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文件名
顾客反馈控制程序
编号:XX-012
颁发部门
质量管理部
分发部门
□QM□RD□PD□HR□SD□LA□FD
制定人:
日期:
审核人:
日期:
审核人:
日期:
审核人:
日期:
审核人:
日期:
批准人:
日期:
受控/非受控:
生效日期:
第PAGE\*Arabic1页共2页
目的:做好客户反馈与售后服务工作,保证最大程度上满足客户的需要,测量质量管理体系的符合性。
职责:销售部负责与客户联络,组织处理客户投诉,负责保存相关服务记录,质量部负责对
客户反馈信息进行分析、处理,并采取纠正措施,确定责任部门并监督实施。
范围:适应于本公司所有客户以及行业信息的收集、分析处理与反馈活动。
内容:
1、售后服务与反馈收集顾客投诉、抱怨、不良事件
1.1公司销售部为客户提供必要的售后服务支持活动,活动方式包括:产品技术培训、答疑、反馈收集等方式,售后服务活动应有记录。
1.2客户反馈的收集渠道包括:电话、销售人员与客户的沟通、售前和售后服务过程中的信息收集、客户满意度调查等适宜的方式。收集到的所有反馈信息统一汇总到销售部专员予以登记建立《顾客反馈登记表》,并按下述要求予以处理:
经判断属于客户投诉的,销售部建立《顾客投诉接收表》,将相关信息转交质量部予以处理。处理的结论或结果由售后服务先关人员及时对客户予以回复。
经判断属于不良事件或可疑不良事件的还应按《不良事件监测和再评价控制程序》予以处理。
经判断属于质量投诉的,由质量部组织进行调查,并分析原因,反馈调查结果,进行处理,必要时启动纠正预防并按照《纠正和预防措施控制程序》的要求执行。
上述要求同时满足的,应同时并行处理。对处理结果需要对客户进行必要的信息告知或召回的按照《忠告性通知发布和产品召回控制程序》处理。
2、满意度调查
每年第四季度,销售部向客户发《客户满意度调查表》,调查客户对我公司产品、服务及对代理商的满意程度,收集相关意见和建议,以便于统计分析。销售部对上述调查表进行收集和统计分析,确定客户的需求和期望,我公司需改进的方面,得出定性(形成资料)或定量(如产品不合格率、客户投诉率、返回率等)的结果。
3、客户退货的控制
对于客户有退货的情形,由销售部门判断是否允许退货,若不允许需书面答复客户,并告示不允许退货的原因。允许退货则安排相应的物流手段,通知客户按照产品防护的要求将产品退回。
4、与受托生产企业的沟通
当顾客反馈信息属于委托生产产品时,公司质量管理部应及时将反馈信息通过书面形式传递给受托生产企业,受托生产企业进行相关调查,并将调查结果和处理措施反馈给公司,如需发生变更或纠正预防措施,变更内容和纠正预防措施应由公司参与审批。
相关文件
《不良事件监测和再评价控制程序》(CX-025)
《反馈系统控制程序》(CX-010)
《忠告性通知发布和产品召回控制程序》(CX-013)
相关记录
《顾客反馈登记表》(XX-012-A0-001)
《顾客投诉接收表》(XX-012-A0-002)
《顾客投诉调查处理表》(XX-012-A0-003)
《售后服务记录》(XX-012-A0-004)
《客户满意度调查表》(XX-012-A0-005)
《退货通知单》(XX-012-A0-006)
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