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办公室员工离职交接制度

办公室员工离职交接制度

一、目的

为规范办公室员工离职交接工作，确保工作的连续性和准确性，保障公司资产、信息等的安全完整，维护公司正常运营秩序，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于办公室所有离职员工的交接工作。

三、相关法律法规及参考标准

1.《中华人民共和国劳动合同法》

2.行业内关于员工离职交接的通用规范与最佳实践

四、交接原则

1.全面完整原则：离职员工需将工作相关的各类事项、资产、资料等完整交接给接手人员。

2.及时高效原则：离职员工应在规定时间内完成交接，避免因交接延误影响工作开展。

3.明确责任原则：交接过程需明确双方责任，确保工作责任清晰过渡。

五、交接内容

1.工作事项交接

正在进行的工作任务进展情况、下一步计划及重点注意事项。

未完成的项目、任务的详细资料及相关沟通记录。

工作中涉及的重要客户、合作伙伴信息及沟通渠道。

2.资产交接

办公设备，如电脑、打印机、复印机、办公桌椅等的交接，并确认设备完好情况。

公司配备的通讯工具，如手机、对讲机等及相关配件。

领用的各类办公用品，如文具、文件柜钥匙等。

3.文件资料交接

纸质文件，包括合同、报告、档案、规章制度等。

电子文件，存储在电脑、移动硬盘等设备中的工作文档、数据表格、演示文稿等，并确保交接电子文件的可读取性。

账号及密码交接，包括办公系统、邮箱、各类业务系统的账号和密码。

六、交接流程

1.离职申请阶段：员工提出离职申请后，上级领导应在[X]个工作日内确认，并通知人力资源部门及相关交接部门。

2.交接准备阶段

人力资源部门向离职员工发放《离职交接清单》，明确交接内容、要求和时间节点。

离职员工在[X]个工作日内整理好需交接的工作事项、资产和文件资料等。

3.正式交接阶段

工作事项交接：离职员工与接手人员面对面沟通，详细介绍工作情况，并形成书面交接记录，双方签字确认。

资产交接：离职员工与资产管理人员一同核对资产清单，确认资产完好无损后，在交接清单上签字。如有资产缺失或损坏，需注明原因并按规定处理。

文件资料交接：纸质文件需进行清点、登记，电子文件需进行数据传输或存储介质交接，并由双方在交接清单上签字。账号及密码交接需现场验证，确保接手人员能够正常登录使用。

4.审核确认阶段

交接完成后，交接双方将《离职交接清单》提交给各自上级领导审核。上级领导应在[X]个工作日内完成审核，如发现问题及时反馈并要求整改。

审核通过后，《离职交接清单》交至人力资源部门存档。

七、内部评审

1.制度初稿完成后，组织办公室内部人员进行评审。邀请不同层级的员工代表参与，重点评审制度的可操作性、合理性以及是否符合办公室实际工作情况。

2.收集内部评审意见，整理汇总后对制度进行第一轮修改完善。

八、法律审核

将修改后的制度提交给公司法务部门进行法律审核。法务部门重点审查制度是否符合相关法律法规要求，有无法律风险点。

根据法务部门的审核意见，对制度进行第二轮修改完善。

九、相关部门反馈

将经过法律审核的制度发送给与办公室工作密切相关的部门，如财务部门、行政部门等，征求他们的意见和建议。

收集相关部门反馈意见，对制度进行第三轮修改完善，确保制度能够与其他部门的工作有效衔接。

十、实施计划

1.制度发布：制度经多轮修改完善后，正式发布至公司内部办公系统，并组织办公室全体员工进行学习培训。

2.试运行阶段：制度发布后，设定[X]个月的试运行期。在试运行期间，密切关注制度的执行情况，收集员工反馈问题。

3.正式执行：根据试运行期间的反馈情况，对制度进行最后一次调整完善后，正式全面执行。

十一、培训方案

1.培训目标：确保办公室员工熟悉离职交接制度的各项规定和流程，明确自己在离职交接过程中的责任和义务。

2.培训对象：办公室全体在职员工。

3.培训内容

制度讲解：详细介绍离职交接制度的目的、适用范围、交接内容、流程等。

案例分析：通过实际案例分析，让员工更直观地了解离职交接过程中的注意事项和可能出现的问题及解决方法。

互动答疑：设置互动环节，解答员工对制度的疑问。

4.培训方式

线上培训：通过公司内部培训平台发布制度讲解视频、相关资料等，供员工自主学习。

线下培训：组织集中培训会议，由制度制定负责人进行现场讲解和答疑。

5.培训时间安排

线上培训：制度发布后[X]个工作日内完成资料上传，员工需在[X]周内完成自主学习。

线下培训：在制度发布后的第[X]周内组织集中培训会议。

十二、监督与考核

1.人力资源部门定期对离职交接工作进行监督检查，确保交接工作按照制度要求执行。

2.将离职交接工作的执行情况纳入员工绩效考核体系，对严格执行制度的员工给予适当奖励，对违反制度的员工进行相应处罚。

十三、附则

1.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由办公室负责解释和修订。