酒店会议协议书范文.doc

酒店会议协议书范文

合同编号：__________

甲方（会议主办方）：

甲方名称：

甲方地址：

甲方联系方式：

甲方联系邮箱：

乙方（酒店方）：

乙方名称：

乙方地址：

乙方联系方式：

乙方联系邮箱：

一、会议基本信息

1.会议名称：[具体会议名称]

2.会议日期：自[开始日期]至[结束日期]

3.会议时间：每天从[开始时间]至[结束时间]

4.会议地点：[酒店具体会议室名称及位置]

二、会议场地及设施

1.会议室安排

乙方将为甲方提供[会议室名称]作为本次会议的主要场地，该会议室可容纳[人数]人。

如甲方需要额外的会议室或场地，乙方将根据实际情况进行协调安排，但需提前[X]天通知乙方。

2.会议设备及设施

会议室内将配备投影仪、音响设备、麦克风、白板等基本设备，以满足会议的正常需求。

如有特殊设备需求，甲方应在预订时提出，乙方将尽力协助提供，但相关费用由甲方承担。

3.场地布置要求

甲方有权根据会议的主题和需求对会议室进行布置，但不得损坏酒店的设施和设备。

如需乙方提供场地布置服务，甲方需提前告知乙方布置方案和要求，乙方将根据甲方的要求进行布置，相关费用由甲方承担。

三、住宿安排

1.客房类型及数量

甲方预订的客房类型为[房型]，数量为[X]间。

乙方将根据甲方的要求为参会人员安排合适的房间。

2.入住及退房时间

入住时间为[入住时间]，退房时间为[退房时间]。

如需提前入住或延迟退房，甲方应提前通知乙方，乙方将根据实际情况进行安排，但可能会产生额外费用。

3.客房服务要求

客房内将提供日常清洁服务、更换床上用品和毛巾等基本服务。

如甲方需要其他额外的客房服务，如送餐服务、洗衣服务等，应在预订时提出，相关费用由甲方承担。

四、餐饮服务

1.餐饮安排

乙方将为甲方提供会议期间的餐饮服务，包括早餐、午餐、晚餐和茶歇。

餐饮的时间和地点将根据会议的安排进行确定。

2.菜单选择

乙方将为甲方提供多种菜单选择，甲方可根据参会人员的口味和需求进行选择。

如甲方有特殊的饮食要求或需要定制菜单，应在预订时提出，乙方将尽力满足甲方的需求，但相关费用可能会有所增加。

3.特殊饮食需求

如参会人员中有素食者、过敏者或有其他特殊饮食需求的人员，甲方应在预订时告知乙方，乙方将根据实际情况为其提供合适的餐饮服务。

五、会议服务

1.会议期间服务人员安排

乙方将为甲方的会议配备专业的服务人员，包括会议接待人员、会场服务人员等，以保证会议的顺利进行。

服务人员将在会议期间为甲方提供周到的服务，如引导参会人员入场、提供茶水服务、协助会议设备的使用等。

2.会议资料准备与分发

如甲方需要乙方协助准备会议资料，如打印文件、制作会议手册等，应在预订时提出具体要求，乙方将根据甲方的要求进行准备，相关费用由甲方承担。

会议资料将在会议开始前分发到参会人员手中，保证每个人都能及时收到所需的资料。

3.技术支持与设备维护

乙方将为会议提供必要的技术支持，如保证会议设备的正常运行、解决网络连接问题等。

如会议设备出现故障，乙方将及时安排技术人员进行维修，保证会议的顺利进行。

六、费用及支付方式

1.总费用明细

本次会议的总费用为人民币[X]元，具体费用明细如下：

会议室租赁费用：人民币[X]元

客房费用：人民币[X]元

餐饮费用：人民币[X]元

会议服务费用：人民币[X]元

其他费用（如有）：人民币[X]元

2.付款方式

甲方应在签订本协议后的[X]个工作日内，向乙方支付总费用的[X]%作为定金，即人民币[X]元。

剩余费用应在会议结束后的[X]个工作日内一次性支付给乙方。

甲方可以通过银行转账、支票或现金等方式进行支付，支付信息如下：

收款账户：

开户银行：

账号：

3.发票开具

乙方将在收到甲方支付的全部费用后，为甲方开具正规的发票。

发票的内容将根据甲方的实际消费情况进行开具，发票将以邮寄或当面交付的方式提供给甲方。

七、预订与取消政策

1.预订流程

甲方应在会议开始前的[X]天前向乙方提出预订申请，并填写预订表格，提供会议的基本信息、场地需求、住宿需求、餐饮需求等。

乙方将在收到甲方的预订申请后的[X]个工作日内，对甲方的预订申请进行确认，并回复甲方。

如乙方确认接受甲方的预订申请，甲方应在收到乙方的确认回复后的[X]个工作日内，与乙方签订本会议协议，并按照本协议的约定支付定金。

2.取消政策及费用

如甲方在会议开始前的[X]天前取消预订，乙方将全额退还甲方已支付的定金。

如甲方在会议开始前的[X]天至[X]天内取消预订，乙方将退还甲方已支付定金的[X]%。

如甲方在会议开始前的[X]天内取消预订，乙方将不予退还甲方已支付的定金。

八、保