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财务合同管理与审查制度

财务合同管理与审查制度

一、目的

为加强公司财务合同管理，规范合同审查流程，有效防范财务风险，保障公司合法权益，结合公司实际情况，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司及所属各部门签订的各类涉及财务收支的合同。

三、职责分工

1.财务部门

负责财务合同的归口管理，制定和完善财务合同管理制度。

对合同的财务条款进行审核，包括但不限于付款方式、结算周期、发票开具、税务处理等。

参与重大合同的谈判，提供财务专业意见。

负责财务合同的存档、保管和查阅工作。

2.业务部门

负责合同的起草、发起和初步审核，确保合同内容符合业务实际需求。

提供与合同相关的业务资料，协助财务部门和其他相关部门进行审核。

负责合同的签订、履行和跟踪，及时向财务部门反馈合同执行情况。

3.法务部门

对合同的合法性、合规性进行审核，包括合同条款、法律风险等方面。

提供法律专业意见，协助处理合同纠纷和法律事务。

4.其他相关部门

根据合同具体内容和业务需要，参与合同的审核，提供专业意见和建议。

四、合同管理流程

合同起草

1.业务部门根据业务需求和项目情况，起草合同文本。合同文本应包括但不限于合同双方基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。

2.业务部门在起草合同过程中，应充分考虑财务、法律等方面的风险，确保合同条款清晰、明确、合法、合规。

合同初审

1.业务部门起草完成后，对合同进行初步审核，确保合同内容完整、准确，符合业务实际需求。

2.业务部门将合同文本及相关业务资料提交给财务部门进行初审。财务部门重点审核合同的财务条款，包括付款方式、结算周期、发票开具、税务处理等是否符合公司财务制度和相关法律法规的要求。

3.财务部门初审完成后，将合同文本及审核意见反馈给业务部门。如存在问题或需要修改的地方，业务部门应根据财务部门的意见进行修改完善。

合同会审

1.业务部门根据财务部门初审意见修改完善合同文本后，发起合同会审流程。合同会审由业务部门组织，财务部门、法务部门及其他相关部门参与。

2.各部门根据各自职责对合同进行审核，重点关注合同的合法性、合规性、可行性以及对公司利益的影响等方面。各部门应在规定时间内提出审核意见，并反馈给业务部门。

3.业务部门对各部门的审核意见进行汇总整理，对合同文本进行进一步修改完善。如各部门之间存在意见分歧，由业务部门组织协调沟通，必要时可提请公司领导进行决策。

合同审批

1.合同会审通过后，业务部门将合同文本及审核意见提交给公司领导进行审批。公司领导根据合同的重要性、风险程度等因素进行综合审批。

2.对于重大合同，公司领导可组织相关部门进行专题讨论，确保合同决策的科学性和合理性。

合同签订

1.合同经公司领导审批通过后，由业务部门负责与合同对方签订合同。合同签订应严格按照公司规定的授权审批程序进行，确保合同签订的合法性和有效性。

2.合同签订后，业务部门应及时将合同副本分别送财务部门、法务部门及其他相关部门存档备案。

合同履行与跟踪

1.业务部门负责合同的具体履行工作，严格按照合同约定的条款和要求履行义务，并及时跟踪合同执行情况。

2.财务部门根据合同约定的付款方式和结算周期，做好资金安排和账务处理工作。同时，定期与业务部门核对合同执行情况，确保财务数据与业务实际相符。

3.在合同履行过程中，如发生合同变更、解除等情况，业务部门应及时通知财务部门和法务部门，并按照规定的程序办理相关手续。

合同归档与保管

1.财务部门负责财务合同的统一归档和保管工作。合同归档应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，建立合同档案目录，便于查阅和管理。

2.合同档案应包括合同文本、审核意见、审批文件、履行记录等相关资料。合同保管期限按照国家法律法规和公司档案管理制度的规定执行。

3.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同查阅申请表》，经所在部门负责人和财务部门负责人批准后，方可查阅。查阅过程中应严格遵守档案管理制度，不得擅自复印、摘抄、泄露合同内容。

五、合同审查要点

财务条款审查

1.付款方式：审核付款方式是否符合公司财务制度和业务实际需求，是否明确约定付款时间、付款比例、付款条件等。

2.结算周期：审查结算周期是否合理，是否与公司资金周转情况相适应。

3.发票开具：明确发票的种类、开具时间、开具内容等要求，确保发票符合税法规定和公司财务管理要求。

4.税务处理：审核合同涉及的税务事项是否明确，税务负担的承担是否合理，是否存在税务风险。

5.财务预算：检查合同金额是否在公司年度财务预算范围内，如有超预算情况，是否履行了相应的预算调整审批程序。

合法性审查

1.主体资格：审核合同双方是否具有签订和履行合同的合法主体资格，是否具备相应的经营范围和资质证书。

2.