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宴会作业流程

宴会作业流程

2025-1-17

宴會可分為「業務」與「執行服務」兩大部份，業務單位負責招攬客人，執行服務單位負責達成客人所要求的服務。

宴会作业流程

宴會流程步驟依序為：

洽詢

預約

確認及簽訂定席合約書

場地擺設與規劃

發佈宴會通知單

再次確認

各單位工作計劃的擬定

宴會場地佈置

服務工作的執行

帳單結清

追蹤

建檔等12個階段。

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一、洽詢

洽詢的方式有三種：來電、書信和親自前往。

一旦得悉顧客有舉辦宴會之意願，訂席人員最好能邀請顧客親自到宴會現場看場地。

由訂席人員就現地設備清楚的為顧客解答說明，不但可以增加說服力，亦可大幅提高成功的機率。

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在洽詢的過程中，負責接洽的訂席人員必須備妥足夠的資料供顧客參考，例如：場地圖、容量表、租金一覽表、餐飲標準收費表、飲料價目表及器材租借表等。

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由於不同桌數與不同型態的宴會所適合的廳別不盡相同，是以宴會廳設有許多隔間以變化符合顧客需求。

所有宴會廳別對於不同宴會類型之容量，皆應詳細敘述於宴會部提供的場地圖和容量表中，方便顧客參考。

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二、預約

假使顧客有意願預約宴會，訂席人員便需問清楚其宴會的日期、時間、宴會名稱、性質以及聯絡人之姓名、電話，並詳細記錄之。

宴會廳提供報價單給顧客後，亦需正確無誤的將資料轉達給其他相關人員。

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訂席所需之資料，為方便記錄，應設計宴會洽談表。

如果顧客只是「暫訂」宴席，訂席單位則必須對其保持追蹤，付完訂金才表示該宴會廳場地確實已被訂下。

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決定宴會菜單內容時，不但要瞭解顧客預算與喜好，也需考慮季節、成本、飯店廚房器材設備以及服務技術等問題。

縱使客戶資料可以全部輸入電腦，但是其往來文件仍需建檔保存備查，尤其簽約文件仍需在宴會結束後結帳時取出做為計價的依據。

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三、確認及簽定訂席合約書

業務人員將雙方所同意的事項，記錄在合約書上，並請客人簽字以保障客人與飯店自身的權利。

合約簽訂後，須向客人酌收費用為訂席之訂金。

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以漢來大飯店訂席合約書為例，其內容包括12項，分別為：(p.152)

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四、場地擺設與規劃

每一個宴會都有不同的格局，必須根據宴會廳型態、宴會廳場地大小、用餐人數多寡以及主辦者偏好等因素，決定宴會場地的擺設規劃。

所以同一場地可依顧客不同的要求擺設成酒席、酒會或會議室等。

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一、餐會

首先要決定採用圓桌或長方桌

桌子類型決定後，便需決定主桌的設定位置

若為大型宴會，則尚需配合舞台的佈置與設計

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二、開會或講習會

最常用的是「教室型」或「戲院型」，也可採用U字型排列

除了桌椅之外，均須備有講台

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三、酒會

酒會擺設主要在規劃酒吧台與開胃菜台的位置，並設計客戶所欲表達之宴會主題。

擺設時，需注意擺設台的裝飾

酒會的燈光應該要比平常宴會燈光稍暗

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四、自助餐

自助餐的座位安排可參照餐會的擺設方式，但需特別考慮自助餐台的設置。

自助餐台除需考慮客人在入門時即容易見到的易見性之外，廚房補菜的便利性亦是重要的考量因素之一。

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五、發布宴會通知單

訂席組在與客戶談妥宴會細節後，對內應發佈一份類似公文的宴會通知單，告之各宴會相關單位應負責執行之工作。

宴會通知單的內容包括有契約書中的主要資料，以及各單位所需準備的物品內容事項。

各單位工作內容p.167

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六、再次確認

為因應顧客臨時的變動，訂席人員應在宴會舉辦前一週，再與顧客確認宴會相關事項，將發生錯誤的可能性降至最低。

宴會變更單應詳細記載原案和變更後的修訂內容，並將變更之訊息確實傳達相關部門。

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七、各單位工作計劃的擬定

大致有三個原則

1.由各單位依照所收到的宴會通知單，各自擬定所負責部份之工作計劃

2.若為特殊宴會，宴會部可將各單位集合開會，共同籌劃

3.工作計劃與服務作業有關者，必須事先預估所需之服務員人數以及餐具、布巾等數量。

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八、宴會場地佈置

宴會何時開始佈置端視宴會複雜程度而定。

客戶若有事先進場佈置的需求，負責人員應先瞭解該場地是否有空檔，並依照宴會廳大小收取場租。

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九、服務工作的執行

服務前集合開會

事前工作的協調，並給予現場人員精確的指示，臨時人員的訓練等。

迎接顧客光臨

門口迎賓、衣帽間、入口處之接待桌

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服務時需注意事項

1.宴會服務單位為執行服務的主力，然須瞭解客戶對於餐飲服務的喜好及要求。

2.服務人員若於執行中遇到一些突發事件，必須馬上向宴會經理反應，以便做最快速且最適當的處理。

3.服務人員在服務當中應謹言慎行，不能竊竊私語或對顧客行為妄加批評。

4.服務部門主管應致力於提昇服務人員的反應能力，並需耐心的