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公司借款和报销管理制度

一、总则

1.目的

为规范公司借款及报销流程，加强财务管理，严格控制费用支出，确保公司资金的合理使用，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工。

二、借款管理

1.借款原则

（1）因公借款：员工因公务需要，经批准后方可办理借款手续，严禁因私借款。

（2）专款专用：借款必须按申请用途使用，不得挪作他用。

（3）前账不清，后账不借：员工在未结清前次借款时，原则上不得再次申请借款，特殊情况需经总经理特批。

2.借款流程

（1）借款人填写《借款申请单》，注明借款事由、金额、预计还款日期等信息。

（2）部门负责人审核借款的必要性、真实性及金额合理性，签字确认。

（3）财务部门对借款申请进行财务审核，重点审查预算、资金状况等，签署意见。

（4）审批权限：借款金额[X]元以内，由部门经理审批；[X]元-[X]元，由分管副总审批；[X]元及以上，由总经理审批。

（5）经批准后的《借款申请单》交财务部门作为付款依据，财务部门以现金或转账方式支付借款。

三、报销管理

1.报销原则

（1）真实性：报销凭证必须真实、合法、有效，严禁伪造、涂改凭证。

（2）及时性：业务发生后应及时办理报销手续，原则上在费用发生后的[X]个工作日内完成报销，特殊情况不超过[X]个工作日。

（3）完整性：报销时应提供完整的报销凭证及相关附件，如发票、合同、清单等。

2.报销流程

（1）报销人整理粘贴报销凭证，填写《费用报销单》，注明报销项目、金额、事由、发票张数等信息，并签字。

（2）部门负责人审核报销事项的真实性、合理性，确认是否符合公司规定，签字批准。

（3）财务部门审核报销凭证的合法性、完整性，核对金额计算是否准确，如发现问题及时退回更正。

（4）审批权限同借款审批权限。

（5）经审批通过的报销单，财务部门予以报销，支付报销款项。

四、报销凭证要求

1.发票要求

（1）报销必须提供正规发票，发票抬头应为公司全称，内容应与实际业务相符。

（2）发票应加盖开票单位发票专用章，且印章清晰可辨。

（3）电子发票需打印报销，同时保证打印清晰，防止重复报销，财务部门应建立电子发票报销台账。

2.其他凭证

（1）除发票外，如涉及差旅费报销，需附出差审批单、交通票据、住宿发票、餐饮发票等明细；业务招待费报销需附招待清单，注明招待事由、人员等信息。

（2）采购物资报销需附采购申请单、采购合同、入库单、验收单等相关附件。

五、特殊情况处理

1.遗失凭证

如报销凭证不慎遗失，应及时取得原开票单位加盖公章的证明，并注明凭证号码、金额、内容等，经部门负责人和财务部门审核确认后，可作为报销依据；若无法取得证明，由本人写出书面说明，经上级领导签字批准，按公司规定扣减相应金额后报销。

2.跨期报销

因特殊原因导致费用跨期报销，报销人需书面说明原因，经部门负责人和财务部门审核同意后，方可办理报销手续，但跨期一般不得超过[X]个月，否则不予报销。

六、监督与处罚

1.财务部门负责对借款和报销业务进行日常监督检查，定期向公司管理层汇报执行情况。

2.对违反本制度的员工，视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处罚；如涉及违规违纪、侵占公司资金等行为，将依法追究法律责任。

七、附则

1.本制度由公司财务部负责解释。

2.本制度自发布之日起施行，如有未尽事宜，另行补充规定。