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超市商品采购及谈判制度

超市商品采购及谈判制度

一、目的

本制度旨在规范超市商品采购及谈判流程，确保采购活动的公正、透明、高效，降低采购成本，保证商品质量，满足顾客需求，同时维护超市与供应商的良好合作关系，提升超市整体运营效益。

二、适用范围

本制度适用于超市所有商品的采购及与供应商的谈判活动，包括但不限于食品、日用品、生鲜、服装、家电等各类商品。

三、职责分工

1.采购部门：负责制定采购计划，寻找、筛选供应商，组织采购谈判，签订采购合同，跟进采购订单执行情况。

2.质量控制部门：负责对采购商品的质量进行检验和监督，确保商品符合相关标准和超市要求。

3.财务部门：负责审核采购预算、合同条款中的财务事项，对采购成本进行控制和核算。

4.法务部门：负责对采购合同等法律文件进行审核，确保采购活动符合法律法规要求，防范法律风险。

5.销售部门：负责提供商品销售数据和市场需求信息，协助采购部门制定采购计划，对采购商品的销售情况进行反馈。

四、采购流程

1.需求分析与采购计划制定

销售部门定期向采购部门提供商品销售数据和市场需求预测信息。

采购部门结合销售数据、库存情况以及市场动态，制定年度、季度和月度采购计划，明确采购商品的种类、数量、预算等。

采购计划需经采购部门负责人审核，报超市管理层审批后执行。

2.供应商选择与评估

采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。

对潜在供应商进行初步筛选，评估其生产能力、产品质量、价格水平、信誉状况、售后服务等方面。

采购部门组织质量控制部门、法务部门等相关人员对符合初步筛选条件的供应商进行实地考察，填写供应商评估报告。

根据评估结果，确定合格供应商名单，经采购部门负责人审核，报超市管理层审批后，纳入合格供应商库。

3.采购谈判

采购部门根据采购计划，与选定的供应商进行谈判。谈判内容包括商品价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等条款。

谈判前，采购人员应充分了解市场行情和供应商情况，制定谈判策略和底线。

谈判过程中，应做好记录，形成谈判纪要。谈判纪要需经双方签字确认。

对于重大采购项目，可组织相关部门成立谈判小组，共同参与谈判。

4.合同签订与执行

采购谈判达成一致后，采购部门负责起草采购合同。合同内容应明确双方权利义务、商品规格、价格、数量、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。

采购合同需经法务部门审核，确保合同条款合法合规。审核通过后，由超市法定代表人或其授权代表与供应商签订合同。

采购部门负责跟进采购合同的执行情况，及时与供应商沟通，确保商品按时、按质、按量交付。

商品到货后，质量控制部门负责对商品进行检验。检验合格的商品办理入库手续，不合格商品按照合同约定进行处理。

5.采购验收与付款

采购商品验收合格后，采购部门将验收报告提交给财务部门。

财务部门根据采购合同和验收报告，审核发票等相关凭证，办理付款手续。付款应严格按照合同约定的付款方式和期限进行。

五、谈判原则与技巧

1.谈判原则

合法性原则：谈判活动必须遵守国家法律法规，确保合同条款合法有效。

公平公正原则：在谈判过程中，应尊重供应商的合法权益，秉持公平公正的态度进行协商，不得采取不正当手段谋取利益。

互利共赢原则：追求与供应商建立长期稳定的合作关系，通过谈判实现双方利益最大化，共同发展。

信息必威体育官网网址原则：对谈判过程中涉及的商业机密、敏感信息等予以严格必威体育官网网址，不得泄露给第三方。

2.谈判技巧

充分准备：谈判前收集全面的市场信息和供应商资料，明确谈判目标和底线，制定详细的谈判策略。

善于倾听：认真听取供应商的意见和诉求，了解其利益关注点，为提出合理的解决方案奠定基础。

有效沟通：清晰表达超市的需求和立场，运用恰当的语言和沟通方式，避免情绪化表达，保持良好的谈判氛围。

灵活应变：根据谈判进展和对方反应，适时调整谈判策略和方案，争取达成最优谈判结果。

六、监督与评估

1.内部监督

采购部门定期对采购活动进行自查，检查采购流程的执行情况、合同履行情况等，及时发现并解决问题。

审计部门定期对采购业务进行内部审计，审查采购活动的合规性、采购成本的合理性等，对发现的违规行为提出整改建议。

2.供应商评估

采购部门联合质量控制部门、销售部门等定期对供应商进行评估，评估内容包括商品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。

根据评估结果，对表现优秀的供应商给予奖励和更多合作机会，对表现不佳的供应商提出改进意见，如仍未达到要求，可终止合作。

3.绩效评估

建立采购人员绩效评估体系，从采购成本控制、商品质量保障、供应商管理、谈判成果等方面对采购人员进行考核。

根据绩效评估结果，对表现突出的采购人员给予表彰和奖励，对绩效不达标者进行培训或调整岗位。

七、内部评审、法律审核及反馈修改

1.内部评审

制度初稿完成后，由采购部门组织相关部门（质量