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管理公司人才档案管理制度

第一章总则

第一章总则

(1)为加强公司人才档案管理，确保人才信息真实、完整、准确，充分发挥人才档案在人才选拔、培养、使用、考核和激励等方面的作用，特制定本制度。

(2)本制度适用于公司全体员工的人才档案管理，包括但不限于员工的基本信息、教育背景、工作经历、业绩考核、奖惩记录等。人才档案管理应遵循真实性、完整性、必威体育官网网址性、规范性和可持续性的原则。

(3)公司设立人才档案管理部门，负责人才档案的收集、整理、归档、查询、利用和保管工作。各部门应积极配合人才档案管理部门的工作，确保人才档案的及时更新和完善。同时，公司应定期对人才档案管理制度进行评估和修订，以适应公司发展和人才管理的需要。

第二章档案管理范围与内容

第二章档案管理范围与内容

(1)档案管理范围包括但不限于公司全体员工的个人基本信息、学历学位、工作经历、专业技能、绩效考核结果、奖惩情况、培训记录、职业发展规划、离职和退休信息等。

(2)档案内容应全面反映员工的工作表现、能力素质和发展潜力，具体包括员工入离职登记表、劳动合同、工作总结、项目报告、获奖证书、职称评定材料、职业资格证书、培训证明、体检报告、个人简历等。

(3)人才档案管理应涵盖员工在各个岗位上的表现和成长轨迹，包括但不限于日常工作中的表现、特殊任务完成情况、跨部门协作、创新能力、团队贡献等，以便为员工的选拔、任用、晋升、培训和发展提供参考依据。同时，档案内容还应包括员工个人隐私信息，确保信息安全与合规。

第三章档案管理职责与权限

第三章档案管理职责与权限

(1)公司人才档案管理部门负责制定和完善人才档案管理制度，组织实施档案的收集、整理、归档、查询、利用和保管工作。部门负责人应确保档案管理的规范性，对档案的完整性和安全性负总责。具体职责包括但不限于：制定档案管理流程和规范，组织培训档案管理人员，监督档案收集和归档工作，定期检查档案保管情况，处理档案查询和利用事宜，以及负责档案的销毁和必威体育官网网址工作。

(2)各部门负责人对本部门员工的人才档案负有直接管理责任，应确保员工档案的及时更新和准确性。具体权限包括但不限于：负责本部门员工档案的收集和整理，监督档案的归档工作，对档案内容进行审核，对档案的查询和利用提出意见，以及向人才档案管理部门报告档案管理中的问题。同时，部门负责人还应加强对档案管理人员的指导和监督，确保档案管理的质量和效率。

(3)员工本人对个人档案享有查询、复制和更正的权利。员工有权了解自己的档案内容，对档案中不准确或遗漏的信息提出更正要求。档案管理人员在接到员工查询请求时，应提供便利，确保员工在规定时间内获得所需信息。在员工提出更正要求时，档案管理人员应核实情况，并在确认无误后及时进行更正。此外，员工在离职或退休后，仍可按照公司规定查询和使用个人档案。档案管理人员应尊重员工的隐私权，未经授权不得泄露档案内容。

第四章档案收集与归档

第四章档案收集与归档

(1)档案收集是人才档案管理的基础工作，应严格按照公司档案管理制度执行。各部门在员工入职、转正、晋升、调岗、离职等过程中，应及时将相关档案材料提交至人才档案管理部门。档案收集应包括但不限于员工入职登记表、劳动合同、学历证明、专业技术资格证书、培训记录、绩效考核表、奖惩记录、离职证明等。

(2)归档工作应由人才档案管理部门负责，归档前应对收集到的档案材料进行审核，确保其真实、完整、准确。档案材料应按照档案分类标准进行分类整理，建立目录清单，确保归档工作的规范化。归档过程中，应使用标准化的档案盒和标签，对档案进行编号，确保档案的有序存放。对于重要或特殊档案，应采取特殊保管措施，确保档案的长期保存。

(3)归档后的档案应定期进行清理和维护，包括检查档案的完好状况、整理档案目录、更新档案索引等。对于破损或遗失的档案，应立即采取补救措施，如复制、补充或重新收集。同时，人才档案管理部门应定期对档案收集和归档工作进行评估，发现问题及时整改，不断提高档案管理的质量。对于归档材料的归档期限，应根据国家有关法律法规和公司实际情况确定，确保档案的及时归档。

第五章档案查询与利用

第五章档案查询与利用

(1)公司人才档案查询与利用工作旨在为人力资源决策提供数据支持，提高人才管理效率。根据近年来的数据统计，公司人才档案查询量逐年上升，其中80%以上为员工个人查询，用于了解个人职业发展情况；15%为人力资源部门查询，用于人才选拔和绩效考核；5%为其他部门查询，用于项目合作或跨部门协作。例如，在去年的一次晋升选拔中，人力资源部门通过查询员工档案，发现了10位具有高级职称和丰富项目经验的候选人，最终选拔了其中5位担任关键岗位。

(2)人才档案查询与利用流程规范如下：员工或相关部门提交查询申请，注明查询目的、查询内容、查询期限