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办公室设备维护与保养制度

办公室设备维护与保养制度

一、目的

为确保办公室设备的正常运行，延长设备使用寿命，提高工作效率，降低设备故障率，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司内所有办公室设备，包括但不限于电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、空调、办公桌椅等。

三、职责分工

1.行政部门

负责制定办公室设备维护与保养计划，并监督执行。

建立设备档案，记录设备的基本信息、维护保养记录、维修记录等。

协调设备维修、保养工作，负责与外部维修服务提供商的联系与沟通。

对设备的采购、报废等事项提出建议。

2.使用部门

负责本部门设备的日常使用和管理，确保设备的正确操作。

及时发现并报告设备故障及异常情况。

配合行政部门和维修人员进行设备的维护保养工作。

3.财务部门

负责审核设备维护与保养费用预算，并监督费用的支出情况。

四、设备维护与保养计划

1.行政部门应根据设备的使用说明书、行业标准以及公司实际使用情况，制定年度、季度和月度设备维护与保养计划。计划应明确维护保养的设备名称、型号、维护保养内容、责任人、时间安排等。

2.对于关键设备和大型设备，应制定专项维护保养计划，确保设备的稳定运行。

五、日常维护与保养

1.设备使用前检查

设备使用人员在每次使用设备前，应进行简单的外观检查，确保设备无明显损坏、连接正常。

对于电脑、打印机等电子设备，应检查电源、网络连接是否正常，设备是否能正常启动。

2.设备清洁

设备使用人员应定期对设备进行清洁，保持设备表面干净整洁。清洁时应使用适当的清洁工具和清洁剂，避免对设备造成损坏。

对于电子设备，应注意防止液体进入设备内部；对于打印机、复印机等设备，应定期清理硒鼓、墨盒、纸路等部件，防止卡纸和打印质量下降。

3.设备正确使用

设备使用人员应严格按照设备的使用说明书进行操作，不得擅自更改设备的设置和参数。

禁止在设备上安装未经授权的软件和插件，避免因软件冲突导致设备故障。

对于办公桌椅等家具，应合理使用，避免超载和不当损坏。

六、定期维护与保养

1.按照维护保养计划，行政部门应定期组织对设备进行全面维护保养

对于电脑设备，应定期进行系统更新、杀毒软件升级、硬件检查等工作，确保电脑系统的稳定性和安全性。

打印机、复印机等设备应定期进行内部清洁、部件检查和校准，确保打印质量和设备性能。

空调设备应定期进行滤网清洗、制冷剂检查等维护工作，保证空调的制冷、制热效果和运行安全。

2.定期维护保养工作应由专业维修人员或经过培训的人员进行，行政部门应做好监督和记录工作

七、设备故障处理

1.设备使用人员在发现设备故障后，应及时向行政部门报告报告内容应包括设备名称、型号、故障现象、发生时间等信息。

2.行政部门接到报告后，应立即对故障进行初步判断，并安排维修人员进行维修。对于简单故障，维修人员应在最短时间内解决；对于复杂故障，维修人员应及时制定维修方案，并告知使用部门预计维修时间。

3.若设备故障无法在公司内部解决，行政部门应及时联系外部维修服务提供商。在选择外部维修服务提供商时，应进行充分的市场调研和评估，选择具有良好信誉和专业技术能力的供应商。维修完成后，行政部门应组织相关人员对维修质量进行验收，并要求维修服务提供商提供维修报告和发票。

4.对于因设备故障导致的工作延误，行政部门应协调相关部门采取临时措施，确保工作的正常进行。

八、设备维修记录与档案管理

1.维修人员在每次维修设备后，应详细填写设备维修记录，包括维修日期、设备名称、型号、故障现象、维修方法、更换的零部件等信息。

2.行政部门应建立设备档案，将设备的采购合同、使用说明书、维护保养计划、维修记录等资料进行归档管理。设备档案应妥善保存，以备查阅和参考。

九、设备报废处理

1.当设备出现以下情况时，可申请报废：

已超过规定使用年限，且设备老化严重，无法正常使用或维修成本过高。

因技术进步或业务变更，设备已无法满足工作需求，且无转让或使用价值。

设备因意外事故或不可抗力因素导致严重损坏，无法修复或修复后仍无法正常使用。

2.设备报废申请由使用部门提出，填写设备报废申请表，详细说明设备报废原因、设备名称、型号、购置时间等信息，并提交行政部门审核。

3.行政部门接到报废申请后，应组织相关人员对设备进行评估，确认设备是否符合报废条件。评估通过后，将报废申请表提交财务部门审核。

4.财务部门根据公司财务制度和相关规定，对设备报废申请进行审核，确认设备的账面价值和处置方式。审核通过后，报公司领导审批。

5.经公司领导审批同意后，行政部门负责对报废设备进行处置。处置方式包括出售、捐赠、报废回收等，具体处置方式应根据设备的实际情况和公司相关规定确定。处置过程中，应确保设备的资产安全，并做好相关记录。

十、培训与教育

1.行政部门应定期