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德兴老同学聚会策划活动执行方案

一、前言

在岁月的长河中，我们曾并肩走过青涩的校园时光，如今虽各奔东西，但那份纯真的情谊依旧温暖如初。为了重温往昔，加深彼此间的联系，特策划本次“德兴老同学聚会”，旨在通过一系列精心设计的活动，让每一位参与者都能找回那份纯真的快乐，共同书写属于我们的新篇章。

二、活动基本信息

活动名称：德兴老同学聚会

活动时间：[具体日期]，全天

活动地点：德兴市XX度假酒店（待定，需实地考察）

参与人数：100人

人均预算：1700元/人

总预算：170,000元

三、聚会场地选择

1.场地考察与选择

标准：选择交通便利、环境优美、设施齐全的度假酒店作为聚会场地，确保既能满足住宿需求，又能提供足够的活动空间。

推荐：德兴市XX度假酒店，拥有宴会厅、多功能会议室、户外草坪、游泳池及多间豪华客房，适合举办大型聚会。

费用预估：场地租赁（含会议室、宴会厅、户外区域）、住宿费用预计占总预算的30%，即约51,000元。

四、聚会文化衫设计制作

1.设计理念

以“时光不老，我们不散”为主题，结合校园元素（如校徽、校训、经典建筑剪影）及聚会年份进行设计，体现怀旧与团聚的氛围。

材质选择：舒适透气的棉质面料，适合夏季穿着。

2.制作流程

设计初稿：邀请专业设计师根据理念设计多款图案，通过微信群投票选定最终方案。

定制生产：联系信誉良好的服装厂进行批量定制，确保质量与交货时间。

费用预估：每件文化衫成本约50元，总计5000元。

五、聚会会场布置

1.宴会厅布置

主舞台背景墙：采用LED大屏播放校园风光视频及聚会预告片，两侧悬挂“德兴老同学聚会”横幅及班级合照。

桌椅摆放：采用圆桌形式，每桌10人，便于交流。桌上放置姓名牌、鲜花、文化衫及纪念品袋。

灯光音响：专业团队负责调试，确保音响效果清晰，灯光营造温馨氛围。

2.户外区域

设置拍照区：搭建复古风拍照背景板，配备拍照道具，如老式相机、自行车模型等。

休闲区：布置遮阳伞、桌椅，供宾客休息聊天。

费用预估：会场布置（含物料、人工）约占总预算的10%，即约17,000元。

六、聚会会务接待

1.签到区

设置电子签到屏，宾客通过扫描二维码完成签到，并领取文化衫、纪念品袋及活动手册。

安排专人引导，提供咨询服务。

2.接待人员

选拔热情、细心的同学担任接待志愿者，负责全程引导、协助。

费用预估：接待用品（如纪念品袋、手册）及志愿者补贴约占总预算的5%，即约8500元。

七、聚会摄影摄像

1.专业团队

聘请专业摄影师及摄像师，全程跟拍，记录每一个精彩瞬间。

提供现场直播服务，让未能到场的同学也能感受现场氛围。

2.后期制作

精选照片及视频，制作成电子相册及短片，供宾客下载留念。

费用预估：摄影摄像及后期制作约占总预算的10%，即约17,000元。

八、聚会纪念册制作

1.内容规划

班级合照、个人风采照、活动精彩瞬间、同学寄语等。

设计精美，图文并茂，体现聚会主题。

2.制作流程

收集照片、文字素材，进行排版设计。

印刷装订，确保质量上乘。

费用预估：纪念册制作约占总预算的5%，即约8500元。

九、聚会食品光盘制作

1.内容选择

精选宴会中的特色菜肴、甜点及酒水，拍摄高清照片。

附上菜品介绍及厨师寄语，增加趣味性。

2.制作与分发

制作成电子光盘或U盘，随纪念册一同发放。

费用预估：食品光盘制作约占总预算的2%，即约3400元。

十、聚会快递派送

1.服务内容

为未能到场的同学提供纪念册、文化衫等物品的快递服务。

确保物品安全、准时送达。

2.合作快递

选择信誉良好的快递公司，签订合作协议，享受批量优惠。

费用预估：快递费用根据实际寄送数量及距离计算，预留总预算的2%，即约3400元作为机动费用。

十一、总结与预算分配

本次德兴老同学聚会策划活动，通过精心策划与执行，旨在打造一个温馨、难忘的聚会体验。总预算为170,000元，具体分配如下：

场地租赁与住宿：51,000元

文化衫设计制作：5000元

会场布置：17,000元

会务接待：8500元

摄影摄像及后期制作：17,000元

纪念册制作：8500元

食品光盘制作：3400元

快递派送机动费用：3400元

其他不可预见费用：预留总预算的5%，即8500元作为备用金

我们相信，通过全体同学的共同努力与支持，本次聚会定将成为我们人生中一段宝贵的记忆。期待在德兴，与每一位老同学重逢，共叙旧情，展望未来！