补充消耗品，确保办公用品充足供应。22.采购流程制定合理的采购流程，确保办公用品的质量和价格合理，并按需采购。33.使用规范制定办公用品使用规范，避免浪费，提高办公用品利用率。44.安全管理做好办公用品安全管理工作，防止丢失、损坏，保证办公环境安全。采购流程1需求确认确认采购需求，包括物品名称、规格、数量等。2供应商选择根据需求选择合适的供应商，比较价格、质量和服务。3询价/招标向供应商发出询价或招标，并进行评估。4签订合同与供应商协商价格、交货时间等事宜，签订采购合同。5货物验收货物到货后，进行验收，确认数量和质量是否符合要求。采购流程规范化可以提高工作效率，降低成本，减少风险。差旅安排1申请流程员工需要填写差旅申请单，并附上相关证明材料，例如机票预订单或酒店预订单。2审批流程部门负责人审核申请内容，并签字确认。人力资源部门负责最终审批，并根据公司规定进行预算控制。3报销流程员工在差旅结束后，需填写差旅报销单，并附上相关票据，例如机票行程单、酒店住宿发票等。企业文化建设企业精神体现企业的核心价值观，激发员工的热情和归属感。创新敬业团队合作企业愿景指明企业未来的发展方向，凝聚员工力量，共同实现目标。企业使命明确企业的责任和义务，引领员工积极服务社会。企业价值观指导员工的行为准则，塑造良好的企业形象。仪表及仪态着装得体根据工作性质选择适合的服装，保持整洁、大方，避免过于休闲或暴露。仪容整洁保持头发干净整齐，妆容自然，避免浓妆艳抹，保持良好的个人卫生。举止大方站姿挺拔，坐姿端正，行走稳健，保持良好的坐姿和站姿，避免不雅的动作。言行得当说话声音清晰，语速适中，表情自然，避免过度夸张或不礼貌的行为。语言表达清晰简洁语言表达要清晰简洁，避免使用过于专业的术语或过于复杂的句式。准确规范表达内容要准确无误，符合规范，避免出现语法错误或逻辑错误。得体礼貌使用礼貌用语，避免使用过于口语化的语