高效会议管理培训课件11.pptxVIP

高效会议管理(学员版)Efficientmeetingmanagement汇报人：XXXXXX

目录CONTENT01会前BeforetheMeeting02会中DuringtheMeeting03会后AftertheMeeting

01BeforetheMeeting会前

会议的类型和目的制定决策解决问题交流汇报会前会议是有必要的吗？会议的成本时间成本会议直接成本机会成本

会前会议的十大致命伤没有议程少数人垄断发言，意见无法流畅地沟通主持人不能拍板决定一言堂，与者迎合附会领导的想法跑题，偏离讨论主题打断别人，争辩议而不决，没有行动计划会议场所不佳，与会议人频繁进出，办理与会议无关的事情与会人不对，与会议主题相关性不大与会者没有充分准备

会前“必要”的会议有负责会后考核工作的部门“必要”会议目的单纯化会议资料有准备会前先行沟通书面解决无法当场决定的事项报告内容有纪要

TITLEHERETITLEHERETITLEHERE一个中心两个基本点前轮-会前准备一个中心——会议议程后轮——会后跟踪会前

准备会议——什么人参加？会前相关问题的主要决策人为完成工作需要了解相关信息的人员能够提供相关意见的人员对问题负有义务，或存在利害关系，或起作用的人员将要负责执行会议做出的决定的人员

会议规范流程会程一、二、三等分享话题和目标交换信息产生主意/做决定/确认行动小结结束会议总结安排下次会议开始欢迎会议目的议程时间安排规章制度跟进会议纪要跟进计划

准备会议议程的要求会前1由重要到不重要会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。2由不尖锐到尖锐将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。3由容易到困难让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。

会议准备工作核对清单会前高效会议在开始之前就开始了是否准备会议名签是否安排交通工具是否安排与会者住宿是否发出了会议通知确定视听材料确定辅助教材准备会场周边位置图是否要求与会者准备资料确定相关资料是否安排会后娱乐项目并做好事先通知了解会议的目的是否一定要开会确定会议的形式安排会议的议程决定会议的时间确定会议的主持人决定会议的地点研究会场如何布置确定出席人数安排出席者座位

筹备工作的方方面面会前会议主题时间地点负责人预算会议资料住宿邀请通知嘉宾报到演出参会者展台会场接送用餐宴会参观旅游

02DuringtheMeeting会中

如何开场会绍背景会议目的议程会议期待

主持人的守则与责任会中营造和谐气氛按照议程进行正确总结讨论的内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者理清不假思索的想法尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保持中立态度

与会者的守则与责任会中耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不进行人身攻击避免出现不当的肢体语言会后总结会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任保持开放的心态，摒除部门之见尽可能多地获取信息

职场沟通3Ａ模型会中AskingQuestions问问题Activelistening积极倾听Advocacy陈述意见换位思考

积极倾听的技巧会中倾听与你是否同意其他人的讲话是毫无关系的。倾听就是接收到其他人所讲的一切。倾听就是理解其他人的想法。理解并不意味着接受。倾听中的障碍什么是倾听？＞听的速度说的速度

学会听——首先要学会沉默会中1234把所有个人见解放在一边聚精会神，不要走神注意一些非言语的示意动作(沉默、手势模仿、表示赞同、反对、思考、怀疑、有兴趣或厌倦、以及身体疲乏等等的形体姿势或动作)不加筛选地收集所有的观点

采用合适的反馈方式会中32416了解5演绎支持决定判断复述

积极倾听会中复述复述是用另一种表达方式重复对方刚说的话或者直接引用他的话或者用自己的语言重组对方的话把对方的原意保持完整复述，就是告诉对方你对他的信息的理解！在这两种情况下尤其有用当对方给予的是重要的感情上的信息时当你不确定对方的意思时

积极倾听的八个方面会中复述避免中途打断不要多说共情目光接触赞赏性的点头和恰当的表情提问避免分心的手势

问题类型会中开放式问题这种问题需要解释和说明，同时向对方表示你对他们说的话很感兴趣，还想了解更多的内容封闭式问题你是哪里人？你多大啦？结婚了吗？……

引发讨论的三种提问会中24TITLEHERETITLEHERETITLEHERE以个人为中心的