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费用报销管理制度

总则

为加强公司费用管理，控制不合理开支，规范员工报销行为，提高公司财务管理水平，提高公司经济效益，特制定本制度。

本制度所指的费用报销管理包括：费用借支、费用报销、费用审批。

本制度所指的费用报销包括在日常经营活动中所发生的差旅费用、住宿费、交通费、业务招待费、办公费用、低值易耗品购置费、广告费用、小区开发、名单、活动费用、房屋租赁费、物业、水电、卫生费用、维修费、工资发放、员工奖励、福利费用、固定资产购置、材料物资采购、赠品物资采购以及其他与经营活动有关的费用等。

管理原则

先审批后支付原则：凡符合财务规定的支出项目均需事先申请经批准后才可支出；没有申请或未经批准的费用一律不得支出。

谁审批谁负责原则：审核人、批准人要对经办项目认真审核，按规批准并对此负责。

即时结清原则：除有特殊理由并经总经理批准外，凡借用公款者，必须及时结清；前帐不清、后款不借。

手续完整原则：票据要合格、手续须完整，否则财务不予受理。

部门职责及审批权限管理

费用报销部门职责

财务部：负责制定有关费用报销流程及制度，并根据经批准的各部门费用的范围、额度，对费用申请单、报销凭证进行审核，办理现金预借、报销及付款。

各部门：包括门店、各业务部门及各职能部门。负责对本部门的各项费用申请及报销进行初审后按相关审批流程履行审批手续，部门负责人对各项费用发生的真实性、合理性负责。其中涉及行政办公费用、福利费用、汽车费用的（具体明细见2.1.3），由行政部复审后交财务部审核报销。

行政部：负责行政办公费用、福利费用、汽车费用的复审及制定相关管理办法。行政办公费用包括办公室的通讯费、网络费、办公用品、招聘费、水电杂费、装修费、维修费、房租费、物管费、卫生费、低耗品购置费、书籍购买（包括公司及各部门员工需要的管理学习类书籍、资料费）、固定资产等；福利费用包括培训费、员工奖励、员工活动经费（拓展费、旅游费）等；汽车费用包括油费、过桥过路费、停车费等。

费用报销

费用报销标准及管理要求

差旅费报销标准及管理

出差人员到达目的地所需乘坐交通工具等级标准如下：

公司所有人员出差可乘坐火车、动车、高铁（均为二等席车）以及其他的交通工具等，但夜间（指从晚上8时至次日凌晨7时，下同）乘坐火车在车上过夜6小时以上或连续乘车超过12小时的，可乘坐硬席卧铺。

原则上除公司人员出差不得乘坐飞机，有特殊情况的须经总经理批准后方可乘坐飞机。

出差人员乘坐本规定所规定的交通工具可凭有效单证，按实报销交通费，超规定乘坐交通工具或未经批准乘坐飞机的，其交通费超规定部分自理。

出差人员所到城市的市内交通费一律凭票据实报销，出租车票不予报销。

出差人员由接待单位提供交通工具的，不得报销市内交通费。

所有出差费用的报销必须后附经审批后的出差申请单（详细注明出差时间、地点、目的、交通工具等项目）。在每次出差返回公司后及时填写差旅费报销单交财务报账或及时核销借支款（一般应于出差返回后3个工作日内办理报销手续，最迟不得跨月。）。

不鼓励员工驾车前往目的地。因个人意愿自行驾车出差的，公司只按正常出行车票同等金额报销费用。自行驾车出行交通安全自负，公司不承担任何责任，因交通安全所产生的修车费、保养费等费用个人自理。交通工具所发生的交通或治安、刑事事故，也与公司无关。

出差期间发生的共同费用报销，报销单需有同行人员签名确认；出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

住宿费报销标准及管理

住宿费按出差地区和出差人员职级分别设定标准，在报销限额内实报实销，

广告费用的报销标准及管理

广告费用包括：媒体广告费用、物料制做费用、广告促销活动费用、电视片专题制做播放等；

年度广告费、业务宣传费和集团品牌营销支出应根据年度业务计划制定预算，在预算内开支；

广告费用的预付款须填写好付款申请单同时附批准的合同办理付帐手续，报销时提供正式发票、合同、送货单、验收单等单据。

广告费用报销时应提供的附件：物料制作费用应提供发票、已批示的合同、已批准的付款申请单、各门店或总部物料管理部门的验收单、样稿或反映全貌的照片。促销活动应提供已批示的促销活动方案、发票、活动费用的清单。

房租、水电、卫生、物业费用报销标准及管理

房租费用应签订凭租赁合同，在首次付款时，应向财务部提交合同原件一份，并由财务部登记并留存，行政部负责统一办理付款申请手续。

水电、卫生、物业费用报销应提供相关发票或收据，由行政部统一报销。

维修费用：维修事务统一报行政部办理，电脑信息设备维修须有维修清单，办公家具、电器等零星维修须有维修明细表，验收单等相关单据。

固定资产购置报销标准及管理

固定资产预算及购置计划既要从实际需要出发又要注意节约，要根据各类资产的配置，充分利用现有固定资产，防止积压浪费。固定资产归口行政部实行统一采