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职工教育培训档案管理制度

第一章总则

第一章总则

(1)为加强职工教育培训档案管理，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的政策法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。

(2)本制度适用于本单位职工教育培训档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。职工教育培训档案是指反映职工参加各类教育培训活动的各种文字、图表、声像等资料，包括培训计划、培训记录、考核成绩、培训证书、学习心得等。

(3)本单位职工教育培训档案管理工作应遵循以下原则：一是真实性原则，确保档案内容的真实性和可靠性；二是完整性原则，全面收集和整理各类教育培训档案；三是安全性原则，采取有效措施确保档案的物理和信息安全；四是利用性原则，提高档案的利用率，为教育培训工作提供决策支持。

随着我国经济社会的发展和科技进步，职工教育培训日益受到重视。据统计，近年来，我国职工教育培训投入逐年增加，平均每年投入超过1000亿元。为提高职工素质，各单位纷纷开展各类培训活动，培训档案作为记录和反映这些活动的载体，其管理的重要性不言而喻。例如，某企业通过对职工教育培训档案的规范化管理，提高了培训效果，使职工技能水平提升20%，生产效率提高15%。

第二章档案管理职责和范围

第二章档案管理职责和范围

(1)本单位档案管理部门负责职工教育培训档案的统一管理，具体职责包括：制定档案管理制度，组织档案的收集、整理、归档、保管、鉴定和销毁工作；负责档案库房的建设和维护，确保档案的安全；指导各部门建立健全档案管理制度，提高档案管理水平。

(2)各部门应明确专人负责职工教育培训档案的管理工作，具体职责包括：按照档案管理制度要求，及时收集和整理本部门职工的教育培训档案；定期向档案管理部门移交档案，确保档案的完整性和准确性；配合档案管理部门进行档案的鉴定和销毁工作。

(3)职工教育培训档案的管理范围包括：职工个人档案，如培训计划、培训记录、考核成绩、培训证书、学习心得等；单位培训档案，如培训项目、培训计划、培训总结、培训经费使用情况等；以及其他与职工教育培训相关的资料。档案管理部门应建立档案目录，确保档案的查询便捷。

第三章档案收集、整理与保管

第三章档案收集、整理与保管

(1)职工教育培训档案的收集是确保档案资料完整性的关键环节。收集工作应遵循全面性、连续性和及时性原则。例如，某单位在收集职工教育培训档案时，每年收集档案量超过10万份，确保了每位职工的教育培训活动都有相应的记录。收集过程中，档案管理人员会对培训资料进行初步筛选，剔除无关内容，确保档案质量。

(2)整理工作是对收集到的档案资料进行分类、编目、编号等，以便于存档和查阅。整理工作包括对档案的实体整理和电子档案的整理。实体档案整理要求按照档案的类别、时间、主题等进行分类，并编制目录；电子档案整理则需确保电子文档的格式统一，便于存储和传输。以某企业为例，通过对教育培训档案的电子化整理，实现了档案的快速查询，提高了工作效率。

(3)保管工作是档案管理中的重要环节，直接关系到档案的长期保存和利用。保管工作应确保档案的物理安全、信息安全、防火、防盗、防潮、防虫蛀等。具体措施包括：档案库房采用防火、防盗设施，配备恒温恒湿设备，确保档案的存放环境适宜；定期对档案进行防虫处理，防止档案损坏；实行严格的出入库管理制度，确保档案安全。据统计，我国某档案管理部门在近五年内成功保管各类档案超过200万卷，档案利用率达到95%以上。

第四章档案利用与查询

第四章档案利用与查询

(1)职工教育培训档案的利用是档案管理工作的最终目的。档案管理部门应提供便捷的查询服务，满足单位和个人对档案信息的需求。例如，某单位档案查询窗口每年接待查询人数超过5000人次，提供各类教育培训档案查询服务，有效支持了职工个人发展和企业决策。

(2)查询服务应包括档案目录查询、全文检索、档案复制等。档案目录查询通过目录卡、电子目录等形式，方便用户快速找到所需档案；全文检索则利用现代化检索技术，提高查询效率。某企业通过引入全文检索系统，将查询时间从原来的平均30分钟缩短至5分钟。

(3)档案管理部门应定期对档案进行整理和更新，确保档案信息的准确性和及时性。同时，加强档案信息的安全管理，防止档案信息泄露。例如，某单位在档案利用过程中，严格执行查询登记制度，对查询内容进行审查，确保档案信息安全。据统计，该单位近三年来，未发生一起档案信息泄露事件。