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长风破浪会有时,直挂云帆济沧海。——李白
什么是办公自动化?
办公室自动化是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公室自动化英文原称Office
Automation,缩写为OA。办公室自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化,而
办公自动化则包括更广泛的意义,即包括网络化的大规模信息处理系统。
办公自动化没有统一的定义,凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事
办公业务,都属于办公自动化的领域。
通常办公室的业务,主要是进行大量文件的处理,起草文件、通知、各种业务文本,接受外
来文件存档,查询本部门文件和外来文件,产生文件复件等等。所以,采用计算机文字处理
技术生产各种文档,存储各种文档,采用其它先进设备,如复印机、传真机等复制、传递文
档,或者采用计算机网络技术传递文档,是办公室自动化的基本特征。
办公室是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策,发布指示,除了文档上的
往来之外,更深层的工作,实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析,从而做出决策,
并将决策作为信息传向下级机构或合作单位,或业务关联单位。
OA(办公自动化)技术分为三个不同的层次:第一个层次只限于单机或简单的小型局域网
上的文字处理、电子表格、数据库等辅助工具的应用,一般称之为事务型办公自动化系统。
随着三大核心支柱技术:网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟,世界上的OA已
进入到新的层次,在新的层次中系统有四个新的特点:
(1)集成化。软硬件及网络产品的集成,人与系统的集成,单一办公系统同社会公众信息
系统的集成,组成了“无缝集成”的开放式系统。
(2)智能化。面向日常事务处理,辅助人们完成智能性劳动,如:汉字识别,对公文内容
的理解和深层处理,辅助决策及处理意外等。
(3)多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理。
(4)运用电子数据交换(EDI)。通过数据通讯网,在计算机间进行交换和自动化处理。这
个层次包括信息管理型OA系统和决策型OA系统。
办公事务OA中,最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、
电子文档管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。这些常用
的办公事务处理的应用可作成应用软件包,包内的不同应用程序之间可以互相调用或共享数
据,以便提高办公事务处理的效率。这种办公事务处理软件包应具有通用性,以便扩大应用
范围,提高其利用价值。
此外,在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统,如电子出版系统、电子文档管理系统、
智能化的中文检索系统(如全文检索系统)、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在
好学近乎知,力行近乎仁,知耻近乎勇。——《中庸》
公用服务业、公司等经营业务方面,使用计算机替代人工处理的工作日益增多,如订票、售
票系统,柜台或窗口系统,银行业的储蓄业务系统等。
事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作,是直接面向办公人员的。为了
提高办公效率,改进办公质量,适应人们的办公习惯,要提供良好的办公操作环境。
信息管理型OA系统是第二个层次。随着信息利用重要性的不断增加,在办公系统中对和本
单位的运营目标关系密切的综合信息的需求日益增加。信息管理型的办公系统,是把事务型
(或业务型)办公系统和综合信息(数据库)紧密结合的一种一体化的办公信息处理系统。
综合数据库存放该有关单位的日常工作所必需的信息。例如,在政府机关,这些综合信息包
括政策、法令、法规,有关上级政府和下属机构的公文、信函等的政务信息;一些公用服务
事业单位的综合数据库包括和服务项目有关的所有综合信息;公司企业单位的综合数据库包
括工商法规、经营
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