学术会议举办流程与技巧.ppt

会场布置茶歇处集体合影场地安排会场外围房间布置会议室酒店门口横幅（注意横幅内容）签到台全景报到处指示牌会场地点指示牌会场门口摆放公司宣传展架会场横幅（注意横幅内容并悬挂于主席台后）主席台铭牌摆放（按照会务礼仪安排）（话筒、茶水、纸笔、公司宣传及产品资料）主席台物品摆放01物品摆放02（茶水、纸笔、公司产品资料）投影仪、电脑及音响效果调试立式奖台（鲜花、写真、话筒、电脑、鼠标、鼠标垫、电源线、接线板、数据线、激光笔）茶歇处01（专人负责提前半小时布置完成并注意看管）02合影（摄影师提前半小时到位、座次按照会务礼仪将第一排座位名单贴于椅背上）房间布置（消费品撤掉、水果洗后摆放、温馨提示卡摆放）会场布置前台接待用餐安排专家接送会议进行答谢晚宴会后事宜房牌号、签到表，统一登记发放（为简化流程，制作只需客户打钩的表格）学术活动举办的流程与技巧珠海健帆学术会议的开展不是最终目的，

而是提升销售的方法！活动类型沙龙、病例交流会省、市级论坛专家讲座科室会目的（开发、解决问题……）主任支持准备细节会后跟进科室会：01确定时间02确定地点03确定内容04确定细节大型学术活动筹划如何保证会议质量及效果呢？会议准备工作，您做好了吗？省级论坛的开展案例分享方案提交会后跟进筹备会议客户邀请会议当天讲者沟通组织流程一、会议方案提交会议方案提交会议意向沟通会议酒店选择根据公司相应政策及市场需要，明确论坛的目的筛选论坛的大会主席、主讲专家当面与专家沟通论坛主题、讲座内容及时间安排会议意向沟通STEP2STEP1筹备会议中分析市场情况及专家拜访情况，讲解会议必要性、紧迫性，从而调动同事举办论坛的积极性。经理、业务人员上报拟邀请客户名单（附车船费预算及住宿意向），由总监审批。计划邀请客户名单根据公司相应政策选择酒店，实地考察会场、晚宴、茶歇、合影及配套设施（所有项目尽力在同一家酒店）与酒店业务经理沟通，争取提供一些优惠或免费服务，明确收费的项目。0201会议酒店选择1根据论坛邀请的目标客户及联谊时间选择并考察酒店周边的娱乐项目。2新项目需现场考察，确保具有吸引力联谊活动安排上述四项均确定后，列出较为详细的费用预算。1与同事沟通好各项费用的报销流程，以防发生票据混乱及丢失的情况。2费用预算及方案提交二、筹备会议论坛活动举办意向确定后明确各项筹备工作的时限要求及人员分工。论坛前一天，按细节准备事项最后确认各项工作的筹备情况，查漏补缺，并进行会前动员，明确会议当天各项工作分工及负责人。论坛前一天，按物品准备明细表清点会议物品，并重点注意准备现场签到表、论坛日程表、客户住宿安排表、电脑桌面及公司宣传片（十分钟版）。三、客户邀请客户邀请必须在公司已批准活动方案主要嘉宾时间均确定无误后方可启动。1为顺利邀请到客户，保证参会人员的质量，可争取获得医学会盖章的通知。2为了确定参会客户的数量，避免酒店房间及晚宴的浪费，至少进行三次客户邀请情况的确认。3四、讲者沟通1会议前10天，学术人员现场简述课件制作的主要思路。2提供给讲者的参考资料不得重复（特别是关于血液吸附原理、材料的PPT）5会议前1天，支付专家讲课费，通过最终版课件确保学术观点植入效果。4会议前5天，确保讲者的内容与论坛的主题吻合。3参考资料不要使用公司LOGO模板五、会议当天会议当天