高效的会议管理培训课件1.pptxVIP

高效的会议管理培训Efficientconferencemanagementtraining时间：21-07-07讲师：小1知

Contents目录会议的基本原则1会议前的准备2会议的常见实行方法3会议后的跟进4

01会议的基本原则PART01

主题1：三种思考思考会议的必要性Thinkingaboutthenecessityofmeeting是一定要召开的会议吗？不能由自己决定吗？没有更好的方式吗？最大限度地减少会议Minimizemeetings不能减少参加者吗？不能减少会议频率、时间和资料吗？不能进行更为妥帖的运作吗？是否能与其他会议合并Canitbemergedwithothermeetings不能与其他会议一起召开吗？加入其他会议中就不是好的内容吗？

主题2：三个原则第一个原则明确召开会议的目的和预期目标。Firstprinciple第二个原则少开会，开短会。将时间定为1个小时，最多不超过1个半小时。Thesecondprinciple第三个原则将会议记录整理成一张纸。Thethirdprinciple

主题3：六个规定参加者为必要的合适人选和负责人，会议规模尽可能小。第二条规定第一条规定严格遵守时间，最大限度地减少时间浪费。第三条规定明确会议目的，不要转移到其他主题上。事先分发会议资料，在参加会议之前进行查阅。第四条规定第五条规定要让所有参加者发言，并且相互尊重所发表的意见。尽可能减少会议记录，仅记录决定了的主要事项。第六条规定

主题4：高效会议的八大特征高效会议的八大特征1.只在必要时才召开；2.事先已经筹划好了；3.拟定和分发了议程表；4.拟定和分发了议程表；5.一切按部就班；6.请了最有经验、才能和必要的人出席；7.做出了结论和总结；8.记录所有决定和工作任务的负责人及完成时间，并明确跟进人。

02会议的准备PART02

会议的准备准备1筹划会议准备2明确会议目的和目标准备3对会议事先进行公告准备4会议主持者必须具备的条件准备5选定参加者准备6事先分发会议资料准备7分配时间准备8准备会场准备9…………

会议的准备Why会议主持者在会议开始之前，应当立足于5W1H这6条原则进行事先讨论。WhatWhereWhenWhoHow寻求为什么必须召开这个会议，是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案对会议时间如何、是否很好地遵循时间进行确认让适合议题的人出席会议对议题是否符合会议目的进行检查对是否有能够容纳所有人的场所进行确认对如何得出符合议题的结论进行讨论

为了召开高效的会议，首先应当进行彻底的会议准备（明确目的、制定计划、整理资料、通知开会、布置会场等）案例：13年5月30日，空调事业部召开了5月品质例会，转型升级总顾问陈建民、事业部总经理黎昕及品质管理部总监杨天刚等相关人员出席会议。会议按照以往的模式召开，对相关的内外部品质指标达成、质量异常情况进行了通报，但会议开始十几分钟后就提前结束了。原因是什么呢？主要有以下几点：一是为了通报而通报，重点放在数据指标方面，没有刨根问底，真实的反映出存在的核心品质问题到底是什么，原因分析不深入、不到位；二是整改的措施不具体、不到位，没有明确的操作计划、责任人及完成时间等，无法真正落地。主题1：筹划会议

主题1：筹划会议会议主持者在举行会议的过程中应当检查的事项很多，主要有以下方面：1确定好会议的目的、目标和类型了吗？2确定好会议的议题、日期、时间了吗？3确定好会议参加者了吗？4准备好会场和各种备置用品了吗？5准备好要分发的资料并发放到位了吗？6会议顺利地进行了吗？7得出令人满意的结论了吗？

主题1：筹划会议16243会议参加者准备相关事项5充分确认会议目的和议题以自身的经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商对议题进行分析，讨论其中的问题是什么寻求问题的解决对策和可行方案在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动完成自己需要准备的资料，如有必要，也复印一下其他人的资料

主题2：明确会议目的和目标会议准备从会议目的开始，会议必须存在目的和明确的目标，遵循目的的会议形式有：信息传达型，问题解决型，订立计划型，利益调整型举例：最近转型升级小组相关人员发现，空调分厂每天召开的生产例会，会前很多未进行充分的准备，开会时要讨论的具体内容和要达成的目标都未明确，为了开会而开会，流于形式，这样的会议真正的价值又有多少？

主题3：对会议事先进行公告如果必须召开会议，就应当在1周之前，至少在1天之前预先通知，以便做好会议事项的准备工作。应当记入事前通知的项目：会议名称和目的、目标会议主题、讨论项目和会议类型召开日期、开始时间和结束时间召开场所（地址、电话号码、示意图）主持者姓名参加者名单附加会议资料其他（参加者事前必须准备的资料）