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公司采购制度及流程

一、引言

采购制度是企业为了保证采购活动规范、高效、廉洁、公正，维护企业利益和形象，根据国家法律法规、行业规范及企业实际情况制定的规章制度。本制度旨在明确采购流程、规范采购行为，确保采购活动符合企业发展战略和经营目标。

二、采购原则

1.公开、公平、公正原则：采购活动应遵循市场规律，保证采购过程的透明度，确保供应商的公平竞争。

2.成本效益原则：采购活动应充分考虑成本与效益的关系，力求以最低的成本获取最优质的产品或服务。

3.质量优先原则：采购产品或服务应确保质量符合企业需求，不得以牺牲质量为代价追求低价。

4.合同管理原则：采购活动应依法签订合同，明确双方权利义务，确保合同履行。

三、采购组织架构

1.采购部门：负责企业采购活动的组织实施，对采购过程进行监督管理。

2.采购委员会：由企业高层领导、相关部门负责人组成，负责审批采购计划和采购合同。

3.采购小组：根据采购项目设立，由采购部门、使用部门和相关专业人员组成，负责具体采购事宜。

四、采购流程

1.采购需求识别

（1）使用部门根据实际需求，填写《采购申请表》，明确采购项目、数量、质量、技术参数等要求。

（2）采购部门对采购申请进行审核，确保需求合理、合规。

2.供应商选择

（1）采购部门根据采购项目，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判等方式选择供应商。

（2）采购部门对供应商资质进行审查，确保供应商具备相应的生产能力、技术水平和信誉。

3.采购合同签订

（1）采购部门与供应商进行商务谈判，确定采购价格、交货期限、质量标准等事项。

（2）采购部门与供应商签订采购合同，明确双方权利义务。

4.采购执行

（1）采购部门对供应商的交货情况进行跟踪管理，确保按时到货。

（2）使用部门对到货产品进行验收，确保质量符合要求。

5.采购支付

（1）采购部门根据验收合格的产品，向供应商支付货款。

（2）财务部门对采购支付进行审核，确保支付合规。

6.采购评价

（1）采购部门对供应商的履约情况进行评价，为今后的采购活动提供参考。

（2）使用部门对采购产品或服务的使用效果进行评价，为改进采购工作提供依据。

五、采购制度及流程的监督与改进

1.采购部门应定期对采购制度及流程进行审查，确保其符合国家法律法规、行业规范及企业实际情况。

2.采购部门应建立采购档案，对采购过程进行记录，便于监督和查询。

3.采购部门应定期对采购人员进行业务培训，提高采购人员的专业素质。

4.采购部门应加强与供应商的沟通，建立良好的合作关系，促进采购活动的顺利进行。

六、违规处理

1.对违反采购制度及流程的行为，企业应依据情节严重程度，对相关责任人进行处罚。

2.对涉及违法行为的采购活动，企业应依法向相关部门报告，追究相关责任。

七、附则

1.本制度自发布之日起实施。

2.本制度的解释权归企业采购部门。

3.企业可根据实际情况，对本制度进行修改和补充。

以下为具体采购流程的操作细节：

1.采购需求识别

（1）需求收集：使用部门应根据实际工作需求，及时向采购部门提出采购申请。

（2）需求分析：采购部门对使用部门提出的采购申请进行分析，确保需求合理、合规。

（3）需求确认：采购部门与使用部门进行沟通，确认采购需求。

2.供应商选择

（1）供应商调查：采购部门通过各种渠道了解供应商的基本情况，如生产能力、技术水平、信誉等。

（2）供应商筛选：采购部门根据采购项目需求，对供应商进行筛选，确定参与招标的供应商。

（3）招标文件准备：采购部门准备招标文件，包括招标公告、招标文件、评标办法等。

（4）招标过程：采购部门组织招标活动，包括开标、评标、中标等环节。

3.采购合同签订

（1）合同谈判：采购部门与中标供应商进行商务谈判，确定合同条款。

（2）合同审批：采购部门将谈判结果报采购委员会审批。

（3）合同签订：采购部门与供应商签订采购合同。

4.采购执行

（1）订单下达：采购部门根据采购合同，向供应商下达订单。

（2）进度跟踪：采购部门对供应商的生产进度进行跟踪，确保按时交货。

（3）验收合格：使用部门对到货产品进行验收，确保质量符合要求。

5.采购支付

（1）支付申请：采购部门根据验收合格的产品，向财务部门提交支付申请。

（2）支付审批：财务部门对支付申请进行审批。

（3）支付执行：财务部门根据审批结果，向供应商支付货款。

6.采购评价

（1）供应商评价：采购部门对供应商的履约情况进行评价。

（2）使用部门评价：使用部门对采购产品或服务的使用效果进行评价。

（3）采购改进：采购部门根据评价结果，对采购工作进行调整和改进。