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会议的基本知识

会议的概念

会议是人类群体有组织的会晤、

议事行为或过程。

会议的构成要素

n会议的要素即会议的组成因素。

n分为基本要素和其它要素两大类。

n基本要素即所有会议必有的要素（目的、时

间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、

议程）。

n其他要素即可供选择的、并非为所有会议所

共有的要素（名称、服务机构、秘书机构、

经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗

性材料）。

会议的主要种类

n按组织类型：可分为内部会议和外部会议，正式会

议和非正式会议；

n按时间方面的规定性：可分为定期和不定期两类；

n按出席对象：可分为联席会（由若干单位共同召集

并参加）、内部会、代表会、群众会等；

n按功能性质：可分为决策性（必有决议、决定）、

讨论性、执行性（分配工作、布置任务、执行政

策）、告知性（发布会、说明会）、学术性、协调

性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；

会议的主要种类

n按议题性质：可分为专业性（解决专门领域问

题）、专题性、综合性等；

n按照规模大小：可分为特大型（万人以上）、

大型（数千人）、中型（数百人上下）、小型

（数十人或数人）等；

n按会议采用的方式手段：可分为常规会、广播

会、电话会、电视会等；

n按与会者的国籍及议题的范围：可分为国内会

议和国际会议等。

公司常见会议的种类与作用

n经理例会与特别会议

经理例会是指由本企业的经理们参加，研

究经营管理中重大事项的办公会议。这类会议是例行

的，通常每月一次或每周一次，与会者和会议地点都

相对固定。

经理特别会议是在企业的外部环境或内部

运转机制面临重要问题，急需领导集体研究，立即拿

出解决方案时召开的会议。这类会议的主要任务就是

研究和解决新问题，做出相应的对策。

公司常见会议的种类与作用

n部门员工例会

是某一部门定期召开，由本部门全体员工参加

的会议。如生产部门例会、销售部门例会等。一般

起到通报情况、交流信息、解决问题、融洽感情的

作用。

n股东大会和董事会议

股东大会是股份制企业定期召开的例行性会议，

一般每年召开一次，有股东参加，决定股份公司的

最高执行方针。秘书通常在会前三到四个星期就要

将会议通知邮寄给参会人员。董事会分例会和特别

会议。

公司常见会议的种类与作

用

n公司年会

用于各部门报告一年来的工作业绩，确定下一

年的工作计划。公司年会往往在年终举行，不仅总

结表彰，还可能开展一系列的庆祝活动。

n客户咨询会

这类会议主要是邀请企业的客户代表、合作单

位代表参加，听取客户对企业经营管理方面的意见、

建议，对客户提出的问题集中给予解答。这类会议

的与会者来自方方面面，有本地区的，也有外埠的；

有本国的，也有外国的；规模比较大，工作量难度

较大，要求高。

公司常见会议的种类与作用

n产品展销定货会

这类会议是企业经营中经常使用的一种有效手

段，一般由销售部门负责人操办。

n业务洽谈会

是企业中一项重要的活动，是企业提高经济效

益的关键。企业的领导人常常亲临此类会议。

n新产品新闻发布会

企业研制出新产品并准备将其推入市场时。常

常采用新闻发布会的形式进行宣传。

会议筹备

拟订会议议程和日程

学习目标

掌握会议议程和日程表的设引方法。

n会议议程

会议议程是对会议所要通过的文件、

所要解决的问题的概略安排，并冠以序

号将其清晰地表达出来，会前发给与会

者。

n会议日程

会议日程是指会议在一定时间内的具体安排，如有说明可附于表

后，会前发给与会者。

n⑴宣布议程

n⑵说明人员缺席情况

n⑶宣读并通过上次会议的记录

n