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采购部合同管理制度

1.请购的定义

请购是指某人或者某部门依据生产需要确定一种或几种物料，并根据规定的格式填写一份要求获得这些物料的单子的整个过程。

2.请购单的要素

完整的请购单应包括以下要素：

请购的部门;请购物品所属工程;请购的用途;请购的物品名;请购的物品数量;

请购的物品规格;请购物品的样品、图纸或技术资料等;请购的物品的要求时间;

请购如有特别需要请备注;请购单填写人;请购部门主管;请购单审核人;选购副总审核;

财务审核人;公司总经理。

3.请购单及其提报规定

⑴请购单应根据要素填写完整、清楚，由公司领导审核批准后报选购部门;

⑵固定资产申购根据附表一(固定资产购置申请表)的格式进展填写提报;

⑶其他材料设备及工程工程申购根据附表二(物资选购申请表)的格式填写提报;

⑷日常零星选购根据公司印制的”根据附表三(物资选购审批单)的格式填写提报;

⑸请购部门在提报请购单是应要求选购部签字接收人请购部门备份;

⑹涉及到请购数量过多时可以附件清单的形式进展提交，为提高效率该清单的单子文档也需一并提交;

⑺遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的状况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报选购部门，签字确认手续后补。

⑻假如是单一来源选购或指定选购厂家及品牌的产品，请购部门必需作出书面说明。

⑼请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报选购部。

4.公司物资请购单的提报部门

⑴公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他工程由生产部门提报;

⑵公司生活及办公的物资、固定资产、效劳或其他生活及办公工程由办公室提报;⑶公司各部门专用的物资由各部门自行提报。

二.请购单的接收及分发规定

1.请购的接收要点

⑴选购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否根据规定填写完整、清楚，检查请

购单是否经过公司领导审批;

⑵接收请购单时应遵循无规划不选购，名称规格等不完整清楚不选购，图纸及技术资料不全不选购，库存已超储积压的物资不选购的原则;

⑶通知仓库治理人员核查请购物资是否有库存;

⑷对于不符合规定和撤销的请购物资应准时通知请购部门。

2.请购单的分发规定

⑴对于请购单选购部应根据人员分工和岗位职责进展分工处理;

⑵对于紧急请购工程应优先处理;

⑶无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;

⑷重要的工程选购前应征求公司相关领导的建议。

3.选购周期的规定

⑴单次选购金额预算在1万元以下的零星选购工程或预算在1万元以下可市区选购的物资及产品的选购周期不应超过5天;

⑵单次选购金额预算在1万元以上的工程比价选购，选购周期不应超过15天;

⑶请购部门应根据以上规定的时间提前提报请购单选购部如未能按时完成选购任务

时应向领导说明缘由;

⑷遇到紧急选购应汇报公司领导实行快速优先选购的策略。

三.询价及其规定

1.询价前应仔细批阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应准时的与请购部门沟通;

2.属于一样类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包选购;

3.对于紧急请购工程应优先处理;

4.全部选购工程上必需向生产厂家或效劳商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介构造询价;

5.对于请购部门需求的物资或设备如有本钱较低的替代品可以推举选购替代品;

6.询价时对于一样规格和技术要求应对不同品牌进展询价;

7.在询价时遇到特别状况应书面报请公司领导批示。

四.比价、议价

1.对厂商的供给力量，交货时间及产品或效劳质量进展确认;

2.对于合格供给商的价格水平进展市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出;

3.收到供给单位第一次报价后应向公司领导汇报状况，设定议价目标或抱负中标价格。

4.重要工程应通过肯定的方法对于目标单位的实力，资质进展验证和审查，如通过进展实地考察了解供给商的各方面的实力等;

5.参考目标价格与拟合作单位进展价格及条件的进一步谈