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2024年档案工作规章制度

档案工作规章制度1

为了建立健全公司的档案工作，加强对公司档案的科学管理，有效地保护和用档案，结合

本公司实际情况，特制定本办法。

-•公司的档案范围

i.企业行政文书档案，包括法规性文件；各种合同及协议书；会议文件；工作计划、规划

和工作总结；有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料；职工花名册、人事档案等。

2.企业管理档案。包括企业生产经营计划、各种指标类定额类文件、企业管理方面的各种

市场信息、劳动工资档案，固定资产及办公用品名册，产品质量、用户档案等。

3.企业技术档案。包括技术研究档案、产品档案等。

4.企业会计档案。包括会计凭证档案、会计帐簿档案、会计报表档案等。

5.企业业务档案。包括与客户的往来函件（含传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据

等。

6.企业声像档案。包括照片、录音、录像档案等。

二、公司档案管理体制

1.公司档案管理机构：行政部充一管理公司各类档案（会计档案除外）.

2.公司指定专人分管公司档案工作，保管人必须维护档案的完整与安全，并接受必要的培

训I。

三、立卷归档制度

1.档案的收集：收集工作是建立在归档制度上的。各业务部门将办理完毕的文件材料，经

过挑选，立卷，定期移交各档案室集中保存。

2.归档范围：凡是本单位具有考查用价值的文件材料。包括包括与客户的往来函件（含

传真、电子邮件等）、商务报告、贸易单据，以及工作日记、照片等各种形式、载体的文件。

3.归档时间：办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档：

3.1.按年形成的文件，第二年上半年归档。

3.2.凡是有法律效月的文件材料，一生效就归档。

3.3.凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

3.4.工程项目，科研课题，鉴定，竣工验收后，三个月内归档。

4.归档要求

4.1.材料完整齐全。

4.2.系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保

持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。

4.3.立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与就,请示与批复等统一立卷，不得分

散。

4.4.在进行卷内文件fip列时，要合理安排文件的先后秩,按时间先后排列。对于同一

事情的同一文件，应统一瓶定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。

4.5.由档案部门对业务部门加以指导，协助业务部」共同做好旧档的组织工作。办理移

交手续，双方在移交清册签字。

5.部门归档要求

5.1.编制立卷项目，将办理完毕的文件按有关条款以入卷内，便于次年立卷.

5.2.文件按时间顺排列，最近的在最上面。

5.3.一个客户一个立卷，一个档案盒。

5.4.贸易档案与往来函件分开放,贸易档案分笔次按各自的发票流水号放在文件袋里。

5.5.定时交档案室：文件量少的，一年交一次，次年上半年收集。文件量大的，一年交

两次，次年上半年和下半年各一次。

6.档案室在收到业务部门的归档和各类文件后进行分流排列编日，作进一步的整理和局部

调整等。

7.记录档案文件材料须用碳素笔写。在无特殊情况下，须用A4纸。

四、档案管理工作

1.档案的管理：区分全宗，正确立档单位；分类，依据档案、来源、时间、内容、形式分

成若干层次和类别；案卷排列并编制案卷目录。

2.档案保管：公司设立专用文件库保存档案。

3.档案的鉴定：从档案的内容、来源、时间、可靠程、名称鉴别、档案价值，确定各类

档案的保管期限，编制成表。

4.档案的销毁编制销毁清册；办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；销毁要有二人以

上监销，并在清册上签字。

五、档案利用