DB3209_T 1268-2024 红色档案数据著录规范.docx

ICS01.140.20CCSA14

DB3209

盐城市地方标准

DB3209/T1268—2024

红色档案数据著录规范

Specificationfordatadescriptionofredarchives

2024-01-19发布2024-04-19实施

盐城市市场监督管理局发布

DB3209/T1268—2024

I

前言

本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

本文件由新四军纪念馆提出。

本文件由盐城市市场监督管理局归口。

本文件起草单位：新四军纪念馆、南京农业大学信息管理学院、同方知网数字出版技术股份有限公司、山西同方知网数字出版技术有限公司、北京中科标准科技集团有限公司、南京数字经济科技学会。

本文件主要起草人：仇金标、潘麟之、王然、梁雯雯、王金鑫、袁志颖、于雪哲、何琳、曹新九、王志民、姚国章、李晓慧、陈桂莲、成鑫、郝振国、王宏昭、王鑫、李慈女、罗贤娟、曾小凡。

DB3209/T1268—2024

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红色档案数据著录规范

1范围

本文件界定了红色档案数据著录的术语和定义，确立了总则，规定了著录项目、著录符号、著录用文字、标识项著录细则、背景项著录细则、内容与结构项著录细则、查阅与利用控制项著录细则、相关资料信息项著录细则、附注项著录细则、著录控制项著录细则、著录示例及工作程序。

本文件适用于各级各类红色档案馆（室）、红色文化纪念馆对所藏各种类型的红色档案的著录。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其必威体育精装版版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T4880（所有部分）语种名称代码GB/T15418档案分类标引规则

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

红色档案redarchives

中国共产党领导下，新民主主义革命时期、社会主义革命和建设时期、改革开放和社会主义现代化建设新时期、中国特色社会主义新时代形成的，具有保存价值的文字、图表、音像及其他各种方式和载体的历史记录。

3.2

著录description

为检索和管理馆藏资料资源，对红色档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录的过程。

[来源：DA/T18—2022，3.1]3.3

著录层级descriptionlevel

著录单元所处的层次位置（著录层级包括卷宗级、大件级、小件级，每一层级均有相应编号，层级顺序编写为卷宗号-大件号-小件号）。

[来源：DA/T18—2022，3.1，有修改]

3.4

著录单元unitofdescription

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2

作为基本著录单位的一件文物、一份文件、一个文件集合、一张图片、一本图书、一部音频或视频。[来源：DA/T18—2022，3.2]

3.5

著录项目elementofdescription

揭示档案内容、结构、背景或管理活动的记录事项。[来源：DA/T18—2022，3.5]

3.6

著录条目entryofdescription

一个著录单元所有著录项目的组合。

注：手工著录环境下，著录条目的形式为著录卡片；计算机环境下，著录条目的形式为一条数据记录。著录单元所处的层次位置。

[来源：DA/T18—2022，3.6]

4总则

4.1层级性

根据档案整理结果，从卷宗级到小件级分级著录档案信息，以反映部分与整体的层次结构。

4.2一致性

应在著录原则、著录内容、著录格式等方面保持基本一致，确保著录信息具有通用性，以提高不同机构中档案信息资源的互用性。在著录过程中，每个著录项目都遵循统一的规定，以保证著录信息规范统一。

4.3完整性

尽可能全面地设置著录项目，多角度、全方位记录档案的相关信息，确保档案的内容、结构、背景和元数据等信息无缺损。

4.4实用性

著录项目充分考虑档案使用者的检索习惯和规律，确保著录的内容信息及其表现形式符合使用要求，便于档案使用者检索和利用；著录内容务求直观，方便档案使用者识别和理解。

4.5动态性

著录项目的内容发生变化时，应重新著录。根据实际需要，保留原著录内容或重新赋值。例如，著录单元的分级赋值发生变化时，则文件号需要重新赋值；著录单元的密级发生变更时，密级项在保留原著录内容的基础上，补充变更情况