内部文件资料管理与归档办法纲要.docVIP

内部文件资料管理与归档办法纲要

TOC\o1-2\h\u19317第一章总则 1

101281.1目的与适用范围 1

263141.2管理原则 1

10151第二章内部文件资料分类 2

158432.1文件资料类型 2

131642.2分类标准 2

8713第三章内部文件资料收集 2

165683.1收集流程 2

236863.2收集责任 3

15165第四章内部文件资料整理 3

316564.1整理要求 3

30464.2编号规则 3

28956第五章内部文件资料归档 3

82805.1归档流程 3

214965.2归档时间 4

6988第六章内部文件资料保管 4

276846.1保管要求 4

237656.2保管设施 4

6661第七章内部文件资料利用 5

189057.1借阅流程 5

11827.2利用权限 5

13377第八章内部文件资料销毁 5

24238.1销毁条件 5

45188.2销毁流程 5

第一章总则

1.1目的与适用范围

为了加强公司内部文件资料的管理，提高文件资料的利用效率，保证公司的信息安全和工作的顺利进行，特制定本办法。本办法适用于公司内部各类文件资料的管理与归档工作，包括但不限于行政管理文件、业务文件、财务文件、人事文件等。

1.2管理原则

内部文件资料的管理应遵循以下原则：

规范化原则：文件资料的收集、整理、归档、保管和利用等环节应按照规定的程序和标准进行，保证管理工作的规范化和标准化。

安全性原则：采取必要的安全措施，保证文件资料的实体安全和信息安全，防止文件资料的丢失、泄露和损坏。

便利性原则：管理流程应简洁明了，方便文件资料的查阅和使用，提高工作效率。

必威体育官网网址性原则：对涉及公司机密的文件资料，应严格按照必威体育官网网址规定进行管理，保证公司的商业秘密和知识产权不受侵犯。

第二章内部文件资料分类

2.1文件资料类型

公司内部文件资料主要包括以下类型：

行政管理类：包括公司的规章制度、会议纪要、通知公告等。

业务类：涵盖业务合同、项目文档、市场调研报告等。

财务类：包含财务报表、审计报告、报销凭证等。

人事类：有人事档案、劳动合同、培训资料等。

2.2分类标准

文件资料的分类应根据其内容、性质和用途进行。具体分类标准如下：

行政管理类文件资料按照文件的性质和发布部门进行分类，如公司层面的规章制度、各部门的通知公告等。

业务类文件资料按照业务类型和项目进行分类，如不同业务领域的合同、特定项目的文档等。

财务类文件资料按照财务核算的科目和报表类型进行分类，如资产负债表、利润表等财务报表，以及各类报销凭证、发票等。

人事类文件资料按照人员信息和人事管理的流程进行分类，如员工的基本信息档案、招聘流程中的相关资料、培训记录等。

第三章内部文件资料收集

3.1收集流程

内部文件资料的收集流程如下：

各部门指定专人负责本部门文件资料的收集工作。

收集人员按照规定的时间和范围，收集本部门产生的各类文件资料。

对收集到的文件资料进行初步审核，保证文件资料的完整性和准确性。

填写文件资料收集清单，注明文件资料的名称、编号、来源、日期等信息。

将收集到的文件资料及收集清单移交至公司文件资料管理部门。

3.2收集责任

各部门和人员在文件资料收集工作中应承担以下责任：

各部门应按照规定的时间和要求，将本部门产生的文件资料及时收集并移交。

收集人员应认真履行职责，保证收集的文件资料完整、准确、及时。

公司文件资料管理部门应对各部门移交的文件资料进行接收和审核，对不符合要求的文件资料应及时退回并要求重新收集。

第四章内部文件资料整理

4.1整理要求

对收集到的内部文件资料进行整理时，应遵循以下要求：

按照分类标准对文件资料进行分类，保证分类准确、清晰。

对文件资料进行审核，剔除重复、无效的文件资料。

对文件资料进行装订或装盒，保证文件资料的整齐、有序。

编写文件资料目录，注明文件资料的编号、名称、页码等信息，便于查找和使用。

4.2编号规则

为了便于管理和查找，对内部文件资料进行编号。编号规则如下：

采用分类编码与流水号相结合的方式进行编号。分类编码根据文件资料的类型和分类标准确定，流水号按照文件资料的收集顺序依次编号。

编号应具有唯一性和可识别性，保证每份文件资料都有唯一的编号。

编号应标注在文件资料的封面、首页或其他显著位置，以便于识别和管理。

第五章内部文件资料归档

5.1归档流程

内部文件资料的归档流程如下：

文件资料整理完成后，由整理人员填写归档申