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档案建立与台账管理

品质管理部

档案管理的必要性

引言：物业从事的是效劳性工作，效劳质量是核心竞争力，在如何提高效劳质量的过程中，档案管理发挥至关重要的作用。

必要性：

是各项事物处理、设备维护的依据(报修投诉处理)

有一定的凭证作用。〔监控录像档案)

是躲避风险的主要途径之一。

是开展物业研究的根本统计素材

反响物业管理水平，评价物业质量并综合反响物业管理状况。

是行业趋势，是各项评优的组成部门。〔市优、国优〕

档案管理的原那么

一、平安至上原那么：

防火、防盗、防湿、防虫；

专管〔专人收集、专人管理〕

二、集中分散原那么：

统一制度、统一标准、统一标准，集中收集

不同部门、不同业务〔各领班各自分管〕

三、业务对应原那么：

业务门类不同，分类方法不同

档案管理的原那么

四、标准管理原那么：

防止特立独行、标新立异、自搞一套。

五、指标评价原那么：

量化

目标考核重要指标。

六、切实可行原那么：

不刻意作假。

档案建立流程

优质档案的来源

第一步、档案收集

没有标准完整的物业资料，就不会有标准完整的物业档案，更谈不上整理；保管就失去意义了，利用价值当然就大打折扣。

档案的来源：详见右图

第一步、档案收集

定义：按照有关规定、通过例行的接受制度和专门的征集方法，将分散在各部门、个人手中和散失在其他地方的档案有组织有方案保存在一个地方。

收集要求：

常年累计、持久；

制度化和标准化，及时并不断更新。

齐全完整，保质量。

精简准确，并能反响企业的业务活动。

第二部、档案整理

〔一〕归档文件书写要工整、清晰，不用普通圆珠笔、铅笔或复写纸等不耐久的记录材料。

〔二〕文件收集是否齐全完整，底稿、附件是否装订在一起；一次会议、一项工作、一个事由(或问题)的文件是否全部归档。

〔三〕归档年度是否分清，跨年度文件是否分清；

〔四〕归档文件保管期限划分是否准确，几种保管期限的文件是否混在一起；

第三步：装订

1、装订前，对破损的文件进行修复以延长其寿命。修复主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件进行修补。

2、复制字迹模糊或易褪变的文件。一般采用复印的方式进行复制。比方件字迹耐久性差，须复制后才能归档。

3、去除易锈蚀的金属物，如订书钉、回形针等。

第三步：装订

4、装订的方法采用三种：一种是10页以内用胶水粘贴，第二种是40页以内用钢夹固定，三种是40页以上用“三孔一线”装订。

要求：装订文件封面制作标准档案封面.doc

第四步：编号

编号是编目工作的起点和根底，通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以固定，并为后续的编目工作以及将来查找利用时提供实体条件。

第五步：编制目录

它是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和根底。编目必须按照分类、排列的结果、逐类、逐件编制目录，以系统、全面的提示归档文件的全貌。

第六步：装盒

装盒要求

归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。档案利用完毕后归档时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中。

要求：统一文件盒脊设置档案盒标识.doc

备考表

备考表置于盒内文件之后，工程包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。

盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

日期：归档文件整理完毕的日期。

要求：备考表制作

备考表.xls

档案管理

推行方案

1、表单的内容讨论定稿

2、推行方案

永康工程管理部：

肿瘤工程管理部：

儿保工程管理部：

117医院工程管理部：

公司各部门：自行优化、4月中旬完稿。