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办公室合同与印章管理制度

办公室合同与印章管理制度

一、目的

为加强公司合同与印章管理，规范合同签订、履行及印章使用流程，防范法律风险，维护公司合法权益，结合公司实际情况，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各部门及全体员工在经营活动中涉及的合同管理与印章使用。

三、职责分工

1.办公室：负责合同文本的统一编号、存档管理；印章的保管、使用登记与监督；组织合同与印章管理相关培训。

2.法务部门：负责合同的法律审核，提供法律咨询服务；对印章使用的合法性进行监督，协助处理合同纠纷。

3.业务部门：负责合同的起草、谈判、履行跟踪；提出印章使用申请，并确保合同内容符合业务实际需求。

4.财务部门：负责对合同涉及的财务条款进行审核，监督合同款项的收付。

四、合同管理

合同签订流程

1.合同起草：业务部门根据业务需求起草合同文本，明确合同双方权利义务、标的、价款、履行期限、违约责任等关键条款。合同文本应尽量采用公司制定的标准合同模板，如无标准模板，应参考类似合同范例。

2.部门审核：合同起草完成后，业务部门内部进行审核，确保合同条款符合业务实际，表述清晰准确。审核通过后，将合同提交给相关协作部门会签审核，如涉及技术内容，需技术部门审核；涉及财务条款，需财务部门审核。

3.法务审核：协作部门审核通过的合同，提交法务部门进行法律审核。法务部门重点审查合同的合法性、合规性、完整性以及潜在的法律风险，提出修改意见。业务部门根据法务意见对合同进行修改完善。

4.领导审批：经法务审核后的合同，按照公司审批权限规定，依次提交部门负责人、分管领导、总经理审批。审批通过后方可签订。

5.合同签订：合同签订应由公司法定代表人或其授权代理人进行。授权代理人签订合同前，应取得法定代表人的书面授权委托书。合同双方签字盖章后，合同正式生效。

合同履行与变更

1.履行跟踪：业务部门负责合同的履行跟踪，及时掌握合同执行情况，协调解决履行过程中出现的问题。定期向相关领导汇报合同履行进度。

2.变更与解除：合同履行过程中如需变更或解除合同，业务部门应及时提出书面申请，说明变更或解除的原因、内容及对公司的影响。变更或解除申请需按照合同签订审批流程进行审批，经批准后方可实施。变更或解除合同的协议应作为原合同的附件一并存档。

合同存档与查阅

1.存档管理：办公室负责合同的统一存档管理，按照合同类别、签订时间等进行分类编号，建立合同档案台账。合同原件及相关资料应妥善保管，保存期限按照国家法律法规及公司档案管理规定执行。

2.查阅借阅：因工作需要查阅或借阅合同档案的，需填写《合同查阅/借阅申请表》，经所在部门负责人和办公室负责人审批后，到办公室办理查阅或借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人应妥善保管合同资料，不得擅自涂改、复制、转借。

五、印章管理

印章种类与保管

1.印章种类：公司印章包括公司公章、法人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等。

2.保管责任：公司公章、法人章由办公室指定专人负责保管；合同专用章由办公室保管；财务专用章、发票专用章由财务部门指定专人保管。印章保管人应确保印章存放安全，防止印章被盗用、滥用。

印章使用审批

1.常规使用：对于一般性文件、报表等需加盖印章的，由文件制发部门填写《印章使用申请表》，经部门负责人审批后，交印章保管人盖章。

2.重要合同及文件：涉及合同签订、重要协议、对外报送的重要文件等需加盖印章的，除填写《印章使用申请表》外，还需按照公司相关审批流程，经分管领导、总经理审批后，方可盖章。

3.特殊情况：如遇紧急情况需使用印章，而相关领导无法及时审批的，印章保管人应通过电话或其他方式向领导请示，经同意后方可先盖章，并在事后及时补办审批手续。

印章使用登记

1.印章保管人应建立《印章使用登记台账》，对每次印章使用情况进行详细登记，包括使用日期、申请人、文件名称、文号、印章种类、用途等信息。

2.盖章完成后，印章保管人应在《印章使用申请表》上签字确认，并将申请表与登记台账一并存档。

印章停用与销毁

1.停用情形：公司印章因磨损、变更公司名称、机构调整等原因不再使用时，由办公室提出印章停用申请，报公司领导批准后，发布印章停用通知。

2.销毁处理：停用的印章由办公室负责回收，统一进行销毁处理。销毁过程应进行记录，参与销毁人员应签字确认。

六、监督与处罚

1.办公室会同法务部门定期对合同与印章管理情况进行检查，对发现的问题及时提出整改意见。

2.对违反本制度规定，导致公司遭受经济损失或不良影响的部门或个人，公司将视情节轻重，给予相应的纪律处分和经济处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

七、内部评审、法律审核与反馈

1.内部评审：制度初稿完成后，组织各部门负责人及相关业务骨干进行内部评审。评审重点关注制度的合理性、可行性以及与公司实际