超市员工档案管理制度.docx

超市员工档案管理制度

超市员工档案管理制度

一、目的

为了加强超市员工档案管理，有效地保护和利用档案，提高员工管理的科学性和规范性，为超市人力资源管理提供全面、准确的信息依据，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于超市全体员工档案的管理工作。

三、职责分工

1.人力资源部门

负责制定和完善员工档案管理制度，并监督制度的执行情况。

归口管理员工档案，负责档案的收集、整理、分类、归档、保管、借阅和转递等工作。

定期对员工档案进行清查和核对，确保档案的完整性和准确性。

2.各部门

负责及时向人力资源部门移交本部门员工的各类人事资料。

协助人力资源部门完成员工档案信息的收集和核实工作。

四、档案内容

员工档案应包括以下内容：

1.入职材料：求职申请表、身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、专业技术资格证书复印件、职业资格证书复印件、离职证明、体检报告等。

2.劳动合同材料：劳动合同书、劳动合同变更协议等。

3.培训材料：内部培训记录、外部培训证书复印件、培训总结报告等。

4.绩效考核材料：各考核周期的绩效考核表、绩效面谈记录等。

5.薪酬福利材料：工资单、奖金发放记录、社保缴纳记录、公积金缴纳记录等。

6.职位变动材料：调岗申请表、晋升审批表、降职审批表等。

7.奖惩材料：奖励审批表、荣誉证书复印件、违纪处理决定等。

8.其他材料：员工个人声明、其他与员工个人相关的重要材料。

五、档案的收集与整理

1.收集

人力资源部门在员工入职时，应及时收集员工的各类入职材料，并确保材料的真实性和完整性。

各部门应在规定时间内将本部门员工的培训记录、绩效考核结果、奖惩情况等资料移交至人力资源部门。

人力资源部门应定期向员工本人收集其他需要归档的材料，如学历提升证书、职业资格证书等。

2.整理

人力资源部门收到各类档案材料后，应按照档案内容的分类标准进行整理。

对每份材料进行审核，确保材料的格式规范、内容完整、签字盖章齐全。

将整理好的材料按照类别和时间顺序进行编号，并编制档案目录。

六、档案的归档与保管

1.归档

人力资源部门应将整理好的档案材料及时归档，确保档案的连续性和系统性。

档案归档应采用纸质档案和电子档案相结合的方式，电子档案应与纸质档案内容一致。

2.保管

设立专门的档案库房或档案柜，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。

档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。

严格控制档案库房的温度和湿度，保持档案库房的清洁卫生。

七、档案的借阅与查阅

1.借阅与查阅申请

因工作需要借阅或查阅员工档案的，须填写《员工档案借阅/查阅申请表》，注明借阅/查阅的原因、档案名称、借阅/查阅时间等信息，并经部门负责人和人力资源部门负责人审批。

涉及高级管理人员档案的借阅或查阅，须经总经理审批。

2.借阅与查阅规定

档案借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。

借阅人应妥善保管档案，不得擅自涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料，不得转借他人。

查阅档案应在指定地点进行，查阅人不得擅自将档案带出查阅地点。

档案管理人员应对档案的借阅和查阅情况进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅/查阅时间、归还时间等信息。

八、档案的转递

1.员工离职或调往其他单位时，人力资源部门应按照有关规定及时办理档案转递手续。

2.档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，严禁个人自带档案转递。

3.人力资源部门应在档案转出前，对档案进行认真核对和整理，并填写《员工档案转递通知单》，随档案一并转出。

4.接收单位收到档案后，应及时将回执寄回人力资源部门，以确认档案已安全送达。

九、档案的必威体育官网网址

1.档案管理人员应严格遵守必威体育官网网址制度，保守档案机密，不得泄露档案内容。

2.非档案管理人员未经许可不得进入档案库房，不得接触和查阅员工档案。

3.对违反必威体育官网网址制度的行为，应视情节轻重给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

十、档案的信息化管理

1.建立员工档案管理信息系统，将员工档案信息进行数字化录入和存储，实现档案信息的快速检索和查询。

2.定期对档案管理信息系统进行维护和更新，确保系统的正常运行和数据的安全。

3.利用信息化手段对档案信息进行统计和分析，为超市人力资源管理决策提供数据支持。

十一、监督与检查

1.人力资源部门应定期对员工档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。

2.超市内部审计部门应定期对员工档案管理工作进行审计监督，检查制度的执行情况和档案的完整性、准确性。

3.对于在员工档案管理工作中存在违规行为的部门和个人，应按照超市相关规定进行严肃处理。

十二、制度的修订与解释

1.本制度应根据国家法律法规、行业标准和超市实际情况的变化适时进行修订。

2.本制度由人力资源部门负责解释。

十三、实施