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公司行政接待制度

一、目的

为规范公司行政接待工作，加强对外联络沟通，展现公司良好形象，提高接待工作的质量和效率，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有涉及外来宾客接待的部门及相关人员。

三、接待原则

1.热情周到原则：以热情、友好、主动的态度对待每一位来访宾客，确保宾客在公司期间感受到周到细致的服务。

2.规范高效原则：严格遵循既定的接待流程和标准，合理安排接待活动，确保接待工作有序、高效进行，避免不必要的延误和混乱。

3.对等接待原则：根据来访宾客的级别、来访目的等因素，安排相应级别的公司人员进行接待，确保接待规格合理恰当。

4.节俭务实原则：在保证接待质量的前提下，注重节约，避免铺张浪费，合理控制接待费用支出。

四、接待类型及标准

1.重要客户接待

定义：对公司业务发展有重大影响的客户、合作伙伴，包括大型企业高层领导、重要战略合作方负责人等。

接待规格：由公司高层领导亲自出面接待，安排专人负责全程跟进协调；接待场所优先选择公司高档会议室或外部高档商务场所；用餐可根据情况安排在高级餐厅，菜品以特色、精致为宜；住宿安排在当地五星级酒店或同等档次的特色酒店。

交通安排：根据宾客需求提供专车接送服务，车辆选用公司高档商务车或租用相应档次的车辆。

2.一般业务客户接待

定义：日常业务往来中有合作关系的普通客户、供应商代表等。

接待规格：由对口业务部门负责人或指定专人接待，接待场所可选择公司普通会议室；用餐安排在公司附近中档次餐厅，以商务餐为主；住宿根据实际需要，安排在三星级或四星级酒店。

交通安排：如有需要，可安排公司车辆接送，或协助宾客预订出租车等公共交通出行方式。

3.政府部门、行业协会等来访接待

定义：各级政府部门工作人员、行业协会相关人员来公司调研、检查、指导等。

接待规格：根据来访人员的级别和来访事由，安排相应级别的公司领导及相关部门负责人接待；接待场所视情况选择合适的会议室；用餐安排遵循公务接待相关规定，注重简洁、规范；住宿安排按照相应的公务接待标准执行（如需公司协助安排）。

交通安排：如需接送，可安排公司合适车辆保障出行。

4.其他来访接待

定义：包括求职者、媒体记者、临时来访咨询人员等。

接待规格：由公司前台或相关职能部门安排专人进行接待，在公司接待室或公共区域进行简单交流沟通；一般不安排用餐和住宿，如有特殊情况按常规商务标准酌情处理。

交通安排：告知来访人员周边公共交通信息，如需特殊协助可灵活安排。

五、接待流程

1.接待准备阶段

信息确认：接待部门在接到来访通知后，需详细了解来访宾客的单位、姓名、职务、来访人数、来访时间、来访目的、行程安排等信息，并及时填写《接待信息登记表》。

制定接待方案：根据来访宾客的情况和接待类型，确定接待规格、接待人员，制定详细的接待方案，包括接待时间、地点、活动内容、用餐安排、交通安排等，报上级领导审批后实施。

准备接待资料：收集整理与来访相关的公司资料、项目资料等，以便向宾客进行介绍展示；同时准备好会议所需的设备、文具等物品，确保接待场所整洁、舒适。

2.接待实施阶段

迎接宾客：按照预定时间，接待人员提前到达指定地点迎接宾客，如机场、车站或公司门口等，礼貌热情地与宾客打招呼，引导宾客前往接待场所。

参观介绍：如有参观公司的安排，由专人陪同宾客进行参观，介绍公司的基本情况、业务范围、企业文化等，解答宾客提出的疑问。

会议交流：在会议室进行正式的会议交流，接待人员应确保会议秩序，做好会议记录，根据需要提供茶水、咖啡等饮品服务。

用餐安排：按照接待方案安排宾客用餐，接待人员要注意用餐礼仪，引导宾客就座，合理安排菜品和酒水，营造融洽的用餐氛围。

交通安排：用餐结束或活动结束后，根据既定的交通安排，安全、准时地送宾客前往下一站或返程，与宾客礼貌道别。

3.接待后续阶段

费用结算：接待活动结束后，及时对各项接待费用进行整理核算，按照公司财务报销规定进行报销审批。

总结反馈：接待部门对本次接待工作进行总结，收集宾客的反馈意见，分析接待过程中存在的问题和不足之处，提出改进措施，为今后的接待工作提供参考。

六、接待人员职责

1.接待总负责人：全面统筹协调接待工作，审批接待方案，对接重要宾客，处理接待过程中的突发情况，确保接待工作顺利完成。

2.对口接待人员：负责与来访宾客的具体对接沟通，了解宾客需求，介绍公司相关情况，解答宾客疑问，陪同宾客参与各项活动，是接待活动中的主要服务人员。

3.后勤保障人员：包括司机、会议室服务人员、餐饮服务人员等，司机负责安全、准时地接送宾客；会议室服务人员负责提前准备会议室、会议期间的茶水服务等；餐饮服务人员保障用餐环境和菜品质量等。

七、接待费用管理

1.费用预算：在制定接待方案时，