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大区物业与资产管理部

项目使用文件管理程序

一.目的

为项目需使用作业文件的编制、保存及汇总订立工作指引及管控规范，以确

保所有项目能按照仲量联行品质管理标准建立及执行完善的文件管控机制，及项目管

理人员能正确遵行及使用有效作业文件。

二.适用范围

所有地区(包括：华东、华西、华北)各城市全管项目。

三.项目使用文件定义

1.本程序所定义的文件是指由地区/GCPAM总部及项目编制发布，而相关人

员于项目管理流程中须参照、使用和遵守的各类型文件，包括：

•标准作业文件(StandardOperationProceduralDocuments)-各种工作

指引、作业流程及管控办法/手册/指南；

•表格(Forms)-各种格式及必须使用的表格(例如；记录表、工作单、检

查表、申请表、行政/财务/人事/工程表格)（包括总部指定的及项目

自定的表格）；

•模版(Templates)-各种指定格式及标准内容的文件模版(例如：报告、

检查、汇总表、合同、标准信函、培训/简报图)。

2.由编制发布并只适用于该全管项目的文件，统称及界定为乙类文件

(CategoryBDocument)。由地区总部及/或GCPAM总部编制发布适用于所有全管

项目的通用文件统称及界定为甲类文件(CategoryADocument)(所有有效的甲

类文件可从仲量联行Greater及East/South/West/NorthConnect

Portal文件共享平台)。

3.在特别及必需的情况下，项目主管如须按照客户指示及要求编制只适用于该项目

的主要作业流程文件(例如：财务管理办法及程序、采购管理办法及程序、供应

商合同模版、品质管理系统手册及程序……等)，而有关文件订明的标准及要求

与地区总部及/或GCPAM总部编制发布的相关通用甲类文件订明的标准及要求不一

致及有，经总部业务组长/相关主管核查及物管总监批准後，项目

主管须将有关文件列为乙类文件，以正式替代相关通用甲类文件对项目的适用性。

项目主管必须使用《项目主要作业程序文件申請表格》，就此种乙类文

件的编制及保存完整记录(包括客户的指示、业务组长/相关主

管核查及物管总监批准记录)。

四.责任人及职能

1.物管总监(PMHead)-负责批淮及酌情取消个别通用甲类文件(例如：地区财

2.总部主管(HeadOfficeDepartmentHead)-负责编制及发布在其职

能范围(例如：财务/人力资源/采购/工程/品质管理)内所有项目需用的甲类文

件，并负责核查由个别项目自行编制的乙类文件(用以替代有关的通用甲

类文件(例如：采购手册/财务手册))内容，呈物管总监批准。

3.业务组长(TeamLeader)-负责批准项目文件(不包括用作取代现行通用

甲类文件的项目文件)的发布及使用，并须定期检查其辖下全管项目

文件的编制、发布及更新记录。

4.项目主管(CPM/SPM/PM/BIC)-负责审核所有项目文件，呈