财务会计档案保管与查阅制度.docx

财务会计档案保管与查阅制度

财务会计档案保管与查阅制度

一、目的

为了加强公司财务会计档案的科学管理，统一会计档案管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司及所属各部门涉及的财务会计档案的保管与查阅管理。

三、职责分工

1.财务部

负责财务会计档案的整理、装订、归档和保管工作。

制定并执行财务会计档案保管期限表，确保档案按规定期限保存。

受理公司内部各部门及外部有权机构的会计档案查阅申请，并按规定程序办理查阅手续。

2.档案管理部门

负责对财务会计档案的管理工作进行监督、指导和检查。

协同财务部对超过保管期限的会计档案进行鉴定和销毁处理。

3.公司其他部门

有查阅财务会计档案需求时，应按规定填写查阅申请，并遵守相关查阅规定。

四、财务会计档案的范围

财务会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括但不限于：

1.会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

2.会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。

3.财务报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

4.其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

五、财务会计档案的整理与装订

1.财务部应定期对各类财务会计资料进行收集、整理，确保资料的完整性和准确性。

2.会计凭证应按照编号顺序，连同所附的原始凭证及原始凭证汇总表，进行折叠、粘贴整齐，定期（一般为每月）装订成册，并在装订线上加贴封签，由装订人员在封签处签名或盖章。

3.会计账簿应在年度终了后，打印装订成册，每本账簿应填写“账簿启用及交接表”，注明单位名称、账簿名称、账簿编号、启用日期、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。

4.财务报告应按年度、季度、月度分别装订成册，加具封面，注明单位名称、年度、季度、月度、报告所属期间、送出日期等，并由单位负责人、主管会计工作的负责人、会计机构负责人（会计主管人员）签名并盖章。

六、财务会计档案的保管

1.保管地点与设施

公司应设立专门的财务会计档案保管室，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗、防尘、防鼠等设施，确保档案保管环境安全。

档案保管室应保持清洁、通风，温度和湿度应符合档案保管要求。

2.保管期限

财务会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。

具体保管期限按照《会计档案管理办法》所附的《企业和其他组织会计档案保管期限表》执行。

公司应根据实际情况，制定详细的财务会计档案保管期限表，并严格按照规定的期限进行保管。

3.档案编号与存放

对已整理装订好的财务会计档案，应进行统一编号，编号应遵循一定的规则，便于识别和查找。

档案应按照类别、年份、编号顺序进行存放，建立相应的档案索引目录，以便快速准确地查找所需档案。

4.定期盘点与检查

财务部应定期（至少每年一次）对财务会计档案进行盘点，确保档案的数量、完整性与档案索引目录一致。

在盘点过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。

七、财务会计档案的查阅

1.内部查阅

公司内部各部门因工作需要查阅财务会计档案时，应填写《财务会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅档案名称、查阅时间范围等信息，经部门负责人签字后，报财务部门负责人审批。

审批通过后，查阅人员应在财务部指定人员的陪同下，在档案保管室进行查阅。查阅过程中，不得擅自将档案带出保管室，不得在档案上进行涂改、圈划、批注、污损等操作。

如需复印或摘录档案内容，应在申请表中注明，并经财务部门负责人再次审批。复印或摘录的内容应登记备案，由查阅人员签字确认。

2.外部查阅

公司外部有权机构（如审计机关、税务机关、司法机关等）因工作需要查阅公司财务会计档案时，应出具正式的查阅公函，并注明查阅目的、查阅档案范围等信息。

财务部应及时将外部查阅公函报公司领导审批，经批准后，安排专人负责接待，并协助查阅。查阅过程中，应严格按照外部机构的要求提供档案资料，但不得擅自提供与查阅目的无关的档案信息。

外部机构如需复印或带走公司财务会计档案，必须经公司领导书面同意，并办理相关手续。财务部应留存外部机构查阅、复印或带走档案的记录，以备日后查询。

八、财务会计档案的移交与销毁

1.移交

当年形成的财务会计档案，在会计年度终了后，可由财务部临时保管一