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超市商品采购及供应商管理制度

超市商品采购及供应商管理制度

一、目的

本制度旨在规范超市的商品采购流程，确保采购商品的质量、价格合理，同时加强对供应商的管理与合作，保障超市的稳定运营，提高经济效益和客户满意度。

二、适用范围

本制度适用于超市所有商品采购活动以及与之相关的供应商管理工作。

三、相关法律法规及行业标准引用

1.《中华人民共和国合同法》

2.《中华人民共和国消费者权益保护法》

3.《食品安全法》及其相关细则

4.各类商品对应的国家标准和行业标准

四、采购流程

1.需求预测与采购计划制定

销售部门定期（每月/季度）根据历史销售数据、市场趋势、季节因素等，对各类商品的需求进行预测。

采购部门结合销售预测、库存水平，制定详细的采购计划，明确采购商品的种类、数量、时间等。

2.供应商筛选与评估

供应商信息收集：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括但不限于供应商网站、行业展会、推荐等，建立供应商信息库。

初步筛选：根据采购需求和基本条件（如经营范围、资质证书、生产能力等）对供应商进行初步筛选。

实地考察与评估：对符合初步筛选条件的供应商，采购部门组织相关人员（质量控制、财务等）进行实地考察，从生产环境、质量管理体系、财务状况、服务水平等方面进行全面评估。

评估报告：考察结束后，形成供应商评估报告，为供应商选择提供依据。

3.采购谈判与合同签订

采购谈判：采购部门与选定的供应商就商品价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等条款进行谈判。

合同起草：根据谈判结果，采购部门起草采购合同，明确双方的权利和义务。合同应包含但不限于商品规格、数量、价格、交货地点、验收标准、违约责任等内容。

合同审核：合同起草完成后，依次提交给法务部门、财务部门进行审核，确保合同的合法性、合规性以及财务风险可控。

合同签订：经审核无误后，由双方授权代表签订采购合同。

4.订单下达与跟踪

订单下达：采购合同签订后，采购部门向供应商下达采购订单，明确订单编号、商品信息、交货日期、交货地点等要求。

订单跟踪：采购人员定期跟踪订单执行情况，及时了解供应商的生产进度、发货安排等，确保按时交货。如出现问题，及时与供应商沟通协调解决。

5.商品验收

到货通知：供应商发货前应提前通知超市到货时间、货物数量等信息。

验收准备：仓库管理部门根据到货通知，做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。

验收标准执行：验收人员按照合同约定的质量标准、数量、规格等对到货商品进行验收。对于涉及食品安全、质量认证等特殊要求的商品，需查验相关证明文件。

验收结果处理：验收合格的商品办理入库手续；验收不合格的商品，根据合同约定进行退货、换货或补货处理，并及时与供应商沟通反馈。

五、供应商管理

1.供应商分类管理：根据采购商品的重要性、采购金额等因素，将供应商分为战略供应商、重要供应商和一般供应商，实施差异化管理。

2.供应商绩效评估

评估指标设定：建立供应商绩效评估指标体系，包括商品质量、交货期、价格、售后服务等方面。

定期评估：采购部门每季度/半年对供应商进行绩效评估，收集相关部门（如仓库、销售、客服等）的反馈意见，形成评估报告。

评估结果应用：根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励（如增加采购量、优先付款等）；对表现不佳的供应商进行警告、减少采购量直至终止合作。

3.供应商关系维护

定期沟通：采购部门定期与供应商进行沟通，了解其经营状况、合作需求等，及时解决合作中出现的问题。

合作改进：双方共同探讨如何优化采购流程、降低成本、提高商品质量等，不断提升合作水平。

六、内部评审流程

1.初稿提交：制度起草完成后，由制度起草部门提交给内部评审小组。

2.小组评审：内部评审小组由采购部门、销售部门、仓库管理部门、财务部门、法务部门等相关人员组成。评审小组对制度进行全面评审，从制度的合理性、可操作性、与各部门工作的衔接性等方面提出意见和建议。

3.反馈修改：制度起草部门根据评审小组的意见和建议，对制度进行修改完善，形成第二稿。

4.多轮评审与修改：重复上述评审和修改过程，直至内部评审小组达成一致意见。

七、法律审核

1.提交审核：内部评审通过后，将制度提交给法务部门进行法律审核。

2.审核反馈：法务部门从法律法规合规性的角度对制度进行审核，提出修改意见和建议。

3.修改完善：制度起草部门根据法务部门的审核意见，对制度进行进一步修改完善，确保制度符合法律法规要求。

八、相关部门反馈收集

1.意见征求：在制度制定和修改过程中，通过多种方式（如会议讨论、邮件沟通、问卷调查等）广泛征求相关部门的意见和建议。

2.汇总分析：对收集到的意见和建议进行汇总分析，合理的意见和建议应及时纳入制度修改中。

3.沟通协调：对于存在争议的问题，组织相关部门进行沟通协调，达成共识。

九、实施计划