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公司文件管理及档案保管办法

TOC\o1-2\h\u4269第一章文件管理的基本要求 1

266881.1文件分类与编号 1

214281.2文件的起草与审核 2

133131.3文件的发布与存档 2

32652第二章文件的收发与登记 2

67282.1文件的接收 2

189232.2文件的发放 2

50352.3文件收发登记的管理 2

25574第三章文件的传阅与借阅 3

11413.1文件的传阅流程 3

250803.2文件的借阅规定 3

294553.3文件传阅与借阅的登记 3

19801第四章文件的保管与存储 3

139464.1文件保管的环境要求 3

289404.2文件的存储方式 3

14494.3定期检查与维护 4

18500第五章文件的利用与查询 4

222225.1文件的利用权限 4

248515.2文件查询的流程 4

137695.3文件利用与查询的记录 4

23942第六章文件的销毁与处置 4

131516.1文件销毁的条件与程序 4

201166.2文件处置的方式 4

232716.3销毁与处置的记录 5

16265第七章档案的收集与整理 5

190777.1档案的收集范围 5

158337.2档案的整理方法 5

108067.3档案的移交 5

18560第八章档案的保管与利用 5

246288.1档案保管的要求 5

110898.2档案的利用规定 6

54998.3档案利用的审批流程 6

第一章文件管理的基本要求

1.1文件分类与编号

文件分类应根据公司的业务需求和管理要求进行，可分为行政文件、业务文件、财务文件等。行政文件包括各类通知、报告、规章制度等；业务文件涵盖项目文档、合同文本、市场调研报告等；财务文件则包含财务报表、预算方案、审计报告等。文件编号应具有唯一性和系统性，采用分类编码的方式，例如行政文件以“XZ”开头，业务文件以“YW”开头，财务文件以“CW”开头，后面跟具体的编号。编号规则应明确、清晰，便于文件的识别和管理。

1.2文件的起草与审核

文件的起草应由相关部门或人员负责，保证内容准确、完整、清晰。起草人应根据实际情况进行调研和分析，收集相关资料和信息，保证文件的科学性和可行性。文件起草完成后，应提交给相关部门或人员进行审核。审核内容包括文件的内容是否符合公司的政策和法规、是否与其他文件存在冲突、语言表达是否准确等。审核人应提出具体的审核意见，起草人应根据审核意见进行修改，直至文件通过审核。

1.3文件的发布与存档

文件经审核通过后，应按照规定的流程进行发布。发布方式应根据文件的性质和重要程度确定，可采用内部邮件、公告栏、文件系统等方式。发布时应保证文件的接收人员能够及时、准确地获取文件内容。文件发布后，应及时进行存档。存档应按照文件的分类和编号进行，保证文件的存放有序、便于查找。存档的文件应包括文件的原件和相关的审核、修改记录等。

第二章文件的收发与登记

2.1文件的接收

公司应指定专人负责文件的接收工作。接收文件时，应认真核对文件的数量、编号、标题等信息，保证文件的完整性和准确性。对于收到的文件，应及时进行登记，登记内容包括文件的来源、编号、标题、接收日期等。如发觉文件存在问题，应及时与发文单位联系，协商解决。

2.2文件的发放

文件的发放应根据公司的规定和实际需要进行。发放文件时，应明确文件的发放范围和发放对象，保证文件能够准确地送达相关人员手中。发放文件时，应要求接收人签字确认，以保证文件的发放记录完整。对于重要文件的发放，应采用挂号信、快递等方式，保证文件的安全送达。

2.3文件收发登记的管理

文件收发登记是文件管理的重要环节，应建立健全的登记管理制度。登记信息应及时、准确地录入到文件管理系统中，便于查询和统计。定期对文件收发登记情况进行检查和核对，保证登记信息的准确性和完整性。对于登记信息的变更和调整，应严格按照规定的流程进行操作，保证文件管理的规范性和严肃性。

第三章文件的传阅与借阅

3.1文件的传阅流程

文件的传阅应根据文件的内容和重要程度确定传阅人员的范围。传阅流程应明确，一般由文件管理人员将文件按照传阅人员的顺序依次传递。传阅人员在收到文件后，应及时进行阅读，并在文件传阅单上签字确认。传阅人员如有意见或建议，应在传阅单上注明。文件传阅完毕后，应及时交回文件管理人员。

3.2文件的借阅规定

公司员工因工作需要借阅文件时，应填写文件借阅申请表，注明借阅文件的名称、编号、借阅期限等信息。经